Was umfasst das IT-Service von KOTRAK?

Der Softwarekauf oder die Investition in ein neues IT-System sind Entscheidungen von großer Tragweite und diese werden auf Grundlage der Erfahrung und Qualität des Angebots seitens der Anbieter für IT Dienstleistungen getroffen. In dem heutigen Artikel werden wir darstellen, was wir von KOTRAK für Sie tun können und wie wichtig für uns qualitativ hochwertiger IT-Services und die Kundenbetreuung sind.

Der IT-Support für Unternehmen basiert auf mehreren Schlüsselphasen und gewährleistet eine hohe Servicequalität. Bei KOTRAK bieten wir unseren Kunden umfassende IT-Services auf allen Ebenen und garantieren Ihnen ein Gefühl der Sicherheit und Kontrolle über das uns in Auftrag gegebene Projekt.

In unserem Artikel behandeln wir folgende Themen:

• Die IT Beratungsphase – was hier geschieht?
• Analyse vor der Implementierung – wie funktioniert das?
• Schritt für Schritt ein IT-System entwerfen
• Systemprogrammierung und Test
• Wie geht die Implementierung des IT-Systems im Unternehmen vor sich?
• Technischer Support und ständige Softwareentwicklung, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden

Die IT Beratungsphase – was hier geschieht?

Am Beginn der Zusammenarbeit mit unseren Kunden steht die IT-Beratungsphase. Dies ist der Zeitpunkt, in dem wir Informationen über Ihre Bedürfnisse und Erwartungen sammeln und auf dieser Grundlage eine Präsentation der Lösung erstellen, die diese Anforderungen am besten erfüllt. Schon bei der Erstellung Ihres maßgeschneiderten Angebots greifen wir auf die Erfahrung unserer Spezialisten zurück.

Wir führen eine erste Analyse der Kundenbedürfnisse anhand einer Reihe von Fragen durch. Die ermöglicht es uns nicht nur, Ihre Bedürfnisse zu klären, sondern auch die Natur Ihres Geschäfts zu verstehen. Dies ist sehr wichtig, da die von uns angebotene Software ein Tool ist, das für Ihr Unternehmen entwickelt wird und Ihre Strukturen und Geschäftsprozesse unterstützt.

Die Fragen, die wir unseren Kunden stellen, umfassen:

• Welche Funktionen sollte das System haben? Wofür sollte es verantwortlich sein? Welche Strukturen oder Geschäftsprozesse sollte es unterstützen?
• Was ist die Frist für die Auftragserfüllung?
• Wie viele Benutzer sollten die Software verwenden?
• Hat das Unternehmen bereits eine bestehende Software? Wenn ja, ist die Integration in das neue System geplant?
• Soll das neue System andere IT-Software ersetzen? Wenn ja, ist eine Datenmigration geplant?
• Soll das System ein oder mehrere Unternehmen unterstützen? Nutzen Sie die sogenannte „Multi-Company“ –Funktion?
• Sollte das Programm verschiedene Sprachversionen haben?
• Soll die Software mit einer bestimmten Technologie erstellt werden?
• Wie sollen Benutzer eine Verbindung zur Software herstellen? Über den Server, das Internet oder mobile Geräte? Mit anderen Worten, sollte die Anwendung Desktop-, Mobile oder Webbasiert sein? Oder vielleicht 3in1?

Zu Beginn ist es auch wichtig zu definieren, für welche Art von Software sich der Kunde interessiert. – Handelt es sich um eine maßgeschneiderte Kundenlösung oder um eine Box-Lösung? Es sei jedoch daran erinnert, dass vorgefertigte Software die Möglichkeit der Einführung für Sie maßgeschneiderte Programmier-Add-Ons nicht ausschließt.

Es kann sich herausstellen, dass ein Standard- ERP-System für Ihr Unternehmen keine befriedigende Lösung darstellt. Wenn Sie die mit der Vorbereitung eines neuen Systems verbundenen Kosten vermeiden möchten, können Sie die Option nutzen, maßgeschneiderte Add-Ons von unseren Programmierern erstellen zu lassen. Mit ihnen wird die Box-Software auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten – in kürzerer Zeit und zu geringeren Kosten.

Es lohnt sich auch zu fragen, ob das System cloudbasiert arbeiten sollte? Während sich die Kosten für die Implementierung einer solchen Lösung nicht von anderen Implementierungen unterscheiden, enthält die für diesen Service bezahlte Nutzungsdauer die Rechte an neuen Systemversionen. Dies bedeutet, dass für spätere Aktualisierungen keine zusätzlichen Kosten entstehen. Im Cloud-Modell haben Sie außerdem von überall auf der Welt Zugriff auf das System.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Software auf den Server zu stellen, können Ihnen auch unsere Berater helfen.

Sobald wir alle für uns relevanten Informationen gesammelt haben, bereiten wir eine Präsentation der Lösung vor, von der wir glauben, dass sie Ihren Erwartungen und Bedürfnissen am besten entspricht.

Wenn es sich um Box-Software handelt:

• Wir zeigen Ihnen, wie diese funktioniert.
• Wir zeigen Ihnen, welche Module in Ihrem Unternehmen am besten funktionieren.
• Wir zeigen, wie das System bei der Optimierung von Geschäftsprozessen hilft.
• Bei Bedarf schlagen wir spezielle Ergänzungen vor, die das System ergänzen und auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Wenn Sie sich für eine für Sie maßgeschneiderte Lösung entscheiden:

• Wir werden ähnliche Lösungen vorstellen, die wir für andere Kunden entwickelt haben.
• Wir entwickeln Funktionalitäten, die den Betrieb Ihres Unternehmens verbessern.
• Wir erstellen Modelle und Charts, um das ursprüngliche Erscheinungsbild des Systems besser zu veranschaulichen.
• Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie unser Prozess zu Ihrer maßgeschneiderten IT-Lösung aussieht.

Nach Abschluss der Beratungsphase und gehen wir zur nächsten Phase über, deren Zweck darin besteht, die Systemimplementierung im Detail vorzubereiten.

Analyse vor der Implementierung – wie funktioniert das?

Die Analyse vor der Implementierung ist die IT-Analyse der Geschäftsanforderungen des Kunden. Dabei analysieren wir die Situation Ihres Unternehmens und welche IT-Tools die Prozesse am besten verbessern. Natürlich hängt die Art einer solchen Analyse von der Art der Software ab, die Sie auswählen.
Die IT-Analyse bei einer maßgeschneiderten Anwendung ist nichts anderes als die Erstellung eines funktionalen Designs für diese Lösung. Dieses enthält eine detaillierte Beschreibung der folgenden Elemente:

• Softwarefunktionalität,
• Systemarchitektur,
• Verwendete Technologien,
• Das Erscheinungsbild der Benutzeroberfläche.

Basierend auf diesen Erkenntnissen wird das System in weiteren Schritten entworfen, programmiert und implementiert.

Die Analyse der vorgefertigten Software vor der Implementierung konzentriert sich in erster Linie auf die Vorbereitung der Programmkonfiguration für die Anforderungen Ihres Unternehmens. Es wird definierte, wie das System funktioniert und was es tun soll:

• Welche Prozesse sollen unterstützt werden,
• Welche Unternehmenseinheiten werden mit dem System arbeiten?
• Brauchen Sie Programmier-Add-Ons?

Er ist erwähnenswert, dass wir bei vorgefertigten IT-Lösungen folgende Arten von Analysen unterscheiden:

• Domänenanalyse – basierend auf der Untersuchung der Bedürfnisse und Arbeitsmethoden der Unternehmensbereiche, z. B. Buchhaltung, Lager, Produktion, Vertrieb, Logistik usw.; Softwarefunktionen werden auf die individuellen Anforderungen einer bestimmten Abteilung zugeschnitten.
• Prozessanalyse – der Prüfungsgegenstand sind Geschäftsprozesse, die im Unternehmen stattfinden. Diese Analyse umfasst Elemente der Domänenanalyse, konzentriert sich jedoch auf einen bestimmten Pfad, der mehrere Unternehmensabteilungen überschneiden kann, z. B. den Prozess der Bestellung, Herstellung und des Versands eines Produkts.

Die Wahl zwischen Domänen- und Prozessanalyse hängt von der Art der Software ab. Mit anderen Worten, es wird entschieden, ob das System modulare Lösungen oder ein Geschäftsprozesspfadmanagement bietet.

Unabhängig von der gewählten Lösung kann die IT-Analyse auch Folgendes umfassen:

• Definitionen von Systemwörterbüchern – mit anderen Worten, Arten von Wörterbüchern, die im Programm vorhanden sind, z. B. ein Wörterbuch der Zahlungsarten, das Zahlungsformulare enthält – Bargeld, Überweisung, Vorauszahlung usw.
• Informationen zur Datenmigration – Welche Daten sollen migriert werden und von welchen Systemen?
• Beschreibung der geplanten Integration mit anderen Systemen und Geräten.

Während der analytischen Arbeit wird ein Zeitplan für zukünftige Aktivitäten erstellt, der in einzelne Phasen unterteilt ist. Es ist ein Arbeitsplan sowohl für unser Implementierungsteam als auch für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Es ermöglicht nicht nur die Festlegung von Fristen für die Einführung weiterer Änderungen, sondern auch die Bereitstellung von Informationen, Daten und Bewilligungen, die den Übergang zur nächsten Arbeitsstufe ermöglichen. Dies ist eine Form der Gewährleistung einer reibungslosen Umsetzung für beide Parteien.
Normalerweise führen wir IT-Analysen basierend auf der Waterfallmethode durch. Dies ist eine Methodik, deren Hauptziel darin besteht, eine detaillierte Analyse vor der Implementierung zu erstellen, die eine solide Grundlage für weitere Programmierarbeiten darstellt. Es wird von uns sowohl bei der Geschäftsanalyse von maßgeschneiderten Softwarelösungen als auch von Boxsystemen verwendet.

Wir sammeln Informationen für Analysen basierend auf Gesprächen mit der Geschäftsführung und den Mitarbeitern Ihres Unternehmens. Wir führen ein IT-Audits durch, um nicht nur die ablaufenden Prozesse zu verstehen, sondern auch Ihre Geschäftsanforderungen und Entwicklungsrichtungen kennenzulernen. Basierend auf diesen Botschaften bereiten wir ein flexibles Tool vor, das die aktuellen Aktivitäten verbessert und die neuen Anforderungen Ihres Unternehmens entwickelt und an diese anpasst.
Die IT-Analysephase dauert ca. 6 Wochen. Nach Abschluss des Vorgangs beraten wir Sie, besprechen die Schlussfolgerungen, beantworten Fragen und erläutern gegebenenfalls die geplanten Aktivitäten. Es stellt sich häufig heraus, dass sich die ursprünglichen Annahmen während der Analyse ändern. Es gibt neue Anforderungen und Lösungen, um Ihr Geschäft zu verbessern.

Wenn die Analysephase abgeschlossen ist und die von Ihnen ausgewählte IT-Lösung programmiert werden muss, fahren wir mit der nächsten Betriebsphase fort.

Schritt für Schritt ein IT-System entwerfen

Nachdem wir den Arbeitsplan erstellt haben, beginnen wir mit dem Entwurf des IT-Systems. Bei der Erstellung unserer Lösungen verwenden wir verschiedene Betriebsmethoden, die wir individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Wir können folgende Methoden umsetzen:

• Waterfall: Alle Arbeiten basieren auf einem detaillierten Aktionsplan und nachfolgenden Aktivitäten. Mit anderen Worten, unsere Entwickler arbeiten gemäß einem Zeitplan, und Sie und Ihr Team testen und akzeptieren vorgefertigte Systemmodule.
• Agiles Design (dt. Agile / Scrum): Das Erstellen von Anwendungen nach dieser Methode basiert auf Programmierarbeiten im sogenannten Sprints, d. h. kurze, messbare Phasen, in denen Sie einen ständigen Einblick in den Fortschritt der Aktivitäten haben. Mit dieser Vorgehensweise können Sie Ihre Kommentare in früheren Phasen der Softwareentwicklung implementieren.

Je nachdem, für welche Arbeitsweise Sie sich entscheiden, können Sie sich immer auf die volle Unterstützung unserer Spezialisten verlassen. Sie werden Ihre Fragen beantworten und unklare Punkte erklären.

Es ist auch erwähnenswert, dass unsere Projekte gemäß UCD (User-Centered Design) realisiert werden. Mit anderen Worten, wir stellen sicher, dass die visuelle Seite der Benutzeroberfläche leicht verständlich ist. Bei der Systementwicklung achten wir besonders auf die Richtlinien in Bezug auf UX (User Experience), da wir uns bewusst sind, dass die intuitive Bedienung des Systems einen erheblichen Einfluss auf den Arbeitskomfort sowie auf dessen Niveau und Geschwindigkeit hat.

Ein wichtiges Element bei maßgeschneiderten IT-Lösungen ist auch die Auswahl geeigneter Technologien. Es kommt unter anderem darauf an auf welche Weise das System funktionieren soll – auf einem Desktop, einem Mobiltelefon oder webbasiert; oder in Kombination aller drei Optionen. Ein weiteres Schlüsselelement bei dieser Auswahl ist die Frage der Datenbankverarbeitung oder die Art und Weise, wie wir den gesamten technischen Hintergrund des Systems erstellen.

Bei KOTRAK verwenden wir die besten Technologien für das Anwendungsdesign. Mit ihnen können Sie flexible Lösungen erstellen, die sowohl den heutigen Geschäftsanforderungen entsprechen als auch die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen lassen.
Nach Abschluss der Entwurfsarbeiten fahren wir mit der nächsten Phase fort, in der das System programmiert und getestet wird.

Systemprogrammierung und Test

Wenn das funktionale Projekt fertig und genehmigt ist, gehen wir zur Programmier- und Testphase des Systems über. Gegenwärtig sind diese beiden Stufen untrennbar miteinander verbunden, was eine schnellere Erkennung von Ungenauigkeiten in der Anwendung und damit deren sofortige Beseitigung ermöglicht.
Die Tester sind keine anderen als die ersten Benutzer Ihrer zukünftigen Software. Sie erhalten Richtlinien zur Funktionalität und Funktionsweise und prüfen das Produkt.

Neben der Erkennung potenzieller Fehler in der Bedienung können Sie mit der Arbeit von Testern auch Folgendes ansprechen:

• Systemqualität,
• Funktionalitäten,
• Vertrauen Sie auf die Software Ihrer Mitarbeiter und Kunden.

Die schnelle Fehlererkennung während früher Programmierarbeiten spart Ihnen Zeit bei der Programmvorbereitung und den Produktionskosten. Nach solchen Arbeiten können Sie sicher sein, dass das Endprodukt reibungslos läuft.
Jetzt können wir mit der Implementierung der Lösung in Ihrem Unternehmen beginnen.

Wie geht die Implementierung des IT-Systems im Unternehmen vor sich?

Die Form und der Zeitpunkt der Implementierung des IT-Systems in Ihrem Unternehmen hängen von der Art der von Ihnen ausgewählten Software und der Größe Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie ein Standardprogramm ausgewählt haben, für das keine zusätzlichen Programmierarbeiten erforderlich sind, werden Sie in relativ kurzer Zeit mit der Arbeit beginnen. Wenn das implementierte System jedoch umfangreich ist und Ihr Unternehmen viele Niederlassungen hat, möglicherweise auch in anderen Ländern und komplexe Geschäftsprozesse die Regel sind, wird sich die Implementierungszeit verlängern.
Die Systeminbetriebnahme wird von Teams koordiniert, zu denen unsere Berater aus den Bereichen Buchhaltung, Produktion, Management und Logistik gehören. Je umfangreicher das Programm ist, desto mehr werden diese Teams durch neue Spezialisten, einschließlich Programmierer, ergänzt. Sie beaufsichtigen unter anderem Datenmigration, Softwareintegration mit anderen Anwendungen und Geräten oder das Testen der Funktionsweise der Anwendung in der Umgebung Ihres Unternehmens.

Nach Abschluss der Implementierungsphase führen wir umfassende Schulungen für Ihre Mitarbeiter zum Einsatz der neuen IT-Lösung durch. Unsere Spezialisten präsentieren nicht nur die Funktionsweise einzelner Systemfunktionen, sondern begleiten auch neue Benutzer beim Durchklicken und beantworten laufend Fragen, die sich während der Arbeit ergeben.

Nach Abschluss der Schulung setzen wir das System für Sie ein und bieten die Möglichkeit zur Weiterentwicklung und technischen Betreuung.

Technischer Support und ständige Softwareentwicklung, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden

Wir bieten unseren Kunden eine umfassende Unterstützung nach der Implementierung sowie die Möglichkeit, die Anwendung weiter zu entwickeln, um unter den sich ändernden Marktbedingungen mit Ihrem Unternehmen Schritt zu halten.

Wir schließen mit unseren Kunden SLA – Service Level Agreements ab. Diese gelten heute als Standard, der die Qualität der von einem IT-Unternehmen erbrachten IT-Services belegt. Eine solche Vereinbarung enthält Bestimmungen, die den Umfang und die Zeit regeln, in der der Helpdesk auf den von Ihnen gemeldeten Fehler oder das Problem reagieren muss.

Unser technisches Support- und Helpdesk-Team besteht aus mehreren Dutzend erfahrener Spezialisten. Jedem Kunden, der mit uns einen Servicevertrag unterzeichnet, wird ein individueller Nutzer, der sogenannten Service Manager-Unterstützung. Mit dieser Vorgehensweise können Sie schnell auf mögliche Fehler reagieren und sich über Informationen zum Aktualisieren Ihrer Software auf dem Laufenden halten.

Eine andere Methode unserer Aktivitäten ist die kontinuierliche Serviceverbesserung, d. H. der prozess der kontinuierlichen Serviceverbesserung. Ziel ist es, IT-Lösungen an die sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen. Sie können die hohe Qualität der erstellten Systeme beibehalten und sie an neue Anforderungen und Gesetze anpassen.

Sowohl SLA als auch Continuous Service Improvement sind in den bewährten Methoden von ITIL (Information Technology Infrastructure Library) enthalten und gelten nun als unverzichtbare Elemente hochwertiger IT-Services.

(Lesen Sie mehr über kontinuierliche Serviceverbesserung und Service Level Agreement)