Dane do faktury

Faktura to podstawowy dokument rozliczeniowy w obrocie gospodarczym. Aby faktura była ważna i spełniała wymagania podatkowe, musi zawierać precyzyjnie określone dane. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych.

W tym artykule poruszamy:

1. Co to są dane do faktury?
2. Jakie dane do faktury są obowiązkowe?
3. Jakie są różnice w danych do faktury VAT, faktury bez VAT i faktury uproszczonej?
4. Jakie dane do faktury korygującej?
5. Jakie dane do faktury na osobę fizyczną i faktury imiennej?
6. Jakie dane do faktury przy szczególnych rodzajach sprzedaży i usług?
7. Jakie dane do faktury elektronicznej i faktury papierowej?
8. Jakie są dodatkowe dane do faktury w szczególnych przypadkach?

Co to są dane do faktury?

Dane do faktury to wszystkie informacje, które powinny znaleźć się na dokumencie, aby był on prawidłowy pod względem prawnym, księgowym i podatkowym. Obejmują one m.in. dane stron transakcji, przedmiot i wartość sprzedaży, stawki podatku oraz elementy identyfikacyjne faktury. Prawidłowe dane na fakturze gwarantują możliwość odliczenia VAT, prawidłowe ujęcie kosztów oraz zabezpieczają interesy stron transakcji.

Jakie dane do faktury są obowiązkowe?

• Data wystawienia – dzień, w którym wystawiono fakturę.
• Numer faktury – unikalny numer identyfikujący dokument w ramach danej serii numeracyjnej.
• Nazwa podatnika i nabywcy – pełne dane sprzedawcy i kupującego, w tym nazwy firm lub imiona i nazwiska.
• Adres podatnika i nabywcy – dokładny adres siedziby firmy lub miejsca zamieszkania osoby fizycznej.
• Numer identyfikacyjny podatnika (NIP) – obowiązkowy dla podatników VAT.
• Numer identyfikacyjny nabywcy – wymagany przy transakcjach B2B, zwłaszcza w obrocie międzynarodowym.
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/usług – jeżeli różni się od daty wystawienia faktury.
• Nazwa towaru lub usługi – dokładny opis przedmiotu sprzedaży.
• Miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług – np. sztuki, kilogramy, godziny pracy.
• Cena jednostkowa netto – cena jednej jednostki bez podatku.
• Kwoty upustów, obniżek cen, rabatów – jeżeli udzielono rabatu.
• Wartość sprzedaży netto – łączna wartość sprzedaży bez VAT.
• Stawka podatku – stosowana stawka VAT (np. 23%, 8%, 5%, 0%).
• Kwota podatku – naliczony VAT od podstawy opodatkowania.
• Kwota należności ogółem – łączna wartość faktury brutto do zapłaty.

Jakie są różnice w danych do faktury VAT, faktury bez VAT i faktury uproszczonej?

Na fakturze VAT wymagane są wszystkie dane wskazane powyżej. Na fakturze bez VAT (np. wystawianej przez podmioty zwolnione podmiotowo lub przedmiotowo z VAT) nie ma obowiązku podawania stawek VAT, kwoty podatku ani podstawy opodatkowania. Należy jednak podać przyczynę zwolnienia, np. zwolnienie podmiotowe art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.

Faktura uproszczona może być wystawiona przy wartości do 450 zł lub 100 euro. Zawiera m.in. numer NIP nabywcy, datę wystawienia, datę dostawy, nazwę towaru lub usługi, kwotę należności i stawkę podatku, bez szczegółowego rozbicia na poszczególne pozycje.

Jakie dane do faktury korygującej?

• Numer kolejny faktury korygującej.
• Data wystawienia faktury korygującej.
• Prawidłowa treść korygowanych pozycji.
• Kwota korekty podstawy opodatkowania.
• Kwota korekty podatku należnego.
• Opis przyczyny korekty – uzasadnienie wprowadzanych zmian.

Jakie dane do faktury na osobę fizyczną i faktury imiennej?

• Imię i nazwisko nabywcy.
• Adres nabywcy.
• Numer PESEL lub brak NIP – numer identyfikacyjny nie jest obligatoryjny, chyba że nabywca o niego wnosi.

Jakie dane do faktury przy szczególnych rodzajach sprzedaży i usług?

W przypadku faktury zaliczkowej dodatkowo wskazuje się otrzymaną kwotę zaliczki oraz termin zapłaty. Na fakturze VAT marża należy umieścić adnotację „procedura marży dla …” wraz z odpowiednim rodzajem transakcji (np. turystyka, towary używane). Faktura VAT RR (dla zakupów od rolników ryczałtowych) musi zawierać dane rolnika, numery gospodarstwa oraz szczególne oznaczenia VAT RR. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, ale zwykle zawiera te same dane co faktura VAT, z oznaczeniem „pro forma”.

Jakie dane do faktury elektronicznej i faktury papierowej?

Forma faktury – elektroniczna czy papierowa – nie wpływa na zakres wymaganych danych. Obowiązuje zasada autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, niezależnie od formy.

Jakie są dodatkowe dane do faktury w szczególnych przypadkach?

W określonych przypadkach faktura powinna zawierać dodatkowe informacje:

• odwrotne obciążenie – informację o mechanizmie odwrotnego obciążenia,
• metoda kasowa – oznaczenie, że stosowana jest metoda kasowa,
• samofakturowanie – informacja, że fakturę wystawił nabywca,
• zwolnienie z VAT i podstawa prawna – wskazanie odpowiedniego przepisu,
• split payment i rachunek VAT – oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” dla obowiązkowego split payment.