Jak powstaje i ile kosztuje aplikacja dedykowana?

Coraz więcej firm nie chce gotowych rozwiązań IT – wybierają za to dedykowane rozwiązania dostosowane do ich biznesu. Często zdarza się, że nawet firmy pracujące w obrębie jednej branży mają zupełnie inne procesy biznesowe. Z tego powodu przedsiębiorstwa szukają dla siebie zindywidualizowanej, optymalnej drogi rozwoju.

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Jak powinieneś się przygotować do określenia swoich potrzeb?
• Jakie są etapy powstawania aplikacji dedykowanej?
• Jakie są wyzwania podczas wdrażania dedykowanej aplikacji?
• Ile kosztuje wytworzenie aplikacji dedykowanej i od czego zależy koszt wytworzenia aplikacji dedykowanej?
• Czy w długiej perspektywie koszt aplikacji dedykowanej jest niższy czy wyższy od gotowego oprogramowania?

Aplikacje dedykowane polecane są przede wszystkim tym firmom, które nie potrafią znaleźć na rynku odpowiedniego, gotowego oprogramowania i potrzebują rozwiązania dopasowanego do potrzeb ich działalności oraz procesów biznesowych. Zaletą systemu dedykowanego jest także możliwość uczestniczenia Twojej firmy w procesie budowania koncepcji produktu. W ten sposób zostanie wykorzystane Twoje długoletnie doświadczenie w branży i będziesz mógł wspierać proces wytwarzania aplikacji poprzez bieżący kontakt z dostawcą.

Bardzo często takie szyte na miarę aplikacje, dokładnie odzwierciedlające Twoje wewnętrzne procesy, budują przewagę konkurencyjną na rynku. Dzięki unikatowej aplikacji masz pewność, że Twoje nowe rozwiązanie IT jest wykorzystywane tylko przez jedną firmę z danej branży.

Jak powinieneś się przygotować do określenia swoich potrzeb?

Przede wszystkim, powinieneś być świadomy wymagań:

1. Funkcjonalnych – czyli tego, co ma robić aplikacja, jak ma to robić, kto będzie jej używał, w jaki sposób zmieni, rozszerzy lub zastąpi dotychczasowe procesy biznesowe.

Przykładowo, jeśli wdrożymy w Twojej firmie sklep internetowy, prawdopodobnie część zadań wykonywanych obecnie przez pracowników zostanie zautomatyzowana, a nawet całkowicie zastąpiona – Twój klient będzie mieć możliwość składania zamówień przez sklep internetowy, bez konieczności wizyty w oddziale firmy czy przez telefon.
Warto być świadomym swoich procesów biznesowych oraz wiedzieć, czy – i w jaki sposób – nowy system ma być zintegrowany lub zsynchronizowany z dotychczas posiadanymi aplikacjami.
Przykładowo, jeśli oczekujesz stworzenia aplikacji webowej do wyświetlania raportów, powinieneś ustalić, czy dane będą wprowadzane bezpośrednio do aplikacji, czy też planujesz integrację z innym systemem i korzystanie z istniejącej już bazy danych.

2. Niefunkcjonalnych / pozafunkcjonalnych – ten aspekt polega na określeniu ram dla funkcjonalności, tzn. zawężamy skalę projektowanego rozwiązania. Decydujemy wtedy o:

Oczekiwanym poziomie bezpieczeństwa aplikacji (tzw. cyberbezpieczeństwo) – jeśli Twoja firma zajmuje się przekazami pieniężnymi i musi pozostawać w zgodzie z prawem lokalnym, poziom bezpieczeństwa musi być odpowiednio wysoki.

Roli skalowalności aplikacji i jej wydajności (tj. zdolności do wydajnego działania przy rosnącym obciążeniu) – jeśli Twoja firma się rozwija, to stopniowo będzie przybywać użytkowników systemu i Twoja aplikacja musi być wtedy wciąż wydajna.
Poziomie wydajności i skali projektu.

Lokalizacji i języku aplikacji – gdzie aplikacja będzie używana, co pozwala przygotować architekturę rozwiązania do dodawania kolejnych wersji językowych; pamiętaj również, że istotne różnice będą występowały w przypadku tych krajów, w których pisze się od prawej do lewej strony.

Technologiach – warto wybrać takiego dostawcę oprogramowania który wie, co się obecnie dzieje na rynku, zna nowinki technologiczne i potrafi dobrać odpowiednie technologie do Twoich potrzeb.

Infrastrukturze – hosting miejsca, gdzie software ma być zainstalowany.

Urządzeniach, na jakich ma działać aplikacja – ograniczenia tych urządzeń mogą wpływać na funkcjonalności zaprojektowanej aplikacji, np. jeśli oprogramowanie ma działać na dedykowanych urządzeniach magazynowych, z kolei aplikacja do zamawiania taksówek ma działać głównie na smartfonach.

RWD (Responsive Web Design) – określamy, jakie przeglądarki i rozdzielczości powinna obsługiwać aplikacja.

Jakie są etapy powstawania aplikacji dedykowanej?

Kiedy firma chce mieć autorskie rozwiązanie IT musi wiedzieć o tym, że aplikacja powstaje według określonych kroków:

– analiza przedwdrożeniowa – polega na określeniu, do czego ma służyć aplikacja, jakie cele ma realizować (optymalizacja kosztów czy maksymalizacja przychodów? A może oba te obszary są dla Ciebie równie ważne?). Analiza przedwdrożeniowa przeprowadzana jest przez:

• wewnętrzny dział IT lub Twoich analityków biznesowych,
• dostawcę systemu IT.

– utworzenie projektu funkcjonalnego – taki projekt ujmuje Twoje potrzeby w ramy technologiczne i produktowe (aplikacja desktop/mobile/web). Ważne jest, by określić czy aplikacja, która ma powstać, będzie funkcjonować w ramach innego, większego projektu, czy też jest niezależna. Projekt funkcjonalny przygotowuje firma, która jest dostawcą aplikacji.

Pożądane jest stworzenie zarysu aplikacji, który pozwoli dobrze zaprojektować jej fundamenty. To właśnie od nich zależy możliwość skalowania systemu w razie potrzeby.

– akceptacja kosztów
– wytwarzanie oprogramowania – harmonogram i czas trwania uzależnione są od wielkości aplikacji, skali oraz decyzji biznesowych.

Najmniejsze aplikacje powstają w około miesiąc, z kolei te większe mogą być w produkcji przez dwa lata. Ten etap najbardziej angażuje programistów, ale może także – bardziej lub mniej – angażować Twoją firmę. Możemy współpracować na dwa sposoby:

a) programiści pracują na podstawie spisanej listy funkcjonalności, a Ty dopiero po jakimś czasie wykonujesz testy akceptacyjne i decydujesz o wdrożeniu,

b) pracujemy w comiesięcznych przedziałach czasowych, dzięki czemu widzisz kolejne przyrosty oraz masz możliwość zmieniania priorytetów w trakcie

– testy – równocześnie z wytwarzaniem lub już po wytworzeniu aplikacji przeprowadzane są testy akceptacyjne

– decyzja o wdrożeniu, czyli uruchomienie aplikacji. To tak naprawdę początek życia aplikacji, po którym następują dalsze etapy: utrzymanie i rozwój

– utrzymanie – codzienne wsparcie helpdesku, lub jeśli nie jest to wymagane

– utrzymanie od strony architektury i infrastruktury (np. jeśli aplikacja w żaden sposób nie zmienia funkcjonalności, ale zwiększa się liczba użytkowników w wysokim sezonie lub trzeba opiekować się serwerem, na którym działa Twoja aplikacja)

– rozwój – Twój biznes się zmienia, trzeba więc też rozszerzać lub zmieniać system, reagować na błędy, np. gdy wejdziesz na nowy rynek.

Jakie są wyzwania podczas wdrażania dedykowanej aplikacji?

Jednym z wyzwań wdrożenia nowej aplikacji jest zmiana w organizacji związana ze zdefiniowaniem nowych lub optymalizacją dotychczasowych procesów biznesowych (ponieważ nie były wcześniej dokumentowane).

Przykładem takiej sytuacji jest system automatyzujący zadania wykonywane na co dzień przez Twojego pracownika, na przykład z działu transportu. Aby ten nie musiał sam optymalizować tras dostaw towaru czy produktu, robi to za niego oprogramowanie. Uwzględnia ono odległości między konkretnymi adresami dostawy, gabaryty samochodu i jego optymalne ułożenie na samochodzie.

Ile kosztuje wytworzenie aplikacji dedykowanej i od czego zależy koszt wytworzenia aplikacji dedykowanej?

Czasami posiadany przez Ciebie budżet już na początku definiuje kształt aplikacji (jej funkcjonalności lub elementy pozafunkcjonalne), a czasami wysokość nakładów finansowych wynika dopiero z analizy Twoich potrzeb. Istotną różnicą jest skala danego przedsięwzięcia – jak już wspominaliśmy wcześniej, na pewnym etapie należy podjąć decyzję, czy sklep internetowy ma obsługiwać wszystkie przeglądarki, czy aplikacja ma działać na wszystkich platformach w przypadku urządzeń mobilnych, ponieważ właśnie te elementy generują dodatkowy nakład pracy.
Istnieją różne podejścia do rozliczania projektów, między innymi:

1) zwinne podejście – znamy Twój budżet i termin realizacji (np. jeśli Twoja firma sprzedaje produkt sezonowy i potrzebujesz aplikacji na konkretną datę), a zakres funkcjonalności dostosowujemy do Twoich możliwości finansowych i czasowych

2) określamy czas i budżet – jeśli Twoja firma dokładnie już wie, czego oczekuje od systemu

Czy w długiej perspektywie koszt aplikacji dedykowanej jest niższy czy wyższy od gotowego oprogramowania?

Gotowy system ma stosunkowo niski próg wejścia, a koszt związany z dostępem polega np. na wykupieniu licencji do istniejącego rozwiązania. Należy jednak pamiętać, że wzrost liczby licencji i modyfikacja standardowych funkcjonalności wiążą się z wyższym kosztem i czasami długim oczekiwaniem na kolejne wersje dodawane przez producenta.

Firma zamawiająca aplikację dedykowaną staje się jej właścicielem i sama definiuje, w jaki sposób ma ona funkcjonować. Początkowo inwestycja może być większa, natomiast wraz z upływem czasu bieżące koszty utrzymania mogą być niższe, niż np. zakup kolejnej licencji.

Wpis został przygotowany we współpracy z Pawłem Zawartką.