Workflow

Zautomatyzuj, usprawnij i zabezpiecz przepływ obiegu informacji oraz dokumentów w firmie.
Wybierz elastyczne rozwiązanie, z którym zwiększysz efektywność procesów biznesowych.

DARMOWA KONSULTACJA

Workflow - narzędzie do obiegu dokumentacji

System workflow  to nie tylko narzędzie pozwalające zautomatyzować, usprawnić oraz zabezpieczyć przepływ pracy, obieg informacji i dokumentów w firmie. To także kompleksowe rozwiązanie, które pozwoli Ci na nadzorowanie wszystkich ważnych procesów biznesowych oraz podniesienie poziomu wydajności realizacji codziennych operacji. Jest to również redukcja kosztów oraz zapewnienie bezpieczeństwa pracy i danych przetwarzanych w systemie.  

Elektroniczny obieg dokumentów

System workflow to więcej niż tradycyjny obieg dokumentów. Oprócz standardowych funkcji jak skanowanie, rejestracja, kalkulacja kosztów, przepływ i archiwizowanie dokumentów, program zapewnia również obsługę przebiegu pracy. Jest to realne wsparcie w optymalizacji wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, w tym także zadań i obowiązków pracowników, niezależnie od branży.  

Najważniejsze zalety systemu workflow:

automatyzuje obieg dokumentów i przepływ pracy
optymalizuje zarządzanie projektami 
usprawnia procesy budżetowania
integruje się z innymi systemami 
pozwala na zarządzanie kilkoma firmami jednocześnie

Usprawnij obieg informacji
i dokumentów w firmie!

Napisz do naszego eksperta

Napisz do nas!

Dopasowanie do wewnętrznych
procesów firmy

Program workflow umożliwia stworzenie idealnego środowiska do zarządzania procesami biznesowymi. Oferowane przez Kotrak narzędzia pozwalają na tworzenie, modyfikowanie oraz integrowanie nowych procesów i obiegów z już istniejącymi, a następnie przypisywanie do nich osób odpowiedzialnych za ich realizację. Tak stworzona architektura zarządzania nie tylko umożliwia przejrzysty wgląd w struktury działania, ale również elastycznie dopasuje się do nowych potrzeb i zmian w środowisku firmy.

System workflow to rozwiązanie idealne dla:

średnich i dużych przedsiębiorstw
korporacji 
właścicieli posiadających więcej firm
grupy współpracujących przedsiębiorstw

Szybki dostęp do informacji

Wszystkie informacje zapisane w systemie możesz szybko i łatwo wyszukać, i to na wiele sposobów. Program umożliwia filtrowanie oraz przeglądanie bazy danych zarejestrowanych dokumentów według dowolnych parametrów, z możliwością eksportu danych.  

Wdrożenia tego typu rozwiązań to szansa na powiększenie grona klientów, a co za tym idzie otwarcie się na nowe korzyści biznesowe, na których Twoja firma może tylko zyskać. 

Moduł został wyposażony w wiele unikalnych funkcji, umożliwiających: 

dekretację analityczną dokumentów
weryfikację wprowadzonych danych
konwertowanie obrazów do treści przez moduł OCR
definiowanie automatycznych alertów i powiadomień dla użytkowników programu
łączenie dokumentów i weryfikację ich spójności. 

Zarządzanie projektami

Oferowany przez Kotrak program do zarządzania projektami zapewnia, wraz z aplikacją workflow, pełną obsługę procesów od momentu rozpoczęcia projektu do jego zamknięcia, uwzględniając informacje dotyczące wszelkich rozliczeń finansowych.  

Umożliwia on rejestrację i obieg pracy, zbudowanie archiwum dowolnego typu dokumentów, jak również automatyczne przypisanie danych do drzewa projektu, obliczanie szacunkowych kosztów oraz tworzenie na ich podstawie budżetów i harmonogramów działania. Jest to pełne wsparcie na dowolnym etapie pracy nad projektem. 

Kontrola kosztów, czasu i zakresu projektu

Od samego początku pracy nad projektem będziesz posiadać nie tylko wgląd w bieżące wydatki, ale również planowane i prognozowane, co pozwoli na optymalizację wykonywanych operacji. System posiada również narzędzia do analizy i raportowania działań oraz czasu pracy. W ten sposób wykreujesz różne typy raportów i rozdystrybuujesz je wśród zarejestrowanych subskrybentów. 

Najważniejsze funkcje systemu workflow: 

obieg pracy i dokumentów
planowanie i szacowanie kosztów
budżetowanie online/offline
rejestracja i zmniejszenie czasu pracy zasobów firmy
wielowymiarowa analiza i raportowanie
serwis B2B do współpracy podwykonawcy
zdalny dostęp do wszystkich dokumentów
zarządzanie magazynem danych
pełna integracja z innymi systemami w przedsiębiorstwie 
system wczesnego ostrzegania i powiadamiania
bieżące monitorowanie budżetów i projektów
zaawansowane sterowanie projektami w oparciu o różne metodologie

Intuicyjna praca

Przejrzysty i czytelny interfejs został zaprojektowany z myślą o wygodzie i szybkości pracy. Specjalnie stworzony Panel Managera zbiera wszystkie informacje o zadaniach pracowników i dokumenty projektów w jednym miejscu. Zoptymalizowane struktury okien systemowych, drzewa projektowe, spersonalizowana grafika, łatwe i intuicyjne możliwości wyszukiwania danych – wszystko to zapewnia operatorom szybką naukę obsługi systemu oraz efektywną pracę z programem.

Zwiększ kontrolę nad firmą,
oszczędzając pieniądze i czas!

Skorzystaj z bezpłatnej prezentacji systemu

Napisz do nas

System dla branży budowlanej, agencji nieruchomości oraz produkcji

Program do zarządzania projektami jest rozwiązaniem świetnie sprawdzającym się w firmach zajmujących się projektami budowlanymi, nieruchomościami, obsługą procesów produkcyjnych, biur projektowych, agencji marketingowych oraz innych przedsiębiorstwach działających projektowo.  

Dodatkowo dla pełniejszej kontroli finansowej i bezpieczeństwa przechowywania oraz przetwarzania posiadanych przez Twoją firmę danych, moduł project management może zostać uzupełniony o rozwiązanie dedykowane budżetowi i controllingowi. 

Budżetowanie i controlling

Moduł controllingu to zaawansowane narzędzie, zapewniające pełną kontrolę nad przepływem pracy, dokumentów oraz finansów w firmie. Zapewnia on bezpieczeństwo nie tylko w kwestii przeprowadzanych działań, ale również przechowywanych danych. 

System został skonstruowany w taki sposób, by tworzyć niemalże każdego rodzaju budżety w trybie online oraz offline. Wykonuje zarówno podstawowe, jak i zaawansowane obliczenia czy obsługa powiązanych, jak i wielopoziomowych budżetów typu m.in.: projektowy, finansowy, częściowy czy toczący się.

 

Bezpieczeństwo i poufność informacji

Program oferuje wielopoziomowe zarządzanie prawami dostępu do różnych funkcji, procesów biznesowych, dokumentów, danych osobowych, pól formularzy i innych definiowalnych obiektów. To rozwiązanie uwzględnia możliwość pracy w strukturze wielu firm, np. dla grup kapitałowych lub przedsiębiorstw zapewniających usługi w modelu B2B w dowolnej branży. Dzięki tym i wielu innym funkcjom program skutecznie chroni ważne informacje – jeden z najcenniejszych aktywów przedsiębiorstwa.

Business Intelligence

Moduł BI to narzędzie, z którym stworzysz kompleksowe i dopasowane do potrzeb analizy oraz raporty. To wygodne i niezbędne w każdej nowoczesnej firmie rozwiązanie wspierające zarówno realizację poszczególnych projektów, jak i zarządzanie całym przedsiębiorstwem. Dzięki predefiniowanym i wielowymiarowym obszarom analitycznym OLAP, łatwo i wygodnie przeanalizujesz wybrane zestawy danych oraz wyciągniesz z nich kluczowe wnioski.System posiada również funkcję definiowania i rozpowszechniania strategii firmy zgodnie z metodologią Zrównoważonej Karty Wyników BSC. Składają się na nią m.in. definicja celów strategicznych, środków i wskaźników KPI, jak również planowanie, obsługa i kontrola działania w różnych perspektywach. 

System integracji danych

Moduł integracji danych to szereg mechanizmów umożliwiających integrację rozwiązania z różnymi systemami informatycznymi. Dzięki otwartości oprogramowania na komunikację, szybko stanie się ono częścią infrastruktury Twojej firmy.  

Mechanizmy integracji pozwalają na eksport i import wybranych danych, umożliwiając dwukierunkową synchronizację, a nawet bezpośredni odczyt danych z systemów zewnętrznych. Wdrożenie optymalizuje wymianę informacji z systemami już funkcjonującymi w przedsiębiorstwie, w tym z programem ERP.  Jest to możliwe dzięki szynie integracyjnej. 

Szyna integracyjna

Jest komponentem zaprojektowanym w celu zapewnienia ciągłego i w pełni zautomatyzowanego przepływu danych między systemami w firmie. Wspólny interfejs pozwala na szybkie łączenie się wybranych źródeł danych lub aplikacji (WMS, ERP itp.). Szyna integracyjna umożliwia wdrożenia dowolnych zmian w dowolnym momencie, nie wymagając przy tym modyfikacji istniejących mechanizmów wymiany danych, a tym samym nie wpływając na spowolnienie procesów biznesowych. Przeciwnie, jej zastosowanie przyśpiesza dodatkowo realizację projektów. Jest to funkcjonalność wyróżniająca oferowany przez Kotrak workflow na rynku, stanowiąc jedną z kluczowych zalet systemu. 

Zarządzaj efektywnie pracą i projektami w firmie!

Skontaktuj się z naszym specjalistą

Przeczytaj całą treść zgody