Jaki system do zarządzania szkoleniami wybrać?

W dzisiejszych czasach efektywne zarządzanie szkoleniami w firmie to nie tylko kwestia podnoszenia kwalifikacji pracowników, ale również kluczowy element strategii rozwoju organizacji. Dzięki temu popularność szkoleń rośnie, a firmom szkoleniowym znacząco ułatwiają funkcjonowanie dobrze dobrane systemy do zarządzania.  W tym artykule omówimy, jakie funkcjonalności powinien posiadać dobry system do szkoleń, jak podejść do budżetowania i raportowania oraz jakie udogodnienia powinien oferować zarówno szkoleniowcom, jak i uczestnikom.

 Z naszego tekstu dowiesz się:

• Jakie funkcjonalności powinien mieć system do zarządzania szkoleniami?
• Budżetowanie i raportowanie szkoleń
• Udogodnienia dla szkoleniowców oraz uczestników szkoleń
• Prowadź szkolenia efektywnie z obiegiem elektronicznym

Jakie funkcjonalności powinien mieć system do zarządzania szkoleniami?

Wybór odpowiedniego systemu do zarządzania szkoleniami jest kluczowy dla skutecznego przeprowadzania szkoleń. Taki system powinien oferować szeroką gamę funkcji, które ułatwią zarządzanie procesem szkoleniowym od początku do końca – od stworzenia listy  obecności, ustalenie grafiku, po wystawienie certyfikatów i przeprowadzenia ankiet satysfakcji.

Przede wszystkim, centralizacja zarządzania szkoleniami i przeniesie wszystkich procesów do jego programu z wielu miejsc (różne systemy, arkusze Excel, narzędzia Microsoft, poczta elektroniczna, kalendarze online) umożliwia łatwiejszą kontrolę nad harmonogramami pracy szkoleniowców, uczestnikami, materiałami szkoleniowymi, obiegiem dokumentów. Dodatkowo, funkcje monitorowania postępów uczestników, takie jak śledzenie ukończonych modułów, testów i ocen są niezwykle ważne.

Równie istotna jest możliwość personalizacji programów szkoleniowych, możliwość integracji z istniejącymi systemami HR, narzędziami do wideokonferencji i platformami e-learningowymi oraz dostępność na różnych urządzeniach, w tym na smartfonach i tabletach.

Klucze funkcjonalności systemu do zarządzania szkoleniami:

• centralizacja zarządzania całym procesem szkoleniowym,
• synchronizacja kalendarzy,
• wysyłanie powiadomień i alertów o terminach,
• możliwość tworzenia scenariuszy szkoleń,
• tworzenie macierzy kompetencji,
• automatyzacja działań,
• tworzenie szablonów działania, procesów i materiałów,
• elektroniczny obieg dokumentów oraz zadań,
• możliwość wystawiania dokumentów np. certyfikatów, faktur, list obecności,
• tworzenie i analiza ankiet,
• synchronizacja z innymi narzędziami (w przypadku przeprowadzania szkoleń online np. xz Microsoft Teams),
• zarządzanie zasobami np. dostępność instruktorów, materiałów, sal, licencji programów
• zarządzanie kosztami i budżetowanie.

Budżetowanie i raportowanie szkoleń

Budżetowanie i raportowanie to kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu do zarządzania szkoleniami. Odpowiedni system powinien umożliwiać generowanie szczegółowych raportów dotyczących uczestników, postępów, wyników testów oraz efektywności szkoleń. Planowanie i monitorowanie kosztów związanych z organizacją szkoleń jest równie ważne, ponieważ pozwala lepiej kontrolować wydatki i oceniać zwrot z inwestycji.

Narzędzia do analizy danych pomagają zidentyfikować trendy i obszary wymagające poprawy, a automatyzacja procesów, takich jak generowanie raportów i powiadomień, oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.

Budżetowanie to proces, które jest niezwykle ważnym w pracy projektowej, a w ten sposób może traktować właśnie przeprowadzenia szkoleń. Budżetowanie to przede wszystkim kontrola wydatków. W tym przypadku jest ona związana przede wszystkim z:

• rentownością grup szkoleniowych
• zatrudnianiem konkretnych szkoleniowców
• kosztem materiałów szkoleniowych
• opłatami związanymi z utrzymaniem systemów/platform, na których pracujecie w trakcie szkoleń
• kontrolą pozostałych wydatków związanych z wynajmem lokali, wyżywieniem, delegacjami itp.

(Sprawdź, jak wybrać program do budżetowanie do firmy?)

Odpowiednie przeprowadzone budżetowanie pozwala na kontrolę wydatków, utrzymanie płynności finansowej firmy określę umożliwia określenie środków, które może przeznaczyć na rozwój biznesu. Intuicyjny i efektywny program do budżetowanie nie tylko wspiera i ułatwia ten proces, ale czyni go również bardziej efektywny im pozwala zautomatyzować pewne czynności.

Udogodnienia dla szkoleniowców oraz uczestników szkoleń

Efektywny system do zarządzania szkoleniami powinien być wygodny zarówno dla szkoleniowców, jak i uczestników. Szkoleniowcom ułatwia wystawianie dokumentów, sprawdzanie list obecności, dotrzymywanie terminowości, sprawdzanie testów oraz usprawnia szereg innych działań przyspieszających pracę.

Uczestnicy szkolenia mogą liczyć na dostęp do wszystkich informacji w jednym miejscu nawet w trybie mobilnym. Dodatkowo wszystkie dyspozycje, uwagi, wnioski mogą wykonywać poprzez system do zarządzania o dowolnej porze bez potrzeby bezpośredniego kontaktu z personałem. Kolejne ważne funkcje dla uczestników to:

• • synchronizacja kalendarzy,
  • automatyczne otrzymywanie powiadomień o nieobecnościach instruktorów, przekładaniu zajęć czy ewentualnych awariach platform (w przypadku szkoleń online),
  • dostęp do materiałów oraz potrzebnych dokumentów,
  • automatyczne generowanie certyfikatów.

(Sprawdź, jak zapanować nad nieporządkiem w dokumentach w firmie)

Prowadź szkolenia efektywnie z obiegiem elektronicznym

Elektroniczny obieg dokumentów to klucz do efektywnego prowadzenia szkoleń. EOD daje wiele korzyści takich jak:

• możliwość elektronicznej archiwizacji dokumentów,
• sprawny przepływ informacji
• usprawnienie procesu akceptacji dokumentów,
• kontrola nad etapem projektu,
• możliwość wysłania przypomnień i alertów,
• eliminacja błędów.

Szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji, lepsze zabezpieczenie danych oraz mniejsze obciążenie dla środowiska to korzyści, które wynikają z zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów.