Jak określać wymagania dla systemów informatycznych i aplikacji?

Zakup systemu IT dla firmy to bardzo ważna decyzja, która pociąga za sobą wiele długotrwałych konsekwencji. Aby podjąć słuszne kroki, warto wcześniej dokładnie przygotować się do procesu wyboru właściwego oprogramowania. Po wspólnych ustaleniach z dostawcą aplikacji i stworzeniu ostatecznego briefu, otrzymamy finalną ofertę szytą na miarę.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze rady dotyczące dwóch etapów pozwalających na przygotowanie ostatecznej oferty przez dostawcę rozwiązania IT. Są to:
Z naszego artykułu dowiesz się:
Na etapie zapytania ofertowego nie musisz znać wszystkich detali. Właściwe tworzenie aplikacji rozpoczyna się od analizy przedwdrożeniowej z naszymi ekspertami, podczas której omawiane są już możliwie szczegółowo wszystkie aspekty.
Dobrze jest jednak, jeśli wysyłając do nas zapytanie jesteś w stanie (przynajmniej ogólnie) określić zarys niezbędnych funkcjonalności systemu oraz wskażesz rodzaj technologii, która ma być wykorzystana podczas realizacji projektu.
Na etapie przygotowania zapytania ofertowego pomocne są spotkania wewnątrz organizacji z udziałem pracowników lub zespołów objętych przyszłym działaniem systemu oraz działu informatycznego (np. typu burza mózgów). Warto wyznaczyć kierownika przedsięwzięcia oraz wskazać inne osoby z Twojej firmy, które będą odpowiedzialne za prowadzenie projektu.
Jeżeli inicjatywa wprowadzenia nowego rozwiązania informatycznego ma charakter oddolny, zaangażowanie osób decyzyjnych na tym etapie może mieć kluczowe znaczenie dla realności przeprowadzenia projektu w firmie.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji
Napisz do nasChcesz z nami porozmawiać? Zadzwoń do nas!
+48 (32) 35 12 715
Brief powinien opisywać podstawowe założenia odnośnie aplikacji. Główne części składowe, które ujmujemy w briefie to:
Określenie typu aplikacji: typ aplikacji jest kluczowy i determinuje w wielu aspektach architekturę rozwiązania.
Główne typy aplikacji biznesowych to:
Technologia: ze względu na dużą liczbę rozwiązań na rynku, ważne jest, by technologia została określona na samym początku projektu. Bardzo często wynika ona z preferencji zespołu informatycznego w Twojej firmie lub posiadanej już infrastruktury.
W trakcie przygotowywania briefu wspólnie podejmiemy także decyzję na jakich urządzeniach musi działać aplikacja (smartfon, komputer, tablet, ekran dotykowy, itd.), co także wpływa na wybór technologii.
Dokumentacja/spis wymagań: punkt ten w sposób możliwie wyczerpujący powinien zawierać Twoje oczekiwania wobec funkcjonalności aplikacji. Spis pożądanych funkcjonalności opracowany przez Twoją firmę będzie również świadczyć o świadomości potrzeb i determinacji ich obsłużenia przez system.
Spis wymagań odnośnie aplikacji ułatwia dokonanie wstępnej wyceny i określenie, czy gotowe aplikacje dostępne na rynku spełniają Twoje oczekiwania, czy też lepsze będzie stworzenie aplikacji dedykowanej.
Potrzeba integracji danych: istotnym elementem briefu jest wskazanie ewentualnej konieczności integracji z innymi, dotychczas użytkowanymi systemami w Twojej firmie.
W takim przypadku należy określić rodzaj interfejsu, sposób i częstotliwość synchronizacji danych oraz zastosowanie szyny integracyjnej w przypadku większej liczby systemów.
Budżet i termin realizacji: zabudżetowany projekt, dla którego został określony termin realizacji, świadczy o realności wykonania projektu w zgodzie z założonymi ramami czasowymi.
Brief powinien być przygotowany w oparciu o przynajmniej jedno nasze spotkanie, na którym zostaną omówione potrzeby Twojej firmy. Najlepiej pracować na podstawie istniejącej już dokumentacji przygotowanej przez Twoją firmę, w której zamieścicie informacje dotyczące Waszych wymagań.
W tworzenie briefu ze strony Twojej firmy powinna być zaangażowana jedna osoba lub zespół merytoryczny. Z naszej strony gwarantujemy opiekę specjalisty ds. sprzedaży, a w przypadku zapytań o charakterze technicznym oferujemy także wsparcie ze strony analityka. Na podstawie briefu, aplikację wyceniają specjalista ds. sprzedaży i kierownik projektu. Następnie pełna oferta wraz z informacjami o kosztach trafia do Ciebie.
Warto jeszcze podkreślić, że realizacja projektów w Kotrak S.A. odbywa się w oparciu o zwinne metodyki zarządzania (tzw. AGILE) co oznacza, że w comiesięcznych okresach postęp realizacji jest przez nas wspólnie weryfikowany. Celem takiego działania jest jak najlepsze dostosowanie tworzonego rozwiązania do potrzeb Twojej firmy, co wiąże się jednocześnie z faktem, iż pierwotne założenia projektu mogą w trakcie ulegać nawet istotnym zmianom. To naturalny proces.
Trudno jednoznacznie zdefiniować i sztywno określić stopień dokładności briefu. Aby dokonać tylko wstępnej wyceny projektu, musimy dysponować przynajmniej ogólną listą wymagań ze strony Twojej firmy.
Należy jednak zaznaczyć, że im bardziej szczegółowo przedstawicie nam swoje oczekiwania albo zostaną one określone na podstawie spotkania analitycznego z nami, tym lepiej. Elementy związane z budżetem i terminem realizacji są mniej istotne z punktu przygotowania samej tylko wyceny wstępnej.
Wpis został przygotowany we współpracy z Piotrem Bargieł.
Skontaktuj się z naszym specjalistą lub zadzwoń +48 (32) 35 12 715
Szukasz sposobu na zwiększenie sprzedaży produktów? Chcesz pozyskać nowych klientów i mieć z nimi stały kontakt? Przenieś swoją markę do sieci lub usprawnij swoje działania w branży e-commerce. To prostsze niż myślisz, a może wyraźnie zwiększyć skuteczność oraz zyski Twojej sprzedaży.
CZYTAJ WIĘCEJDział księgowości w Twojej firmie musiał w tym roku nieco zmienić swoje dotychczasowe działania? Pojawił się problem z dostarczaniem dokumentów i ich akceptacją? Poznaj sposoby na ułatwienie pracy księgowości na stałe.
CZYTAJ WIĘCEJPracownicy w Twojej firmie przeszli na zdalny tryb pracy lub częściowo pracują z domu? Szukasz sposób na zwiększenie efektywności działań, ułatwienie kontaktu w zespole i uprawnienie działań systemów? Zobacz, jakie zmiany możesz wprowadzić już dzisiaj, aby praca zdalna przynosiła najlepsze efekty.
CZYTAJ WIĘCEJBy continuing to use the site, you agree to the use of cookies. more information
The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.