W obrocie gospodarczym niejednokrotnie zdarzają się drobne błędy na fakturach sprzedaży, które wymagają korekty. W takich przypadkach nie zawsze trzeba wystawiać fakturę korygującą — część pomyłek może być poprawiona przez notę korygującą.
Kto wystawia notę korygującą i w jakich sytuacjach?
Prawo do wystawienia noty korygującej przysługuje wyłącznie nabywcy towaru lub usługi. Sprzedawca nie może sam sporządzić noty — jego zadaniem jest wystawianie faktur pierwotnych i ewentualnych faktur korygujących. To właśnie nabywca, dostrzegając drobne nieprawidłowości na fakturze, może wprowadzić korektę w formie noty.
Kiedy nabywca towaru lub usług wystawia notę korygującą? Nota korygująca służy do poprawy danych formalnych na fakturze, które nie wpływają na kwoty rozliczeniowe podatku. Najczęściej korygowane są w ten sposób błędne nazwy nabywcy, adresy, numery NIP, daty wystawienia faktury czy numer dokumentu. Jeżeli jednak błąd dotyczy elementów mających wpływ na wysokość podatku — np. ceny, wartości netto, VAT — konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Przepisy dotyczące not korygujących
Kto jest uprawniony do wystawienia noty korygującej według prawa? Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, notę korygującą może wystawić wyłącznie nabywca towaru lub usługi, który posiada fakturę zawierającą błędy formalne. Warunkiem jest uzyskanie akceptacji sprzedawcy — nota powinna zostać przez niego zaakceptowana (pisemnie, elektronicznie lub dorozumiany, np. przez milczące przyjęcie dokumentu).
Nota nie może korygować danych finansowych, takich jak podstawa opodatkowania, stawka podatku, kwota podatku VAT, wartość brutto czy waluta transakcji. Dokument ten służy wyłącznie do sprostowania danych identyfikacyjnych stron, dat i innych elementów niepieniężnych. Nie można nim także zmieniać treści pozycji towarowych (np. nazwy towaru czy usługi).
Strony transakcji a odpowiedzialność za korektę faktury
To na nabywcy spoczywa obowiązek przygotowania noty korygującej w sytuacji, gdy stwierdzi błędy formalne na otrzymanej fakturze. Sporządzając notę, musi on zadbać o poprawne wskazanie numeru i daty faktury pierwotnej, opis błędu oraz prawidłowe dane, które zastępują błędne informacje. Po wystawieniu noty należy przekazać ją sprzedawcy i uzyskać jego akceptację. Dopiero zaakceptowana nota korygująca wywołuje skutki prawne w ewidencjach obu stron.
