Kasa fiskalna online

Kasa fiskalna online to nowoczesne urządzenie rejestrujące sprzedaż, które automatycznie przekazuje dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

W tym artykule omawiamy:

1. Czym jest kasa fiskalna online i jak działa?
2. Kto musi stosować kasę fiskalną online i jakie ma obowiązki?
3. Jak uzyskać ulgę na zakup i zintegrować kasę z terminalem?

Czym jest kasa fiskalna online i jak działa?

Kasa fiskalna online poza standardową funkcją rejestrowania sprzedaży detalicznej, umożliwia automatyczne i ciągłe przesyłanie danych o transakcjach do systemu Ministerstwa Finansów – Centralnego Repozytorium Kas. Dzięki wbudowanemu modułowi komunikacyjnemu, kasa może łączyć się z CRK za pomocą sieci internetowej – przewodowo, bezprzewodowo (Wi-Fi) lub przez modem GSM.

Najważniejszą cechą kasy online jest eliminacja konieczności fizycznego odczytu pamięci przez urzędników skarbowych – system działa w czasie rzeczywistym i rejestruje dane takie jak: raporty dobowe, paragony, korekty czy zdarzenia serwisowe.

Dostępne są przynajmniej 3 rodzaje kas fiskalnych online:

• kasy jednostanowiskowe – najczęściej stosowane w małych punktach handlowych i usługowych,
• kasy systemowe – przystosowane do pracy w sieci z innymi urządzeniami (np. magazynowymi),
• drukarki fiskalne online – działają z komputerem i oprogramowaniem sprzedażowym.

Koszt zakupu kasy online zależy od rodzaju urządzenia – dla małych firm to wydatek od ok. 1200 zł do 2000 zł netto, dla większych – od 2500 zł wzwyż.

Kto musi stosować kasę fiskalną online i jakie ma obowiązki?

Obowiązek korzystania z kasy fiskalnej online został wprowadzony etapami i obejmuje określone branże, które charakteryzują się dużym udziałem sprzedaży detalicznej i częstymi transakcjami gotówkowymi.

• Już od 2021 roku obowiązek ten dotyczy m.in.: warsztatów samochodowych, hoteli, gastronomii, fryzjerów, kosmetyczek, lekarzy, dentystów, prawników oraz firm budowlanych.

Nowi przedsiębiorcy, którzy rozpoczną działalność w jednej z objętych branż, muszą od początku prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy online. Pozostałe podmioty nadal mogą stosować kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii – o ile nie obejmuje ich obowiązek wymiany.

Posiadacz kasy online ma również szereg obowiązków formalnych. Przede wszystkim musi zapewnić stałe i stabilne połączenie internetowe umożliwiające przekazywanie danych do CRK.

Powinien także:

• przechowywać kopie dokumentów serwisowych,
• zapewnić przegląd techniczny co najmniej raz na 2 lata,
• wydawać paragony i ewidencjonować każdą transakcję,
• zgłaszać do urzędu skarbowego wymianę urządzenia lub awarię.

Jak uzyskać ulgę na zakup i zintegrować kasę z terminalem?

Podatnicy, którzy po raz pierwszy instalują kasę fiskalną online, mogą skorzystać z ulgi w wysokości 700 zł. Przysługuje ona niezależnie od formy opodatkowania (np. ryczałt, zasady ogólne) i może być rozliczona już w pierwszej deklaracji VAT po zakupie urządzenia. Warunkiem jest rozpoczęcie ewidencji w obowiązującym terminie i zachowanie dokumentów potwierdzających zakup.

Kolejnym ważnym aspektem związanym z nowoczesnymi kasami online jest ich integracja z terminalami płatniczymi. Od 2022 roku obowiązuje przepis, zgodnie z którym przedsiębiorcy stosujący kasy fiskalne online muszą zapewnić możliwość płatności bezgotówkowej. Kasa i terminal powinny być zintegrowane w sposób umożliwiający automatyczne przesyłanie kwoty transakcji z systemu sprzedażowego do urządzenia płatniczego. Dzięki temu unika się błędów przy ręcznym wprowadzaniu kwot, a cały proces jest szybszy i bezpieczniejszy.