Faktura ustrukturyzowana rewolucjonizuje sposób rozliczeń między przedsiębiorstwami. W Polsce jej obsługą zajmuje się KSeF – Krajowy System e-Faktur, czyli centralna platforma teleinformatyczna, dzięki której e-fakturowanie staje się nie tylko bezpieczniejsze, ale i obowiązkowe.
Czym jest faktura ustrukturyzowana i jak działa KSeF?
Faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument sprzedaży, wystawiany i udostępniany za pośrednictwem systemu KSeF, zgodny z jednolitym wzorem struktury XML. W przeciwieństwie do faktury papierowej lub pliku PDF, faktura ustrukturyzowana zawiera dane zapisane w formie umożliwiającej automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa jako centralny rejestr faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że każda faktura wystawiona w tym systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz znacznik czasu, który potwierdza jej autentyczność i moment przesłania. Dokument nie jest już wysyłany bezpośrednio do kontrahenta – to KSeF udostępnia go odbiorcy, który loguje się do systemu i pobiera dokument.
Kogo i od kiedy obowiązuje e-fakturowanie w Polsce?
Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF stanie się obowiązkowe dla większości czynnych podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.
Najważniejsze daty:
- od 1 lutego 2026 roku KSeF obowiązkowy dla podmiotów dużych (którzy roku 2024 przekroczyli 200 mln złotych obrotów),
- od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów.
Przedsiębiorcy powinni wiedzieć, jakie korzyści przyniesie im e-fakturowanie:
- brak konieczności archiwizacji faktur przez 5 lat – robi to za nich KSeF,
- szybszy obieg dokumentów i automatyzacja rozliczeń,
- brak konieczności wysyłania JPK_FA na żądanie urzędu,
- możliwość szybszego zwrotu VAT (do 40 dni).
Niemniej jednak wprowadzenie KSeF wiąże się też z sankcjami. W przypadku wystawiania faktur poza systemem (jeśli obowiązek już obowiązuje), przedsiębiorca może zostać obciążony karą administracyjną w wysokości do 100% wartości podatku wykazanego na fakturze. Wyjątkiem są sytuacje, w których system nie działa z przyczyn technicznych, co trzeba odpowiednio udokumentować.
Jak wystawić i odebrać fakturę ustrukturyzowaną?
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej odbywa się za pomocą systemu księgowego zintegrowanego z KSeF lub bezpośrednio przez aplikację webową Ministerstwa Finansów. W obu przypadkach przedsiębiorca musi uwierzytelnić się w systemie – podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub tokenem wygenerowanym w ramach uprawnień firmy.
Po wystawieniu faktura trafia do KSeF, gdzie zostaje zarejestrowana i oznaczona numerem identyfikacyjnym. Od tego momentu jest dostępna do pobrania przez nabywcę, który również musi mieć aktywne konto w KSeF i stosowne uprawnienia.
Faktura ustrukturyzowana ma z góry określoną strukturę XML – zgodną z wzorem FA(2).
Musi zawierać następujące dane:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- numer faktury, datę wystawienia i dostawy,
- nazwy i ilości towarów lub usług,
- ceny jednostkowe i wartości netto/brutto,
- stawki i kwoty podatku VAT,
- informacje o płatności (np. termin i numer rachunku).
Ważne: nie ma możliwości dodania do faktury elementów graficznych, pieczątek czy podpisu ręcznego. Jednak dzięki integracji systemów ERP możliwe jest równoległe generowanie graficznego podglądu dokumentu (np. PDF) na potrzeby wewnętrzne.
