Jaki program do zarządzania małą i średnią firmą?

W obecnych czasach większość firm musi zdecydować się na zakup programu do zarządzania, niezależnie od ich wielkości i branży. System dla przedsiębiorstwa to nie tylko narzędzie do zarządzania finansami, ale również innymi kluczowymi procesami, w tym narzuconymi przez ustawodawcę. Dlatego dzisiaj odpowiadamy na pytanie: jaki program wybrać do zarządzania małą i średnią firmą?

W dzisiejszym artykule dowiesz się:

• Co to jest program do zarządzania firmą?
• Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem?
• Z jakich modułów może się składać system do zarządzania firmą?
• Jakie są korzyści z posiadania systemu zarządzania firmą?
• Jak wybrać dobrego dostawcę oprogramowania?
• Jaki jest najpopularniejszy program do zarządzania małą i średnią firmą?
• Co wyróżnia Comarch ERP Optima od innych dostępnych na rynku?

Co to jest program do zarządzania firmą?

Program do zarządzania firmą to oprogramowanie odpowiadające na problemy oraz potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Jest to narzędzie wspierające każdy dział, od księgowości przez handlowców i marketing, po zarządzanie gospodarką magazynową. Jego celem jest nie tylko usprawnienie, przyśpieszenie oraz zautomatyzowanie określonych czynności, ale również wsparcie Twojego biznesu w działaniu zgodnie z prawem i rozwijającymi się potrzebami rynku.

Obecnie istnieje szereg dokumentów oraz raportów, do których składania obligują Twoją firmę rządowe ustawy. Mowa tutaj o takich rozporządzeniach, jak np. Jednolity Plik Kontrolny (JPK) czy Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). System do zarządzania firmą umożliwi Ci ich szybkie i poprawne generowanie oraz będzie przypominał o zbliżających się terminach ich wystawienia i przesłania do właściwych instytucji. Tym samym zyskujesz poczucie bezpieczeństwa oraz pewność, że Twoja firma działa w zgodzie z obowiązującym prawem.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem?

Wybierając oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem przede wszystkim powinieneś zwrócić uwagę na jego funkcjonalności. Czy spełniają potrzeby oraz oczekiwania Twojej firmy. Pamiętaj, że moduły systemu mają na celu wspieranie procesów biznesowych, dlatego tak ważna jest ich analiza i odpowiednie dopasowanie do profilu Twojej działalności.

Kolejną ważną cechą systemu do zarządzania firmą jest jego integralność z innymi rozwiązaniami, które już posiadasz lub używają Twoi partnerzy biznesowi. Możliwość migracji danych pozwala na wygodny i szybki ich przepływ pomiędzy programami takimi, jak skrzynka mailowa czy system obsługującego Cię biura rachunkowego. Jest to cecha przyśpieszająca oraz ułatwiająca pracę.

Zwróć również uwagę na możliwość integracji oprogramowania z urządzeniami, np. skanerami czy kolektorami danych. Jeśli prowadzisz duży magazyn to jest to kolejny sposób na zautomatyzowanie części czynności i tym samym skrócenie czasu pracy.

Innym aspektem, który możesz uwzględnić wybierając system, jest jego wersja mobilna. To udogodnienie nie tylko dla Ciebie, ale także Twoich pracowników. Handlowcy działający w terenie na pewno docenią możliwość zbierania danych lub szybkiego sprawdzenia informacji przez firmowy tablet czy telefon. Tak samo dla magazynierów poruszanie się po halach będzie wygodniejsze z mobilnym dostępem do informacji o składowanych towarach. A Ty z każdego miejsca na świecie i o dowolnej porze będziesz mógł skontrolować działanie przedsiębiorstwa.

Gdy system nie posiada istotnej dla Ciebie cechy, warto jest się dowiedzieć, czy istnieje możliwość dostosowania go do Twoich potrzeb teraz lub w przyszłości. Twoja firma będzie się rozwijać i wybrany przez Ciebie program powinien się rozwijać wraz z nią. Kupując rozwiązanie pudełkowe, warto wiedzieć zatem czy istnieje możliwość łatwego uzupełnienia go o dodatki programistyczne.

Zwróć również uwagę czy system jest intuicyjny w obsłudze. Ma to wpływ na szybkość jego nauki przez Ciebie i Twoich pracowników. Rozeznaj, czy jego producent zapewnia materiały instruktażowe z obsługi programu. Dobrym przykładem są tutaj materiały edukacyjne dotyczące między innymi oprogramowania Comarch ERP Optima na kanale na YouTubie. To ważna forma wsparcia nie tylko w kontekście samodzielnej nauki, ale również wtedy, gdy pojawia się jakiś kłopot. Spora liczba takich poradników pozwala szybko i samodzielnie rozwiązać drobne problemy mogące wystąpić w trakcie pracy.

Gdy decydujesz się na zakup gotowego programu do zarządzania firmą, sprawdź również jak bardzo jest on popularny wśród innych przedsiębiorstw. Fakt ten świadczy o tym, że system prawdopodobnie obsługuje większość istotnych procesów biznesowych, a sporo najczęściej występujących problemów zostało już rozwiązanych.

Z innych istotnych kwestii ważna jest pozycja rynkowa producenta oprogramowania. Czy jest on rozpoznawalny i poważany, a jego produkt uwzględniany przez inne marki IT (np. w możliwości integracji ich systemów z jego). Te wszystkie czynniki świadczą o jakości rozwiązania. Im pozycja programu jest lepsza, tym więcej rozwiązań z nim zintegrujesz. Nieważne, czy jest to sklep internetowy, program biura księgowego czy wysokospecjalistyczny system, dedykowany już określonym procesom danej branży.

Popularność oprogramowania przejawia się również w szerokiej sieci partnerskiej oraz dystrybucyjnej. Jeśli dany system możemy kupić i wdrożyć wyłącznie z jedną firmą, to jest to dość ryzykowne, gdyż w razie jej zamknięcia zostajemy z niewspieranym przez nikogo oprogramowaniem. Znowu dobrym przykładem jest tutaj sieć partnerów Comarch, w ramach której Kotrak od wielu lat świadczy usługi wdrażania i rozwijania aplikacji dla firm. Kotrak wyróżnia się spośród innych firm partnerskich między innymi tym, że świadczymy kompleksową asystę techniczną, a także integrujemy wdrażane oprogramowanie z innymi systemami.

Ostatnią rzeczą, na którą powinieneś zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania firmą jest fakt, czy producent systemu zapewnia jego bieżące aktualizacje. Pozwoli to działać Twojemu przedsiębiorstwu w zgodzie z obowiązującym prawem oraz dopasowywać się do zmian rynkowych i prawnych.

Z jakich modułów może się składać system do zarządzania firmą?

System do zarządzania firmą najczęściej kupowany jest w kontekście handlowym. Zatem moduły, z których może się składać związane są z wszystkim procesami sprzedażowymi, np. wystawianiem faktur, przygotowaniem ofert czy prowadzeniem magazynu.

Drugim popularnym rodzajem modułów są rozwiązania księgowe. Dotyczą one nie tylko zarządzania finansami w firmie, ale również kwestiami podatkowymi, prawnymi oraz kadrowymi.

Prócz tych głównych działów, których pracę zwykle nasi klienci planują wesprzeć systemem, istnieje również cała reszta dodatkowych komponentów wspierających działanie przedsiębiorstw, w zależności od ich branży oraz charakteru. Mowa tutaj o takich modułach, jak sklep internetowy, magazyn, obieg dokumentów, raportowanie oraz analizy czy zarządzanie relacjami z klientem. Istotne są również dodatkowe funkcje, determinowane przez ustawodawców (np. Jednolity Plik Kontrolny JPK, e-sprawozdania finansowe czy Pracownicze Plany Kapitałowe PPK).

Decydując się na system do zarządzania firmą warto również pomyśleć o szeroko rozumianym backupie danych firmowych. By odpowiednio zabezpieczyć posiadane dane, powinieneś gromadzić je zarówno na firmowych dyskach, jak i np. w chmurze. Im więcej takich odnóg w backupie, tym bezpieczniej dla Twojego biznesu. Sam producent oprogramowania również powinien oferować możliwość takiego zabezpieczenia danych. Kotrak posiada w swojej ofercie systemy, które posiadają zarówno mechanizmy ochrony danych zapisywanych w aplikacji przed kradzieżą, jak i opcję archiwizacji informacji.

Jakie są korzyści z posiadania systemu zarządzania firmą?

Korzyścią płynącą z posiadania systemu do zarządzania firmą jest przede wszystkim oszczędność czasu, jak również możliwość ograniczenia liczby kadry pracowniczej. Zautomatyzowanie przy pomocy programu wcześniej wykonywanych ręcznie czynności, potrafi skrócić czas pracy nawet o połowę. A w momencie, w którym ilość wykonywanych zadań wzrasta i pojawia się potrzeba zatrudnienia nowych osób, to wprowadzając system zarządzania firmą, możesz zatrudnić ich mniej, niż w sytuacji, gdy go nie posiadasz.

Program pozwala nam również łatwiej wdrożyć nowych pracowników. Większość systemów działa na podobnych schematach, a spora część przedsiębiorstw używa tych samych rozwiązań IT. Ich intuicyjne interfejsy umożliwiają szybsze rozpoczęcie właściwej już pracy nowym osobom. Jest to na pewno prostsze rozwiązanie, niż wdrażanie pracownika w firmowe Excele.

Inną korzyścią, jest automatyczne przechowanie wszystkich informacji w jednym miejscu. To wygodne, zwłaszcza gdy np. Twoja pracownica idzie na urlop macierzyński. W ten sposób kolejna osoba może w łatwy i szybki sposób odnaleźć całą historię dotyczącą danego produktu lub klienta.

Oprogramowanie do zarządzania firmą umożliwia także wyeliminowanie sporej części błędów w działaniu firmy. Ustawienia systemu sprawiają, że on sam pilnuje poprawności wyznaczonych elementów oraz przypomina o wykonaniu określonych rzeczy. Oczywiście wszystko to jest ustalone odgórnie przez Ciebie lub Twoich pracowników.

Jak wybrać dobrego dostawcę oprogramowania?

Wybór dobrego dostawcy oprogramowania warto przede wszystkim oprzeć o portfolio rozpatrywanej firmy i jej listy referencyjne. Wartościowy partner producenta danego systemu nie powinien mieć oporów przed zaprezentowaniem dotychczas wykonanych wdrożeń.

Dobrym miejscem na sprawdzenie dostawcy jest strona producenta. Marki takie jak Comarch, posiadające szeroko rozbudowaną sieć partnerów, udostępniają w Internecie tzw. mapy sprzedaży. To zestawienia, które nie tylko pozwolą Ci szybko znaleźć firmę wdrożeniową w swojej okolicy, ale również poznać opinie innych klientów na jej temat. Na mapie sprzedaży Comarch znajdziesz oddziały Kotrak, które obsługują klientów w całej Polsce.

Wybierając dostawcę systemu zapoznaj się także z jego ofertą usług okołowdrożeniowych. Czy oferuje kompleksowe szkolenia dla pracowników z obsługi systemu oraz opiekę asysty w trybie 24/7. Warto również wiedzieć czy, w razie potrzeby, firma będzie w stanie wykonać dla Ciebie dodatki programistyczne, uzupełniające i rozwijające Twój system do zarządzania firmą.

Dobry dostawca dba także o aktualizacje oprogramowania. Poinformuje Cię o nich i poinstruuje w jaki sposób je wykonać, a nawet wdroży je za Ciebie.

W naszej firmie oferujemy klientom kompleksową opiekę IT, o której więcej przeczytasz w artykule „Co obejmuje kompleksowa obsługa informatyczna firm w Kotrak?”.

Jaki jest najpopularniejszy program do zarządzania małą i średnią firmą?

Najpopularniejszym programem do zarządzania małą i średnią firmą jest Comarch ERP Optima, który Kotrak oferuje także swoim klientom. 

Z tego systemu korzysta także bardzo wiele biur rachunkowych, gdyż posiada on bardzo dobrze przygotowany moduł księgowy. Wielu naszych klientów trafia do Kotrak właśnie z polecenia swojej księgowej, decydując się na zakup Optimy jako systemu do zarządzania przedsiębiorstwem.

Co wyróżnia Comarch ERP Optima od innych dostępnych na rynku?

Comarch ERP Optima wyróżnia od innych dostępnych na rynku systemów przede wszystkim szeroko rozbudowana funkcjonalność. Ciężko wskazać jakiś proces, który nie byłby obsłużony przez ten program, chyba, że mówimy o wysoce specjalistycznych działaniach, jak np. szczegółowy proces produkcji. Tego rodzaju rozwiązania z założenia muszą być bardziej zaawansowane, a co za tym idzie, droższe. Optima to system pudełkowy, którego celem jest obsłużenie większości podstawowych procesów odbywających się w firmach.

Dużą zaletą tego programu jest jego łatwość w integracji z innymi systemami oraz urządzeniami. Wpływa to na sprawniejszą wymianę plików firmowych oraz szybkie dostosowanie Optimy do potrzeb Twojego biznesu. Jest ona bardzo intuicyjna w obsłudze, a tym samym prosta w konfiguracji zgodnie z wymaganiami użytkowników.

Pomimo, że jest rozwiązaniem pudełkowym, to charakteryzuje się dużą elastycznością. Z doświadczenia naszej firmy wynika, że można ją w łatwy i stosunkowo niedrogi sposób rozbudowywać oraz rozwijać o programistyczne dodatki dopasowane do Twoich potrzeb, takie jak m.in. dedykowany system WMS lub system MES.

Warto jest również zaznaczyć, że Comarch ERP Optima posiada silnie ugruntowaną pozycję na rynku, a co za tym idzie, jest intensywnie rozwijana od wielu lat. Można się o tym przekonać, odwiedzając stronę internetową jej producenta, gdzie udostępniana jest ilość oraz szerokość jej aktualizacji. Co roku producent wypuszcza ich kilka, zapewniając tym samym swoim użytkownikom płynność pracy w zgodzie z ustawodawstwem.

Program posiada również zbudowaną wokół siebie społeczność użytkowników, wymieniających się doświadczeniem w pracy na nim oraz zapewnia kompleksowe wsparcie w wypadku wystąpienia problemów lub pytań.

Artykuł powstał we współpracy z Martyną Strzępek, Starszym Specjalistą ds. Handlowych