Rewdrożenie Comarch ERP XL w firmie produkującej kosmetyki

Kotrak S.A. przeprowadził audyt obszarów takich jak: księgowość, logistyka oraz produkcja. Następnie zaproponował usystematyzowanie nazewnictwa w kartotekach produktowych, ponowne ułożenie procesów i dostosowanie do nich sposobów działania oprogramowania Comarch ERP XL.

Przebieg procesów w firmie naszego klienta jest następujący: po akceptacji oferty sprzedaży jest wystawiane zamówienie zakupu, tworzone jest zlecenie produkcyjne (ZP), realizowane jest zadanie, następnie wystawiane są dokumenty WM przez pracownika kontroli jakości, a na ich podstawie realizowana jest sprzedaż i wystawiana faktura sprzedaży.

Na każdym z etapów wprowadzono odpowiednie usprawnienia:

• Zamówienia zakupu – wcześniej wymagały około 2-3 godzin pracy. Obecnie, ponieważ system Comarch ERP XL jest spójny z rzeczywistością, zamówienie potrzebnych zakupów trwa maksymalnie 15 minut (włącznie z weryfikacją dostaw w toku, w oparciu o bilans stanu towarów). Bilans stanu towarów można w dowolny sposób filtrować, zależnie od tego, co interesuje pracownika naszego klienta. Jeśli coś jest już zamówione, to system pokaże, że w drodze jest odpowiednia ilość surowca. Oprogramowanie informuje również o tym, jaka ilość surowca jest dostępna na magazynie, jaka ilość jest zarezerwowana pod produkcję lub pod zamówienia. Bilans stanu towarów można sortować w różny sposób, np. po magazynie lub po dostawcy.
• Kartoteki produktowe – przykładem zmian wprowadzonych po audycie jest sposób nazywania kartotek produktowych. Szczegółowo przemyślano ich koncepcję i zaproponowano sposób na usystematyzowanie nazewnictwa – tak, aby ułatwić codzienną pracę i umożliwiać ekspresową identyfikację użytego produktu w ramach konkretnej technologii. Pierwsza litera kodu pomaga zidentyfikować czy skorzystano z: materiału (M), proszku (P), wypraski (W) czy wyrobu gotowego (G). Następna cyfra wskazuje na materiał / półprodukt własny (1) lub materiał / półprodukt powierzony przez klienta (2). Kolejne litery wskazują na rodzaj materiału oraz określają, czy półprodukt przeznaczony jest dla konkretnego klienta lub grupy klientów.
• Tworzenie zlecenia produkcyjnego – po zrealizowaniu zamówienia zakupu, towar trafia do firmy. To odpowiedni czas na to, by stworzyć zlecenie produkcyjne i zrealizować zamówienie. Oprogramowanie Comarch ERP XL wskazuje, co konkretnie należy wytworzyć, zarówno w zakresie produktów, jak i półproduktów. System w trakcie planowania weryfikuje, czy firma posiada wystarczającą ilość materiału na magazynie. Jeśli okaże się, że jest go za mało, wtedy w tym samym zleceniu planowana jest produkcja brakującego materiału. Oprogramowanie umożliwia określenie dodatkowych warunków w technologiach, np. planowanie zawsze minimum kilograma do wyprodukowania tego typu sytuacji.
• Wydruk kart pracy – po zaplanowaniu zlecenia drukowane są odpowiednie karty pracy. Każdy z działów produkcyjnych pracuje z wykorzystaniem innych wzorów kart, dopasowanych do specyfiki pracy. Karty pracy zawierają numer partii surowca, wpisywany w momencie przyjęcia na magazyn.
• Traceability – ten niezwykle ważny element jest kontrolowany w trakcie audytów, a także niezbędny w sytuacji konieczności wycofania skażonej partii. Dzięki poprawnemu wdrożeniu systemu Comarch ERP XL, nasz klient w łatwy sposób może pokazać audytorom, w jakich konkretnie zleceniach produkcyjnych, w jakich wyrobach i kiedy został użyty dany surowiec.W tym celu wykorzystywane są między innymi informacje z wyżej wymienianych kart pracy. Jeśli pracownik użył konkretnej partii surowców w określonej ilości, to nie dokonuje żadnych zmian na wydruku. Jeśli natomiast konieczna była modyfikacja, pracownik zaznacza zmiany w ilości użytego surowca na karcie pracy. Pracownik, który zbiera karty na każdej zmianie i wprowadza informacje do systemu, generuje RW na surowce użyte i PW na wyprodukowane produkty.
• Kontrola stanu towarów w firmie – obecnie jest ona prowadzona na bieżąco. Towar rozkładany jest na magazynie tak, aby wydanie nastąpiło wg FIFO i system Comarch ERP XL też pobiera materiały do zleceń według FIFO. W związku z tym, jeśli pracownik produkcyjny zauważy, że pobrał surowiec do partii z innym numerem niż ten wskazany przez oprogramowanie, zgłasza incydent, a rozbieżność jest od razu sprawdzana.