Dedykowany system do planowania pracy
Branża
Wdrożenie systemu:
Siedziba klienta
Branża
Wdrożenie systemu:
Siedziba klienta
Potrzeby klienta
Firma produkcyjna z branży instalacji grzewczych poszukiwała rozwiązania umożliwiającego planowanie i rozliczanie czasu pracy zgodnie z kodeksem pracy. Na rynku brakowało gotowych narzędzi obsługujących karty pracownicze i komunikację między systemem RCP a Comarch ERP Optima. Częste rotacje pracowników dodatkowo utrudniały prawidłowe rozliczenia.
To-do
Brak gotowych rozwiązań umożliwiających obsługę kart pracowniczych i komunikację między systemami RCP i Comarch ERP Optima
To-do
Brak aplikacji pozwalającej na szybkie zarządzanie danymi pracowniczymi
To-do
Częste rotacje pracowników utrudniające prawidłowe rozliczenia czasu pracy
To-do
Konieczność planowania i rozliczania czasu pracy zgodnie z przepisami kodeksu pracy
Rozwiązanie
1
Stworzyliśmy dedykowany portal webowy do planowania i rozliczania czasu pracy pracowników produkcyjnych, dostępny z podziałem na poziomy dostępności. Kierownicy mogą planować pracę, rozliczać czas i przeglądać informacje o pracownikach. System uwzględnia zasady kodeksu pracy i weryfikuje poprawność tworzonych planów.
2
Pracownicy mają dostęp do własnych danych osobowych, rejestru obecności, złożonych zgód, limitu urlopów oraz mogą składać wnioski urlopowe. Portal jest zintegrowany z systemem RCP (rejestr czasu pracy) obsługującym karty pracownicze oraz z Comarch ERP Optima do naliczania wynagrodzeń.
Wdrożone technologie
Platforma backendowa zapewniająca logikę biznesową portalu – weryfikację zgodności planów z kodeksem pracy, obsługę poziomów dostępności (kierownik/pracownik), zarządzanie zgodami pracowniczymi i wnioskami urlopowymi oraz synchronizację danych z systemami zewnętrznymi.
Relacyjna baza danych przechowująca dane pracownicze, plany pracy, rejestry obecności, zgody oraz rozliczenia czasu pracy. Zapewnia wydajną obsługę danych przy częstych rotacjach pracowniczych.
Technologia frontendowa odpowiadająca za dynamiczny interfejs portalu – interaktywne planowanie grafiku pracy, obsługę formularzy i wniosków urlopowych oraz prezentację danych pracowniczych w czytelny sposób.
Integracja
System integruje się z:
- System RCP (Rejestr Czasu Pracy) – odczyt danych z kart pracowniczych i importowanie rejestrów obecności
- Comarch ERP Optima (synchronizacja rozliczeń czasu pracy do naliczania wynagrodzeń)
Efekt wdrożenia
Wynikiem planowania i zarejestrowanych obecności jest raport realizacji. Raport ten znajduje się na osobnej zakładce. Sprawdza on rozliczenie poszczególnych dni pracy u każdego pracownika (czy dni pracy zostały rozliczone we właściwy sposób, a wszystkie nadgodziny i niewypracowane godziny zostały odpowiednio oznaczone). Na koniec miesiąca wszystkie dane o realizacji są eksportowane przez osoby administrujące systemem do oprogramowania Comarch ERP Optima. Aby uniknąć sprawdzania poprawności rozliczenia pracowników przez kierowników, zaimplementowano mechanizm walidacji. Sprawdza on wszystkie wprowadzone dane i wysyła raport wynikowy na maila do wskazanej osoby. Walidacja może być wykonywana wiele razy, aż do wyeliminowania wszystkich błędów. Następnie zostaje wykonana synchronizacja danych do systemu ERP Optima. Konsekwencją tej synchronizacji jest naliczenie wynagrodzeń.
Aplikacja pozwala pracownikom na przegląd własnych danych osobowych, rejestru obecności, złożonych zgód, limitu urlopów oraz na złożenie wniosku urlopowego.
Część przeznaczona dla przełożonych składa się z listy pracowników (podgląd danych osobowych, szczegółów umowy, deklaracji – np. zgody na pracę powyżej 8 godzin, itp.), listy obecności w danym dniu z możliwością dodania/edycji rekordu, planowania i realizacji. Lista pracowników to zawężony wykaz pracowników, którzy podlegają konkretnej osobie. Po zalogowaniu, przełożony widzi wszelkie alerty, powiadamiające o konieczności wykonania jakichś akcji na karcie danego pracownika. Zgody są nieedytowalnym widokiem zarejestrowanych zgód z systemu Comarch ERP Optima, wraz z datami ich obowiązywania. Kolejną zakładką widoczną dla kierowników jest zakładka dotycząca obecności. Znajduje się tam wykaz pracowników oraz informacje o odbiciach (wygładzonych i niewygładzonych) dla każdego podległego pracownika. Aplikacja pozwala na planowanie pracy, co rozpoczyna się od wyboru serii oraz wskazania dat, dla których przygotowywany jest plan. Ich zatwierdzenie generuje szkic, który może być edytowany ręcznie lub również seryjnie. Szkic sprawdza reguły planowania określone przez kodeks pracy oraz przez indywidualne zgody złożone przez pracowników. Jeśli jakakolwiek reguła nie zostanie spełniona, wtedy szkic nie zostanie przekonwertowany do docelowego planu.
Wdrożenie dedykowanego portalu przyniosło firmie produkcyjnej wymierne korzyści: przejrzystość i łatwy dostęp do informacji dla kierowników i pracowników; pomoc systemu w sprawdzaniu poprawności danych rozliczeniowych; automatyzacja powtarzalnych czynności związanych z planowaniem i rozliczaniem; usprawnienie zarządzania danymi setek pracowników mimo częstych rotacji.
Szukasz narzędzia, które usprawni Twój dział HR?
Skontaktuj się z naszym specjalistą lub zadzwoń +48 604 526 261