Czy integracja systemów IT ma sens?

Posiadanie oprogramowania komputerowego w firmie może być czynnikiem realnie wpływającym na przewagę konkurencyjną, optymalizację kosztów i usprawnienie przepływu informacji.

Co jednak zrobić, jeśli na przestrzeni lat wdrożyliśmy dwa różne systemy lub większą ich liczbę, a w efekcie nie było przełożenia na wartość dodaną, której oczekiwały różne działy w firmie? Z pomocą przychodzi integracja systemów IT, która jest coraz bardziej popularna i dobrze sprawdza się w każdej branży.

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Czym jest integracja systemów
• W jakich branżach integracje są popularne
• Czym jest integracja systemów z urządzeniami
• Czy integracja systemów zawsze jest możliwa
• Dlaczego warto integrować systemy IT
• Jak wybrać integratora systemów IT

Integrację systemów powinniśmy jednak rozważyć nie tylko w aspekcie komunikacji wdrożonych w organizacji systemów i aplikacji, które powinny się ze sobą komunikować. Warto także zastanowić się nad integracją, gdy planujemy zautomatyzować wymianę danych pomiędzy systemami w naszej firmie i systemami naszych partnerów biznesowych. Integracja może być pomocna także w przypadku przejęcia innej firmy, która pracowała już na jakimś rozwiązaniu i nie chcemy go zmieniać.

Czym jest integracja systemów IT?

Integracja systemów oznacza możliwość ich komunikacji i – ujmując sprawę bardzo prosto – pozwolić im nawiązać rozmowę. Można zintegrować dwa systemy lub większą ich liczbę, dzięki czemu mogą wymieniać między sobą dane.

Rozważając integrację systemów warto wziąć pod uwagę kilka aspektów:

typ integracji – możemy wybrać spośród dwóch opcji, to znaczy:

1) integracja pośrednia, przy wykorzystaniu zewnętrznego narzędzia wspomagającego komunikację (na przykład system EDI, ang. Electronic Data Interchange – Elektroniczna Wymiana Danych)

2) integracja bezpośrednia, czyli dedykowane, stworzone na indywidualne zamówienie, bezpośrednie połączenie między dwoma systemami – bez dodatkowych pośredników,

skalę integracji – warto przeanalizować na przykład, ile dokumentów i z jak dużą liczbą kontrahentów codziennie wymieniamy, aby móc zdecydować o wyborze typu integracji. Jeśli Twoja firma potrzebuje zintegrować ze sobą systemy, w których wymieniasz tysiące czy setki tysięcy dokumentów, to dużo efektywniejsza będzie dla Ciebie integracja bezpośrednia. Lepiej będzie więc skorzystać z usług integratora IT, którzy stworzy dedykowane połączenie między systemami. Z kolei jeśli działasz na mniejszą skalę, możesz spokojnie zdecydować się na integrację pośrednią,

sposób integracji – czyli, ujmując w prostych słowach, jak systemy mają ze sobą rozmawiać. Systemy posiadają tzw. API, czyli reguły, zgodnie z którymi się komunikują. Jeśli je znamy, możemy swobodnie wymieniać dane między dwoma różnymi rozwiązaniami IT. Możliwa jest także wymiana informacji poprzez protokoły komunikacyjne FTP, umożliwiające zdalne połączenie wielu serwerów. Kolejnym z dostępnych rozwiązań jest szyna danych – to produkt pozwalający na integrację między bazami danych,

typ komunikacji – komunikacja między systemami może być bezpośrednia lub musimy skorzystać z mapowania danych. Mapowanie polega na przypisywaniu znaczeń ze słownika jednego oprogramowania do tego samego elementu w słowniku drugiego z nich. Taki proces pozwala każdemu systemowi rozumieć, czego oczekuje użytkownik – mimo tego, że każdy system stosuje inne określenia na tę samą rzecz.

W kolejnej części opowiemy o tym, jakie firmy najczęściej decydują się na integrację systemów IT.

W jakich branżach integracje są popularne?

Integracja sprawdza się w przypadku wszystkich branż, natomiast w niektórych przypadkach jest ona szczególnie popularna – na przykład wśród sieci handlowych i ich dostawców.

Posiadając wielu dostawców, sieci handlowe stykają się z sytuacją, w której każdy kontrahent i partner może mieć własny system, w którym przechowuje informacje.

Dodatkowo, w tej sytuacji potrzebują wymieniać między sobą dużą liczbę dokumentów tj. faktury, zamówienia czy awiza wysyłki.

Jeśli oprogramowanie nie jest ze sobą zintegrowane, wymiana danych przebiega wolniej i jest związana z pracą człowieka. Sieć handlowa musi wysłać zamówienie, następnie jest ono przetwarzane, dostawca musi potwierdzić u siebie zamówienie, wystawić fakturę, a następnie wydać produkt z magazynu.

Z kolei dzięki integracji systemów dwóch współpracujących ze sobą firm, można od razu automatycznie zaakceptować zamówienie i wysłać fakturę. Odbywa się to dużo szybciej i bez konieczności udziału pracowników.

Tak samo może to wyglądać przy udostępnianiu stanów magazynowych dostawcom – tak, aby na bieżąco mogli analizować poziom zapasów wymaganych do procesu produkcji. Integrator e-commerce będzie z kolei przydatny w bieżącej aktualizacji własnych stanów magazynowych w przypadku właścicieli e-sklepów. Dzięki temu, że po każdej sprzedaży system IT rejestruje zmianę w stanie, ogranicza się liczbę potencjalnych błędów i podwójnych wydań.

Czym jest integracja systemów z urządzeniami?

Podobnie jak w przypadku integracji systemu z systemem, możliwa jest także integracja systemów z urządzeniami.

Jako przykład integracji urządzenia z systemem można podać między innymi integrację skanerów kodów kreskowych na halach magazynowych z oprogramowaniem magazynowym, co pozwala szybko zidentyfikować potrzebny produkt.

Kolejnym przykładem jest współpraca kasy fiskalnej z systemem sprzedażowym, co pozwala na swobodny dostęp do cyklicznych raportów, wystawianie dokumentów księgowych na podstawie paragonów oraz sprawną obsługę klientów sklepu.

Innym przykładem integracji urządzenia z systemem IT jest internet rzeczy (IOT, ang. Internet Of Things), z którym mamy do czynienia w codziennym życiu – na przykład przed wjazdem na parking galerii handlowej widzimy na elektronicznych tablicach, ile wolnych miejsc parkingowych znajdziemy na konkretnym poziomie.

Czy integracja systemów IT zawsze jest możliwa?

Integracja systemów praktycznie zawsze jest możliwa – różnią się jednak poziomem trudności. Trzeba wziąć pod uwagę dokumentację systemów, które muszą się ze sobą komunikować, to znaczy na przykład dokumenty bazy danych oraz API. Jeśli dokumentacja nie jest łatwo dostępna, a API nie jest gotowe, integracja wciąż jest możliwa – ale czasochłonna.

Dlaczego warto integrować ze sobą systemy IT?

Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych powodów, które powinny przekonać Cię do integracji systemów IT:

Automatyzacja – eliminujemy rutynowe i czasochłonne zadania wykonywane przez człowieka, natomiast pracownik może się skupić na bardziej odpowiedzialnych zadaniach,

efektywność kosztowa, optymalizacja kosztów – wykorzystując automatyzację możemy zaoszczędzić czas związany z wymianą danych, na przykład eliminując papierowe dokumenty wymieniane z kontrahentami,

łatwy dostęp do informacji – jeśli integrujemy system raportowy lub Business Intelligence, dzięki automatyzacji mamy dostęp do raportów dużo szybciej, niż gdybyśmy mieli ręcznie eksportować dane z jednego systemu i importować do drugiego,

unifikacja informacji – wprowadzamy dane do jednego systemu zamiast do dwóch czy więcej, integracja pozwala na ich automatyczne przeniesienie w razie potrzeby,

spójność danych – jeśli wprowadzamy je manualnie do kilku systemów, to łatwo jest popełnić gdzieś błąd, w ogóle nie wpisać gdzieś danych; integracja systemów pozwala zachować spójność i taką samą liczbę danych,

koszt integracji jest niższy niż koszt zakupu kolejnego systemu – obecnie cena integracji jest coraz niższa z powodu wzrastającej popularności tego typu rozwiązania,

integracja ogranicza liczbę potrzebnych licencji dla pracowników – dzięki temu, że dane z jednego systemu wyświetlane są w innym, niepotrzebne są już osobne licencje dla każdego pracownika,

możliwość pracowania na wybranych danych do raportów – integracja systemów pozwala nam uwzględniać konkretne, wybrane przez nas dane,

ułatwienie pracy operacyjnej – dzięki integracji skrócany jest czas obsługi i ułatwione jest przesyłanie danych między partnerami.

Ostatnią już część poświęcamy temu, czym się kierować przy wyborze integratora systemów IT lub urządzeń z systemami IT.

Jak wybrać integratora systemów IT?

Wybór integratora oprogramowania jest niezwykle ważny ze względu na to, że integracja systemów wiąże się także z możliwością modelowania procesów biznesowych na nowo i polepszania ich. Wybierając integratora wybierz firmę, która ma już doświadczenie w pracy z systemami różnych typów i na różną skalę, zarówno jeśli chodzi o integracje jednostronne (dane są wymieniane tylko w jedną stronę), jak i dwustronne (oba systemy eksportują i importują dane). Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wybrana metoda integracji pozwoli Ci cieszyć się pozytywnym rezultatem po zakończeniu prac.

Wpis przygotowany we współpracy z Pawłem Zawartką, Kierownikiem ds. rozwoju oprogramowania