KSeF integracja z Comarch ERP Optima

Od 2025 roku w Polsce obowiązkowe będzie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Aktualnie z systemu przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie, a wymiana danych z KSeF dla użytkowników Optimy jest bezpłatna. Dowiedz się, jak działa integracja KSeF z Comarch ERP Optima oraz jak korzystać z narzędzia Comarch KSeF i jak zarządzać procesem wystawiania faktur w tym systemie.

Nasz artykuł przybliży Ci następujące tematy:

• Czym jest system KSeF i faktura ustrukturyzowana?
• Integracja z KSeF w systemie Comarch ERP Optima
• Jak zrobić integrację z KSeF w Comarch ERP Optima?

Czym jest system KSeF i faktura ustrukturyzowana?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza Ministerstwa Finansów umożliwiająca odbieranie faktur oraz udostępnianie i wysyłkę faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) np. faktur sprzedaży, faktur zakupowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Każda e-faktura wygenerowana przez przedsiębiorcę, trafi do odbiorcy za pośrednictwem systemu KSeF w ramach elektronicznego obiegu faktur.

Wprowadzenie obowiązku wymiany faktur przez rządowy systemem jest planowane na 2025 rok. KSeF został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku i aktualnie można z niego korzystać dobrowolnie. Użytkownicy systemu Comarch ERP Optima mogą korzystać z rozwiązania wymiany danych z KSeF bezpłatnie do 31 marca 2024 roku. Termin został przedłużony z 30 września 2023 roku.

Faktura ustrukturyzowana, o której mowa wyżej, to ustandaryzowana forma e-faktury wymagana podczas wymiany dokumentów w KSeF. Obecnie obowiązuje tylko jedna struktura e-Faktury dla wszystkich rodzajów faktur.

(Zobacz, Czym jest KSeF – Krajowy System e-Faktur i co należy o nim wiedzieć?)

Integracja z KSeF w systemie Comarch ERP Optima

Jeśli do zrządzania firmą korzystasz z najnowszej wersji systemu Comarch ERP Optima, nie musisz szukać kolejnego narzędzia. W systemach Comarch obsłużysz e-faktury i skomunikujesz się z systemem KSeF.

Programy Comarch Optima oraz XL zostały dostosowane do obsługi faktury ustrukturyzowanej. W nowych wersjach programu Comarch ERP Optima są dostępne funkcjonalności, które pozwalają na komunikację z KSeF. Bezpośrednio w systemie możesz przede wszystkim uwierzytelniać e-faktury oraz nimi zarządzać.

Aby zacząć korzystać z darmowej integracji platformy KSeF z systemem ERP Optima należy odpowiednio skonfigurować system do zarządzania księgowością.

Funkcjonalności narzędzia do wymiany danych w krajowym systemie e-faktur (KSeF) z systemami Comarch ERP:

• Generowanie, wystawienie faktur ustrukturyzowanych (faktur elektronicznych) oraz ich odbiór z systemu rządowego KSeF oraz działanie w drugą stronę,
• Przekazywanie informacji z KSeF do systemów Comarch ERP,
• Uwierzytelnianie wieloma metodami, na przykład: profil zaufany, podpis kwalifikowany,
• automatyczne przekazywanie informacji do odbiorcy o wystawionej e-fakturze

Jak zrobić integrację z KSeF w Comarch ERP Optima?

Integracji z Krajowym System e-Faktur dokonujemy bezpośrednio w programie Comarch ERP. Na początku należy zdefiniować środowisko pracy KSeF demo lub produkcyjne udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Tryb demo umożliwia przesłanie faktury na platformę testową, a dodatkowo nie posiada ograniczeń związanych z anulowaniem wysłanych do KSeF dokumentów. Jest to dobre rozwiązanie, jeśli rozpoczynasz wymianę danych z KSeF, aby ustalić scenariusze procesów biznesowych, optymalnego obiegu faktur oraz zweryfikować poprawność przesyłania dokumentów.

Docelowym rozwiązaniem jest środowisko produkcyjne. Należy pamiętać, że jeśli jedną e-fakturę wyślemy przez KseF, każda kolejna musi być wysyłana w ten sposób. Środowisko produkcyjne pozwala na wprowadzanie faktur do obiegu gospodarczego.

Następnie należy skonfigurować działanie Optimy z KSeF, między innymi przypisać istniejące w systemie Optima formy płatności do tych zdefiniowanych w KSeF oraz nadać użytkownikom odpowiednie uprawnienia do wysyłania faktur bezpośrednio z systemu ERP. Można również ustawić automatyczny tryb wysławiania danych do KseF po ich zatwierdzeniu i akceptacji faktury.