Comarch BPM
(poprzednio Comarch DMS)

System do procesu obiegu dokumentów Comarch BPM (poprzednio Comarch DMS) to rozwiązanie pozwalające na digitalizację działań w sposób szybki i efektywny. Umożliwia rejestrację, opis, akceptację i archiwizację dokumentów papierowych w formie elektronicznej.

Comarch BPM oprócz skutecznego zarządzania dokumentami i przetwarzania dokumentów, pozwala także nadzorować procesy biznesowe. Sprawny system do elektronicznego obiegu dokumentów taki jak BPM Comarch wspiera nowoczesne firmy i umożliwia przepływ zadań (workflow).

Dawny Comarch DMS zyskał nową nazwę i rozszerzone funkcjonalności, stając się Comarch BPM (Business Process Management). Nowa wersja systemu – Comarch BPM 2025.2 – to nie tylko narzędzie do obsługi dokumentów, ale kompleksowa platforma wspierająca cyfryzację i automatyzację procesów biznesowych w organizacjach.

Wśród kluczowych usprawnień warto wymienić m.in. integrację z KSeF i e-Doręczeniami, rozbudowane możliwości RPA, migrator dokumentów do Repozytorium czy nowy dashboard w aplikacjach mobilnych. Dzięki tym zmianom firmy mogą efektywniej zarządzać obiegiem dokumentów, przyspieszać realizację zadań oraz jeszcze skuteczniej optymalizować swoje procesy operacyjne.

System Comarch BPM pozwala przypisać własną ścieżkę do każdego dokumentu, według której jest obsługiwany. Pliki mogą być swobodnie grupowane w dopasowanych do potrzeb katalogach, jak również uzupełniane o szczegółowe opisy, tworzone w oparciu o cechy dokumentów. Dodatkowo, wykorzystując system Comarch BPM, elektroniczne dokumenty z łatwością połączysz z powiązanymi transakcjami, kontrahentami oraz innymi dokumentami wprowadzonymi do bazy (np. faktury VAT, umowy).

Comarch BPM zapewnia bezpieczeństwo przetwarzania i obiegu dokumentów. Jest to kolejne z kluczowych zadań spełnianych przez narzędzia do zarządzania dokumentami. Aplikacja pozwala na indywidualne definiowanie uprawnień dla pracowników w zakresie możliwości wglądu, jak i edycji informacji zawartych w plikach oraz odpowiedzialności za nadzór nad danymi dokumentami i ich obiegiem wewnątrz firmy. Pracownicy przypisani do danych projektów posiadają jednocześnie wgląd w najważniejsze informacje związane z przypisanymi im procesami. W ten sposób mają wiedzę nie tylko o obecnym statusie dokumentów, ale również ich przewidywanym czasie realizacji.

Comarch BPM jest narzędziem, które doskonale sprawdza się, gdy chcesz eliminować liczbę popełnianych pomyłek, a także szybko wprowadzać nowych pracowników w obowiązki. Usługa Comarch BPM pozwala między innymi na integrację ze skrzynką mailową, dzięki czemu dokumenty, które otrzymasz drogą elektroniczną, mogą być bezpośrednio przekazane do systemu. Pozwala to ominąć etap ręcznego wprowadzania danych.

Dzięki temu, że aplikacja Comarch BPM pozwala na stworzenie elektronicznego archiwum, ograniczasz możliwość zagubienia się ważnych dokumentów. Zarówno wprowadzanie, opisywanie, jak i akceptacja dokumentów jest o wiele prostsza i szybsza dzięki Comarch BPM. Niezwykłą zaletą systemu Comarch BPM jest także wysyłanie powiadomień mobilnych do osób, które otrzymały zadanie. Po przekroczeniu określonego czasu, Comarch BPM może także automatycznie przekazać dokumenty.

System Comarch BPM jest w pełni zintegrowany z aplikacją Comarch OCR. Technologia OCR oparta jest o algorytmy sztucznej inteligencji i umożliwia systemowi czytanie plików z fakturami typu JPG czy PDF, rozpoznawanie zawartego na nich tekstu, a następnie przetwarzanie go na dane biznesowe (np. NIP, numer rachunku bankowego czy rodzaj stawek VAT). Z jej pomocą skanowanie faktur i wprowadzanie ich do bazy danych Twojej firmy stanie się szybkie i niemalże w pełni automatyczne.

Informacje te w następnej kolejności są wprowadzane do odpowiednich rubryk w systemowych plikach. BPM automatyzując procesy, pozwala także na ograniczanie ryzyka błędów związanego z wprowadzaniem danych.

Comarch BPM umożliwia kompleksową pracę z fakturami dzięki:

przetwarzaniu danych ze zdjęć zrobionych w mobilnej aplikacji,
automatycznemu pobieraniu zeskanowanych dokumentów ze wskazanych katalogów,
bezpośredniemu połączeniu ze skanerem,
pobieranie załączników z wiadomości mailowych.

Business Process Management jest rozwiązaniem, które współpracuje z Twoim systemem ERP. Zastosowane w nim funkcjonalności sprawią, że szybko wprowadzisz dane do obiegu, przypisując im dedykowaną ścieżkę działania. Dzięki aplikacji Comarch BPM w dowolnej chwili będziesz również mógł wygenerować pliki dla działającego w Twojej firmie systemu ERP, niezależnie czy należy on do rodziny rozwiązań firmy Comarch, czy też innego producenta. W ten sposób zaoszczędzisz czas, przyspieszając realizację procedur w firmie.

Integracja programu do zarządzania obiegiem dokumentów z systemem ERP to spore ułatwienie, ponieważ umożliwia powiązanie dokumentów między programami, a taże pracę na tych samych słownikach, np. słowniku towarów lub słowniku kontrahentów. Dodatkowo współpraca z systemami ERP daje opcję wykorzystywania tych samych loginów dla użytkowników obu aplikacji.

Intuicyjny interfejs edytora procesów i przepływu pracy to kolejna wyraźna zaleta programu Comarch BPM. Dzięki niemu praca nad tworzeniem i modelowaniem poszczególnych etapów działania w Twojej firmie stanie się szybsza i prostsza. Nadawanie oraz moderowanie uprawnień, czy to konkretnego pracownika, czy określonej grupy osób na tym samym stanowisku lub działających w tym samym dziale, będzie możliwa na każdym etapie obiegu pracy. Dzięki wykorzystaniu reguł biznesowych oraz machine learning, Comarch BPM podpowiada pracownikom kolejne kroki w procesie.

Automatycznie ustawione alerty poinformują użytkowników poprzez wiadomość e-mail o nowym dokumencie, zbliżającym się deadline czy nawet jego przekroczeniu. Jasno określisz również warunki po spełnieniu których pliki mogą być przekazywane dalej.

Oprogramowanie Comarch BPM oferuje również moduł odpowiedzialny za raportowanie. Umożliwia on zapoznanie się z czytelnymi tabelami, wykresami oraz diagramami. Aplikacja Comarch BPM ma wbudowane, gotowe raporty, które są dostępne od ręki i pomagają w analizie sytuacji w firmie, a także późniejszym usprawnieniu pracy. Przykładowo, w Comarch BPM sprawdzisz, ile jest przeterminowanych zadań, a także jaka liczba dokumentów przypada na konkretnych pracowników.

Dodatkowo, Comarch BPM umożliwia tworzenie własnych zestawień w kreatorze raportów. Dzięki temu możesz na przykład zoptymalizować pracę księgowości i szybko przygotować zestawienie niezakończonych faktur z poprzedniego miesiąca.

Od grudnia 2023 roku przedsiębiorstwa mogą korzystać z usługi e-Doręczeń, która umożliwia elektroniczne doręczanie i wysyłkę korespondencji online. Dzięki zgodności z unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz ustawą o doręczeniach elektronicznych (UoDE), korespondencja przesyłana w formie cyfrowej ma taką samą wartość prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

System Comarch BPM został wzbogacony o funkcję obsługi e-Doręczeń w ramach licencji Comarch BPM Premium. Od wersji 2024.1.0 użytkownicy z aktywną licencją mogą w pełni korzystać z tej funkcjonalności, co umożliwia automatyczne i bezpieczne nadawanie oraz odbieranie dokumentów w firmie. Ponadto system Comarch BPM można w pełni zintegrować z systemami Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL, co zapewnia spójność procesów zarządzania przedsiębiorstwem.

Proces wdrożenia i integracji systemu nadzoruje dedykowany specjalista, który zapewnia pełne wsparcie oraz przeprowadza szkolenia dla pracowników z zakresu obsługi nowego modułu. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą sprawnie kontynuować zarządzanie administracją. W efekcie firma zyskuje uporządkowaną dokumentację oraz usprawnioną komunikację wewnętrzną, co wpływa na jej efektywność i bezpieczeństwo operacyjne.