Co obejmuje kompleksowa obsługa informatyczna firm w Kotrak?

Zakup oprogramowania lub zlecenie stworzenia dedykowanego systemu to decyzja, którą podejmujesz w oparciu o doświadczenie oraz jakość oferty firmy IT. W dzisiejszym artykule zaprezentujemy, jak wygląda ścieżka klienta w Kotrak i jak ważną rolę odgrywa w niej zapewnienie wysokiej jakości obsługi IT oraz opieki nad klientem.

Obsługa informatyczna firm to proces opierający się o kilka kluczowych etapów, zapewniających wysoką jakość usługi. W Kotrak naszym klientom zapewniamy kompleksową obsługę IT na każdym poziomie, gwarantując Ci poczucie bezpieczeństwa oraz kontrolę nad zleconym nam projektem.

W naszym artykule omawiamy następujące zagadnienia:

• Konsultacja IT z klientem – jak wygląda jej przebieg?
• Analiza przedwdrożeniowa – jak przebiega?
• Projektowanie systemu IT krok po kroku
• Programowanie i testowanie systemu
• Jak wygląda wdrożenie systemu informatycznego w firmie?
• Wsparcie asysty technicznej i stały rozwój oprogramowania pod potrzeby firmy

Konsultacja IT z klientem – jak wygląda jej przebieg?

Etapem inicjującym współpracę z klientem w Kotrak jest konsultacja IT. To moment, w którym zbieramy informacje na temat Twoich potrzeb oraz oczekiwań i w oparciu o nie przygotowujemy prezentację rozwiązania najlepiej spełniającego te wymogi. Tworząc ofertę korzystamy m.in. ze wsparcia oraz doświadczenia naszych wdrożeniowców. To ważny element pozwalający już na samym początku przedstawić najbardziej optymalne i kompleksowe rozwiązania dla Twojego przedsiębiorstwa.

Wstępną analizę potrzeb klienta wykonujemy w oparciu o serię pytań. Pozwalają nam one nie tylko doprecyzować Twoje potrzeby, ale również zrozumieć charakter Twojego biznesu. Jest to bardzo istotne, gdyż oferowane przez nas oprogramowanie to narzędzie, które będzie rozwijać się wraz z Twoim przedsiębiorstwem, wspierając działy oraz procesy biznesowe (obecne i przyszłe).

Pytania, jakie zadajemy naszym klientom to m.in.:

• Jakie funkcjonalności powinien posiadać system? Za co ma odpowiadać? Jakie działy lub procesy biznesowe ma wspierać?
• Jaki jest termin na realizację zamówienia?
• Ilu użytkowników ma korzystać z oprogramowania?
• Czy firma posiada już oprogramowanie? Jeśli tak, to czy planowana jest integracja z nowym system?
• Czy nowy system ma zastąpić inne oprogramowanie IT? Jeśli tak, to czy planowana jest migracja danych?
• Czy system ma obsługiwać jedną czy kilka firm? Korzystać z tak zwanej funkcji „wielofirmowości”.
• Czy program ma posiadać różne wersje językowe?
• Czy oprogramowanie ma być stworzone z wykorzystaniem określonej technologii?
• Jak użytkownicy mają się łączyć z oprogramowaniem? Przez serwer, internet czy urządzenia mobilne? Innymi słowy czy aplikacja ma być desktopowa, mobilna czy webowa? A może 3w1?

Na samym początku ważnym jest również ustalenie, jaki rodzaj oprogramowania interesuje klienta – czy jest to system dedykowany, czy rozwiązanie pudełkowe? Warto jednak pamiętać, że gotowe oprogramowanie wcale nie wyklucza możliwości wprowadzenia dedykowanych dodatków programistycznych.

Może się okazać, że standardowy system ERP (taki jak np. Comarch ERP Optima) nie jest rozwiązaniem wystarczającym dla Twojej firmy. Chcąc uniknąć kosztów związanych z przygotowaniem nowego systemu, możesz skorzystać z opcji stworzenia przez naszych programistów dedykowanych dodatków. Z nimi pudełkowe oprogramowanie zostanie dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy – w krótszym czasie i mniejszym kosztem.

Warto sobie również zadać pytanie: czy system ma działać w chmurze? O ile koszty wdrożenia takiego rozwiązania nie różnią się od innych wdrożeń, to abonament płacony za tą usługę uwzględnia prawa do nowych wersji systemu. Oznacza to, że nie będziesz musiał dodatkowo płacić za kolejne aktualizacje, zapewniając tym samym ciągłość pracy na programie oraz jego zgodność z obowiązującym prawem. W modelu cloud zyskujesz również dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie.

Jeśli jesteś zainteresowany postawieniem oprogramowania na serwerze, to nasi konsultanci również mogą Ci w tym pomóc.

Gdy mamy już zebrane wszystkie istotne dla nas informacje, przygotowujemy prezentację rozwiązania, które naszym zdaniem najlepiej spełni Twoje oczekiwania oraz potrzeby.

Jeśli jest to oprogramowanie pudełkowe, to:

• zaprezentujemy Ci jego działanie,
• wskażemy, które moduły najlepiej sprawdzą się w Twojej działalności,
• pokażemy, w jaki sposób system pomoże w optymalizacji procesów biznesowych,
• jeśli to potrzebne, zaproponujemy dedykowane dodatki, uzupełniające system i dopasowane do indywidualnych potrzeb Twojej firmy.

Prezentując Ci system dedykowany:

• przedstawimy podobne rozwiązania, które wykonaliśmy dla innych klientów,
• wskażemy funkcje, które usprawnią działanie Twojego biznesu,
• przygotujemy makiety poglądowe, by zobrazować wstępny wygląd systemu,
• pokażemy krok po kroku jak wygląda nasz proces tworzenia aplikacji dedykowanej.

Gdy konsultacje IT zostają zakończone i zapada decyzja o współpracy, przechodzimy do kolejnego etapu, którego celem jest szczegółowe przygotowanie wdrożenia systemu.

Analiza przedwdrożeniowa – jak przebiega?

Analiza przedwdrożeniowa, to inaczej analiza IT potrzeb biznesowych klienta. Podczas jej przebiegu analizujemy sytuację Twojej firmy oraz to, jakie narzędzia IT najlepiej usprawnią jej procesy. Oczywiście charakter takiej analizy jest zależny od rodzaju oprogramowania, na które się zdecydujesz – dedykowane czy pudełkowe.

Analiza biznesowa IT dla aplikacji dedykowanej, to nic innego jak przygotowanie projektu funkcjonalnego tego rozwiązania. Zawiera ona szczegółowy opis następujących elementów:

• funkcjonalności oprogramowania,
• architektury systemu,
• zastosowanych w nim technologii,
• wyglądu interfejsu użytkownika.

Na podstawie tych ustaleń w dalszych etapach system jest projektowany, programowany oraz wdrażany.

Analiza przedwdrożeniowa oprogramowania gotowego skupia się przede wszystkim na przygotowaniu konfiguracji programu pod potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. W trakcie jej przebiegu ustalamy szczegóły dotyczące tego, jak system ma działać i co wykonywać, czyli:

• jakie procesy ma wspierać,
• jakie działy firmy będą na nim pracować,
• czy potrzebne są dodatki programistyczne.

Warto zaznaczyć, że w przypadku gotowych rozwiązań IT wyróżniamy takie rodzaje analiz, jak:

• analiza dziedzinowa – opierająca się o zbadanie potrzeb i metody pracy obszarów firmy, np. księgowości, magazynu, produkcji, sprzedaży, logistyki etc.; funkcjonalności oprogramowania są w niej dopasowywane do indywidualnych wymagań danego działu.
• analiza procesowa – przedmiotem audytu są procesy biznesowe zachodzące w firmie; analiza ta zawiera w sobie elementy analizy dziedzinowej, jednak skupia się na określonej ścieżce, która może przecinać kilka firmowych działów, np. proces zamówienia, wytworzenia i wysłania produktu.

Wybór pomiędzy analizą dziedzinową a procesową zależy od charakteru oprogramowania. Innymi słowy, decyduje czy system oferuje bardziej modułowe rozwiązania, czy zarządzanie ścieżką procesów biznesowych.

Niezależnie od wybranego rozwiązania, analiza IT może zawierać również:

• definicje słowników systemowych – inaczej typy słowników występujących w programie, np. słownik rodzajów płatności, który zawiera terminy form płatności – gotówka, przelew, przedpłata etc.
• informacje dotyczących migracji danych – jakie dane mają być migrowane i z jakich systemów?
• opis planowanych integracji z innymi systemami i urządzeniami.

Podczas prac analitycznych tworzony jest harmonogram przyszłych działań, rozbity już na poszczególne etapy. Jest to plan pracy zarówno dla naszego zespołu wdrożeniowego, jak i osób współpracujących z nim w Twojej firmie. Pozwala on nie tylko wyznaczyć terminy wprowadzania kolejnych zmian, ale również dostarczania informacji, danych czy zgód pozwalających na przejście do kolejnego etapu prac. To forma zabezpieczenia płynności przebiegu wdrożenia dla obu stron.

Analizy IT wykonujemy przeważnie w oparciu o model Waterfall. To rodzaj metodyki, której głównym celem jest stworzenie szczegółowej analizy przedwdrożeniowej, stanowiącej silny fundament dla dalszych prac programistycznych. Jest ona przez nas stosowana zarówno w analizie biznesowej oprogramowania dedykowanego, jak i systemów pudełkowych.

Informacje do analiz zbieramy w oparciu o rozmowy z zarządem oraz pracownikami Twojej firmy. Przeprowadzamy audyt IT, by nie tylko zrozumieć zachodzące procesy, ale również poznać potrzeby biznesowe i kierunki rozwoju Twojego przedsiębiorstwa. Na podstawie tych wiadomości przygotowujemy elastyczne narzędzie, które usprawni obecne działania i będzie się rozwijać oraz dopasowywać do nowych potrzeb Twojego biznesu.

Faza analizy IT zajmuje około 6 tygodni. Po jej zakończeniu konsultujemy się z Tobą, omawiając wnioski, odpowiadając na pytania i tłumacząc w razie potrzeby planowane działania.  Nierzadko okazuje się, że pierwotne założenia ulegają podczas analizy zmianie. Pojawiają się nowe potrzeby i rozwiązania dla usprawnienia Twojego biznesu.

Gdy etap analizy jest już zakończony, a wybrane przez Ciebie rozwiązanie IT wymaga prac programistycznych, przechodzimy do kolejnej fazy działania.

Projektowanie systemu IT krok po kroku

Po stworzeniu i zaakceptowaniu harmonogramu prac, rozpoczynamy projektowanie systemu IT.  Tworząc nasze dedykowane rozwiązania korzystamy z różnych metodyk działania, które dopasowujemy indywidualnie pod Twoje potrzeby. Ich wybór jest determinowany stopniem zaangażowania Ciebie i Twojego zespołu w proces przygotowania aplikacji.

Współpracę możemy poprowadzić następującymi metodami:

• metoda kaskadowa (eng. Waterfall) –zwana też metodyką tradycyjną; całość prac opiera się o szczegółowy plan działań i następujące po sobie czynności; inaczej mówiąc nasi developerzy pracują zgodnie z wyznaczonym harmonogramem, a Ty i Twój zespół testujecie i akceptujecie już gotowe moduły systemu.
• zwinne projektowanie (eng. Agile/Scrum) – tworzenie aplikacji w zgodzie z tą metodą opiera się o prace programistyczne w tzw. sprintach, czyli krótkich, mierzalnych etapach, w czasie których posiadasz stały wgląd w postęp działań; praktyka ta pozwala na zaimplementowanie twoich uwag we wcześniejszych etach tworzenia oprogramowania.

Należenie od tego, na jaką metodę pracy się zdecydujesz, zawsze możesz liczyć na pełne wsparcie naszych specjalistów. Udzielą oni odpowiedzi na nurtujące Cię pytania oraz wyjaśnią wszelkie niejasne punkty.

Wartym jest również zaznaczenia, że nasze projekty tworzymy w zgodzie z założeniami UCD (eng. User-Centered Design). Innymi słowy, dbamy o to, aby strona wizualna interfejsu użytkownika była łatwa w odbiorze. Projektując systemy zwracamy dużą uwagę na wytyczne związane z UX ( eng. User Experience), gdyż zdajemy sobie sprawę, że intuicyjność w użytkowaniu systemu ma istotny wpływ zarówno na komfort pracy, jak i jej poziom oraz szybkość.

Ważnym elementem projektowania dedykowanego rozwiązania IT jest również dobór odpowiednich technologii. Jest on zależy m.in. od charakteru systemu – to znaczy czy będzie on działać desktopowo, mobilnie, webowo czy łączyć wszystkie te trzy opcje w sobie. Inny kluczowy element przy tym wyborze to kwestia obsługi bazy danych czy sposób, w jaki stworzymy całe zaplecze techniczne systemu.

W Kotrak korzystamy z najpopularniejszych i najlepszych technologii projektowania aplikacji. Pozwalają one na tworzenie elastycznych rozwiązań, które odpowiedzą zarówno na Twoje dzisiejsze potrzeby biznesowe, jak również pozwolą oprogramowaniu rozwijać się wraz z Twoją firmą.

Po zakończeniu prac projektowych przechodzimy do kolejnego etapu jakim jest programowanie i testowanie systemu.

(Przeczytaj więcej o tym jak powstaje aplikacja dedykowana i projektowaniu w zgodzie z zasadami UX/UI)

Programowanie i testowanie systemu

Gdy projekt funkcjonalny jest już gotowy oraz zaakceptowany, przechodzimy do fazy programowania i testowania systemu. Obecnie te dwa etapy są ze sobą nierozerwalnie połączone, co pozwala na szybsze wykrywanie nieścisłości w aplikacji, a tym samym ich natychmiastową eliminację.

Testerzy to nikt inny, jak pierwsi użytkownicy Twojego przyszłego oprogramowania. Otrzymują oni wytyczne dotyczące jego funkcjonalności i tego, jak powinny działać, a następnie sprawdzają na ile produkt pokrywa się z tymi wymaganiami.

Prócz wykrycia potencjalnych błędów w jego działaniu, praca testerów pozwala również na podniesienie:

• jakości systemu,
• jego wartości,
• zaufania do oprogramowania Twoich pracowników oraz klientów.

Szybkie wykrywanie usterek podczas wczesnych prac programistycznych umożliwia zaoszczędzenie na czasie przygotowania programu oraz kosztach produkcji. Po tak wykonanej pracy zyskujesz pewność, że końcowy produkt będzie działać płynnie i bez zarzutów.

Teraz możemy przejść do etapu wdrożenia rozwiązania w Twojej firmie.

(Przeczytaj więcej o tym, dlatego warto testować oprogramowanie)

Jak wygląda wdrożenie systemu informatycznego w firmie?

Forma i czas wdrożenia systemu informatycznego w Twojej firmie jest zależna od rodzaju oprogramowania, na które się zdecydujesz, jak i wielkości Twojego przedsiębiorstwa. Jeśli wybrałeś standardowy program, niewymagający dodatkowych prac programistycznych, to działanie na nim rozpoczniesz w stosunkowo szybkim czasie.  Jeśli jednak wdrażany system jest rozbudowany, a Twoja firma posiada wiele oddziałów, w tym również międzynarodowe, i realizuje skomplikowane procesy biznesowe, to czas wdrożenia się wydłuża.

Uruchamianie systemu koordynują zespoły w skład, których wchodzą nasi konsultanci z obszarów księgowości, produkcji, zarządzania czy logistyki. Im program jest bardziej rozbudowany, tym zespoły te są uzupełniane o nowych specjalistów, również programistów. Nadzorują oni m.in. migrację danych, integrację oprogramowania z innymi aplikacjami oraz urządzeniami czy testują, jak aplikacja działa w środowisku Twojej firmy.

Po zakończonej fazie wdrożenia, przeprowadzamy kompleksowe szkolenia dla Twoich pracowników z obsługi nowego rozwiązania IT. Nasi specjaliści nie tylko prezentują, jak działają poszczególne funkcje systemu, ale również towarzyszą nowym użytkownikom w trakcie przeklikiwania się przez nie, na bieżąco odpowiadając na pytania powstałe w trakcie pracy.

Po zakończonych szkoleniach oddajemy system do Twojego użytkowania, oferując możliwość jego dalszego rozwoju i opieki technicznej.

(Przeczytaj więcej o integracji systemów IT)

Wsparcie asysty technicznej i stały rozwój oprogramowania pod potrzeby firmy

Naszym klientom oferujemy kompleksową opiekę asysty powdrożeniowej, jak również możliwość rozwoju aplikacji, by dotrzymywała kroku Twojej firmie w zmieniających się warunkach rynkowych.

Z klientami zawieramy umowy SLA – Service Level Agreement. Są one obecnie uważane za standard, świadczący o jakości wykonywanych przez firmę IT usług informatycznych. Taka umowa zawiera zapisy regulujące zakres oraz czas w jakim helpdesk musi zareagować na zgłoszoną przez Ciebie usterkę lub problem.

Nasz zespół asysty technicznej oraz helpdesku składa się z kilkudziesięciu doświadczonych specjalistów. Każdemu z klientów, podpisujących z nami umowę serwisową, przydzielamy indywidualnego opiekuna, tzw. Suport Service Managera. Ta praktyka pozwala na szybką reakcję na ewentualne usterki, jak również zapewnia Ci bycie na bieżąco z informacjami dotyczącymi aktualizacji Twojego oprogramowania.

Inną stosowaną przez nas metodologią działań jest Continual Service Improvement, czyli proces Ustawicznego Doskonalenia Usług. Celem tej praktyki jest dostosowywanie rozwiązań IT do ciągle zmieniających się potrzeb biznesowych. Pozwala ona na utrzymanie wysokiej jakości stworzonych systemów oraz ich aktualizację do nowych potrzeb i prawa.

Zarówno SLA, jak i Continual Service Improvement zaliczane są do zbioru dobrych praktyk ITIL (eng. Information Technology Infrastructure Library) i obecnie są uznawane za obowiązkowe etapy życia wysokiej jakości usług IT.

(Przeczytaj więcej na temat Continual Service Improvement i Service Level Agreement)