Comarch DMS

Zwiększ wydajność pracy i usprawnij proces przetwarzania danych
w przedsiębiorstwie z nowoczesnym systemem do obiegu dokumentów.

Umów bezpłatną konsultację

System obiegu dokumentów

System do procesu obiegu dokumentów Comarch DMS to rozwiązanie pozwalające na digitalizację działań w sposób szybki i efektywny. Umożliwia rejestrację, opis, akceptację i archiwizację dokumentów papierowych w formie elektronicznej.

Comarch DMS oprócz skutecznego zarządzania dokumentami i przetwarzania dokumentów, pozwala także nadzorować procesy biznesowe. Sprawny system do elektronicznego obiegu dokumentów taki jak DMS Comarch wspiera nowoczesne firmy i umożliwia przepływ zadań (workflow).

 

Najważniejsze funkcje Comarch DMS:

Digitalizacja firmowego obiegu dokumentów, usprawnienie pracy oraz optymalizacja procesów wewnętrznych
Automatyzacja wprowadzania danych z faktur dzięki współpracy z Comarch OCR
Zdalny dostęp do firmowych dokumentów zarówno dzięki aplikacji mobilnej, na komputerze, jak i w przeglądarce
Wprowadzenie porządku do prowadzonej dokumentacji i jasne określenie, który z pracowników ma realizować konkretne zadanie

Postaw na bezpieczeństwo danych i zyskaj kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie!

Skontaktuj się z naszym konsultantem

Napisz do nas

Chcesz z nami porozmawiać? Zadzwoń do nas!

+48 604 526 261

Czym jest system DMS?

System zarządzania dokumentami (Document Management System – w skrócie systemy DMS) to oprogramowanie pozwalające na wprowadzanie do firmowej bazy informacji, a następnie ich przetwarzanie, zarządzanie nimi i archiwizowanie, a wszystko to zgodnie z wytycznymi RODO. Funkcjonalności systemu pozwalają nie tylko ograniczyć liczbę papierowych dokumentów, ale także śledzić zmiany dokonywane w plikach, jak i nadawać oraz zarządzać uprawnieniami dostępów dla pracowników.

Moduły oferowane w ramach rozwiązań typu DMS dają m.in. możliwość usprawnienia:

  • kadr i płac – przykładowe procesy: zarządzanie umowami, wakatami, zapisami na szkolenia, urlopami, ocenami okresowymi, zastępstwami, zgłaszanie i odbiór nadgodzin,
  • księgowości – digitalizacja dokumentów takich jak faktury kosztowe, akceptacja płatności, rozliczenia zaliczek,
  • zarządzania jakością ISO – zgłaszanie działań korygujących,
  • administracji – prowadzenie rejestru umów i pełnomocnictw, obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zgłoszeń IT na helpdesk,
  • pracy serwisu,
  • obsługi klienta.

Przejrzysta i elastyczna ścieżka przetwarzania dokumentów w firmie dzięki systemowi DMS

System Comarch DMS pozwala przypisać własną ścieżkę do każdego dokumentu, według której jest obsługiwany. Pliki mogą być swobodnie grupowane w dopasowanych do potrzeb katalogach, jak również uzupełniane o szczegółowe opisy, tworzone w oparciu o cechy dokumentów. Dodatkowo, wykorzystując system Comarch DMS, elektroniczne dokumenty z łatwością połączysz z powiązanymi transakcjami, kontrahentami oraz innymi dokumentami wprowadzonymi do bazy (np. faktury VAT, umowy). 

Comarch DMS zapewnia bezpieczeństwo przetwarzania i obiegu dokumentów. Jest to kolejne z kluczowych zadań spełnianych przez narzędzia do zarządzania dokumentami. Aplikacja pozwala na indywidualne definiowanie uprawnień dla pracowników w zakresie możliwości wglądu, jak i edycji informacji zawartych w plikach oraz odpowiedzialności za nadzór nad danymi dokumentami i ich obiegiem wewnątrz firmy. Pracownicy przypisani do danych projektów posiadają jednocześnie wgląd w najważniejsze informacje związane z przypisanymi im procesami. W ten sposób mają wiedzę nie tylko o obecnym statusie dokumentów, ale również ich przewidywanym czasie realizacji.

Comarch DMS jest narzędziem, które doskonale sprawdza się, gdy chcesz eliminować liczbę popełnianych pomyłek, a także szybko wprowadzać nowych pracowników w obowiązki. Usługa Comarch DMS pozwala między innymi na integrację ze skrzynką mailową, dzięki czemu dokumenty, które otrzymasz drogą elektroniczną, mogą być bezpośrednio przekazane do systemu. Pozwala to ominąć etap ręcznego wprowadzania danych.

Dzięki temu, że aplikacja Comarch DMS pozwala na stworzenie elektronicznego archiwum, ograniczasz możliwość zagubienia się ważnych dokumentów. Zarówno wprowadzanie, opisywanie, jak i akceptacja dokumentów jest o wiele prostsza i szybsza dzięki Comarch DMS. Niezwykłą zaletą systemu Comarch DMS jest także wysyłanie powiadomień mobilnych do osób, które otrzymały zadanie. Po przekroczeniu określonego czasu, Comarch DMS może także automatycznie przekazać dokumenty.

Jakie są korzyści płynące z posiadania systemu DMS Comarch?

Automatyzacja i skrócenie czasu wykonywanych zadań
Elektroniczny obieg faktur i umów
Obsługa korespondencji firmowej przez aplikację desktopową, webową i mobilną (dostępna na iOS i Androida)
Redukcja kosztów dzięki ograniczeniu liczby papierowych dokumentów oraz bieżącemu monitoringowi
Stały dostęp do aktualnej wersji plików oraz podgląd wykonanych zmian
Alerty przypominające o czekających zadaniach
Automatyczny import pozwalający na załączanie skanów dokumentów do plików
Elektroniczna wersja dokumentów stanowiąca zabezpieczenie w przypadku zaginięcia lub zniszczenia wersji papierowych
DMS Comarch to rozwiązanie, które zintegrujesz z programem ERP

Usprawnij pracę w firmie z intuicyjnym system
do obiegu dokumentów!

Skontaktuj się z naszym specjalistą

Napisz do nas

Chcesz z nami porozmawiać? Zadzwoń do nas!

+48 604 526 261

Współpraca Comarch DMS z modułem OCR

System Comarch DMS jest w pełni zintegrowany z aplikacją Comarch OCR. Technologia OCR oparta jest o algorytmy sztucznej inteligencji i umożliwia systemowi czytanie plików z fakturami typu JPG czy PDF, rozpoznawanie zawartego na nich tekstu, a następnie przetwarzanie go na dane biznesowe (np. NIP, numer rachunku bankowego czy rodzaj stawek VAT). Z jej pomocą skanowanie faktur i wprowadzanie ich do bazy danych Twojej firmy stanie się szybkie i niemalże w pełni automatyczne.

Informacje te w następnej kolejności są wprowadzane do odpowiednich rubryk w systemowych plikach. DMS automatyzując procesy, pozwala także na ograniczanie ryzyka błędów związanego z wprowadzaniem danych

Comarch DMS umożliwia kompleksową pracę z fakturami dzięki:

  • przetwarzaniu danych ze zdjęć zrobionych w mobilnej aplikacji,
  • automatycznemu pobieraniu zeskanowanych dokumentów ze wskazanych katalogów,
  • bezpośredniemu połączeniu ze skanerem,
  • pobieranie załączników z wiadomości mailowych.

Kompatybilność Comarch DMS z systemami ERP 

Document Management System jest rozwiązaniem, które współpracuje z Twoim systemem ERP. Zastosowane w nim funkcjonalności sprawią, że szybko wprowadzisz dane do obiegu, przypisując im dedykowaną ścieżkę działania. Dzięki aplikacji Comarch DMS w dowolnej chwili będziesz również mógł wygenerować pliki dla działającego w Twojej firmie systemu ERP, niezależnie czy należy on do rodziny rozwiązań firmy Comarch, czy też innego producenta. W ten sposób zaoszczędzisz czas, przyspieszając realizację procedur w firmie.  

  

Integracja programu do zarządzania obiegiem dokumentów z systemem ERP to spore ułatwienie, ponieważ umożliwia powiązanie dokumentów między programami, a taże pracę na tych samych słownikach, np. słowniku towarów lub słowniku kontrahentów. Dodatkowo współpraca z systemami ERP daje opcję wykorzystywania tych samych loginów dla użytkowników obu aplikacji.

Modelowanie procesów i przepływ pracy 

Intuicyjny interfejs edytora procesów i przepływu pracy to kolejna wyraźna zaleta programu Comarch DMS. Dzięki niemu praca nad tworzeniem i modelowaniem poszczególnych etapów działania w Twojej firmie stanie się szybsza i prostsza. Nadawanie oraz moderowanie uprawnień, czy to konkretnego pracownika, czy określonej grupy osób na tym samym stanowisku lub działających w tym samym dziale, będzie możliwa na każdym etapie obiegu pracy. Dzięki wykorzystaniu reguł biznesowych oraz machine learning, Comarch DMS podpowiada pracownikom kolejne kroki w procesie. 

Automatycznie ustawione alerty poinformują użytkowników poprzez wiadomość e-mail o nowym dokumencie, zbliżającym się deadline czy nawet jego przekroczeniu. Jasno określisz również warunki po spełnieniu których pliki mogą być przekazywane dalej. 

Analiza informacji i raporty

Oprogramowanie Comarch DMS oferuje również moduł odpowiedzialny za raportowanie. Umożliwia on zapoznanie się z czytelnymi tabelami, wykresami oraz diagramami. Aplikacja Comarch DMS ma wbudowane, gotowe raporty, które są dostępne od ręki i pomagają w analizie sytuacji w firmie, a także późniejszym usprawnieniu pracy. Przykładowo, w Comarch DMS sprawdzisz, ile jest przeterminowanych zadań, a także jaka liczba dokumentów przypada na konkretnych pracowników.

Dodatkowo, Comarch DMS umożliwia tworzenie własnych zestawień w kreatorze raportów. Dzięki temu możesz na przykład zoptymalizować pracę księgowości i szybko przygotować zestawienie niezakończonych faktur z poprzedniego miesiąca.

Uporządkuj obieg dokumentów w swojej firmie z Comarch DMS!

Skontaktuj się z naszym specjalistą

Napisz do nas

Chcesz z nami porozmawiać? Zadzwoń do nas!

+48 604 526 261

Comarch DMS współpracuje z

Przeczytaj na naszym blogu

Usprawnij działania z nowoczesnym systemem DMS!

Skontaktuj się z naszym specjalistą lub zadzwoń +48 604 526 261






    Czytaj więcej...

    Administratorem danych osobowych jest KOTRAK S.A. z siedzibą w Katowicach, ul. Parczewskiego 25, 40-582 Katowice, który informuje, że Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez KOTRAK S.A. w celu:


    Czytaj więcej...

    Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie (dane przetwarzane są do czasu cofnięcia zgody). Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych. Administratorem Państwa danych osobowych będzie KOTRAK S.A. z siedzibą w Katowicach, ul. Parczewskiego 25, 40-582 Katowice.