Co to jest lean management i jak może pomóc Twojej firmie?

Dziś rozmawiamy z p. Mariuszem Szymochą, właścicielem Lean Partner, o narzędziach optymalizujących działalność firm.

Wywiad jest jednocześnie doskonałą okazją aby ogłosić, że niedawno podjęliśmy współpracę z firmą Lean Partner. Dzięki połączeniu sił możemy oferować naszym klientom kompleksową usługę z zakresu wdrażania zarówno oprogramowania, jak i metody lean management. Doświadczenie w podobnych branżach oraz wspólny cel, jakim jest chęć usprawniania codziennych zadań oraz komunikacji w firmach powodują, że razem możemy osiągnąć dużo więcej.

W naszym artykule omawiamy następujące zagadnienia:

• Co to jest lean management
• Jak pracuje firma Lean Partner
• W jakich branżach sprawdzi się lean management
• Jak przebiega współpraca z Lean Partner

Co to jest lean management

– Panie Mariuszu, skąd wzięła się nazwa “Lean partner” i co ona dokładnie oznacza? Czym się zajmujecie?

Słowo “partner” oznacza, że chcemy wspierać firmy w ich doskonaleniu się, być ich podporą. Doradzamy właścicielom przedsiębiorstw zarówno w wymiarze strategicznym, jak i operacyjnym. “Lean” pochodzi wprost z “lean management”. 

Mariusz Szymocha z firmy Lean Partner

– A co to jest lean management?

Jest to zbiór dobrych praktyk, dzięki którym firma działa sprawniej – ma większy zysk i zadowolonych pracowników. Jednym z kluczowych elementów jest dla nas zrozumienie tego, czego wymaga od firmy jej klient, za co ją ceni i za co chciałby jej płacić. 

Lean od strony praktycznej wymaga stosowania kilku zasad. Jedna z nich mówi, że pracownicy powinni traktować siebie nawzajem jak klientów i zastanowić się, czego powinni od siebie wymagać. W ten sposób świadomie wykonują dla siebie pracę, która jest dalece bardziej efektywna m.in. dlatego że wykonywana jest tak, aby dostarczyć to co konkretnie w danym czasie jest rzeczywiście komuś potrzebne. Istotną rolę pełni język komunikacji, który musi być precyzyjny – dla przykładu, ważne jest używanie języka liczb i faktów. Jeśli ktoś pyta, na kiedy należy dostarczyć produkt, a w odpowiedzi pada “ASAP” (ang. as fast as possible – możliwie jak najszybciej), to powinnyśmy zaraz zapytać o szczegóły “Ile konkretnie czasu to jest ASAP?” i “co jest dokładnie Tobie potrzebne, w jaki sposób chcesz wykorzystać to, co dla Ciebie zrobię”. Dzięki sprecyzowaniu informacji, możemy lepiej zrealizować wspólny cel. To z kolei przekłada się bezpośrednio na zwiększenie produktywności oraz zysków.

Jak pracuje Lean Partner

– Czym wyróżniacie się na tle swojej konkurencji i co stanowi o Waszej przewadze?

Przede wszystkim pracujemy w oparciu o konkretne, mierzalne cele, a następnie osiągamy rezultaty, na które się umawiamy z klientem. Jest to najczęściej podniesienie produktywności i skrócenie czasu realizacji zadań, obniżenie nakładów finansowych, zwiększenie marży oraz zysku. Jesteśmy na rynku już od 10 lat i cieszymy się zaufaniem. Nasi klienci to między innymi firmy, które prowadzą sprawozdawczość finansową i pracują zgodnie ze standardem stopy zwrotu oraz świadomie kształtują kulturę współpracy opartej o zasady Lean. W 80% przypadków w trakcie trwającego kontraktu, klienci zamawiają kolejne usługi i przedłużają z nami współpracę. Ich zadowolenie jest jednym ze wskaźników skuteczności naszej pracy.

– Jak długo trwa Wasza współpraca z klientem?

W przypadku pojedynczych projektów, zazwyczaj trwa ona kilka miesięcy. Dążymy jednak do tego, by już po krótkim czasie było widać pierwsze pozytywne zmiany. Przykładowo: dzięki temu, że pracownicy efektywniej ze sobą współpracują i sprawniej realizują zadania, klient dotrzymuje terminów, skraca się obieg pieniądza, a co najważniejsze, szef może za konkretne osiągnięcia dodatkowo wynagrodzić swój zespół. Wszyscy na tym korzystają.

Wielu klientów podejmuje z nami współpracę na dłuższy czas – kilkanaście miesięcy, lub nawet kilka lat. Dzieje się tak, ponieważ po sukcesie osiągniętym w trakcie realizacji pierwszego projektu, klienci po usprawnieniu np. produkcji, chcą także usprawnienia działu administracji czy księgowości. 

– Zapewne pojawiają się też zupełnie nowe obszary, przy obecnej dość dynamicznej sytuacji rynkowej?

Dokładnie tak – nasi klienci spotykają się z nowymi obszarami, które można usprawnić. Chciałbym zaznaczyć, że projekty realizujemy także we współpracy z zaufanymi partnerami, których cechuje doświadczenie w konkretnych branżach – IT, prawie, finansach. Dlatego też, nie tylko jesteśmy w stanie podnieść produktywność do konkretnego poziomu w oparciu o nasze metody, ale także sugerować, że dodatkowe 10% wzrostu produktywności zapewni odpowiednio dobrane oprogramowanie dla firmy. W ten sposób zapewniamy kompleksową obsługę.

W jakich branżach sprawdzi się lean management

– Dla jakich branż najczęściej pracujecie?

Zazwyczaj nasi klienci mają firmy produkcyjne i logistyczne. Pracujemy jednak także dla firm usługowych, IT, ubezpieczeniowych, banków, architektów, przedstawicieli opieki zdrowotnej – w tym szpitali, branży automotive.

– A czy jest jakaś branża, w której lean management się zupełnie nie sprawdzi?

Tam, gdzie się coś robi, zawsze można się zastanowić, czy da się to zrobić w krótszym czasie, efektywniej, bardziej optymalnie. Od branży ważniejsze jest to, czy klient wie czego oczekuje i steruje swoim zaangażowaniem w świadomy sposób. 

– Jaka jest świadomość tematyki lean management wśród właścicieli polskich firm?

Moje doświadczenia wskazują, że są trzy grupy klientów. 

Do pierwszej z nich zaliczam tych doświadczonych w zakresie Lean. Spotykamy się z osobami i szefami bardzo świadomymi, którzy doskonale znają potencjał lean management. Po zapoznaniu się z wymaganiami takich klientów (którzy mogą na przykład mieć wyzwania z za wysokimi kosztami), zrozumieniu charakteru ich pracy i po analizie, dajemy klientowi informację zwrotną. Informujemy, że realnym celem do spełnienia jest obniżenie kosztów o 30%, skrócenie czasu realizacji zadań o 20%, podniesienie produktywności o 17%. Oczywiście, gdy z analizy wynika, że założone przez niego cele nie są możliwe do spełnienia, mówimy o tym wprost – na przykład gdy wiemy, że cięcie kosztów spowoduje znaczne pogorszenie danego obszaru i należy go wręcz doinwestować.

Do drugiej grupy zaliczam osoby, które słyszały niewiele o Lean, ale chcą spróbować tej metody w swojej firmie. Ich motywację do zainteresowania się Lean stanowi głównie lektura, YouTube, konferencja lub opinia znajomego. W takim przypadku współpracę zaczynamy od pokazania, jak działa Lean, co mogą dzięki Lean osiągnąć, jakie są krytyczne warunki do spełnienia. Zapraszamy takie osoby na wizytę referencyjną, by na konkretnym przykładzie pokazać, jak działamy.

Istnieje też trzecia grupa, która nigdy wcześniej nie słyszała o lean management, ale lubi się uczyć i bierze udział w szkoleniu, warsztatach czy też dowiaduje się o tym systemie zarządzania na studiach, po czym zgłasza się do nas po więcej informacji.

Jak przebiega współpraca z Lean Partner

– W jaki sposób przebiega Wasza współpraca z klientem – czy zawsze proces wygląda tak samo?

Wypracowaliśmy 2 sposoby współpracy z naszymi klientami. Gdy jest mało czasu, a klient oczekuje bardzo szybkiego wprowadzenia zmian, prowadzimy warsztaty dla kluczowych pracowników. Przeprowadzamy ich przez cały proces, towarzyszymy im w nauce, na bieżąco podpowiadamy rozwiązania. Sporą zaletą takiego rozwiązania jest to, że wiedza zostaje w danej firmie, ponieważ to jej pracownicy przeprowadzają zmianę.

Gdy jest więcej czasu na realizację projektu, po przeprowadzeniu wstępnej analizy, prowadzimy projekt z konkretnym zespołem klienta. Pracujemy zgodnie ze schematem PDCA (ang. Plan – Do – Check – Act, zaplanuj, wykonaj, sprawdź czy i jak działa nowe rozwiązanie, popraw lub wprowadź jako standard), który pozwala na identyfikowanie potrzeb, wspólne planowanie działań i późniejszy monitoring efektów. Gdy etap projektu zakończył się sukcesem, spisujemy dobre praktyki. Jeśli zaś coś wymaga poprawek, prowadzimy spotkanie nazywane retrospektywą. Polega ono na omówieniu doświadczeń i wyciągnięciu wniosków tak, by następnym razem zwiększyć efektywność. Następnie, mając na uwadze uzyskane doświadczenie, rozpoczynamy kolejny etap projektu, monitorujemy efekty i zmianę w kulturze organizacji. Trwały i pozytywny efekt zmian, jest tym bardziej stabilny i szybki, jeśli jeśli wspierają go osoby świadome celu i podejmowanych działań. W tym konkretnym przypadku firma zyskuje podwójnie.

– Czy jest gdzieś granica usprawniania, czy firmę można ulepszać bez końca?

Niektórzy twierdzą, że warto usprawniać bez końca, ale ja postawię sprawę uczciwie: to się nie opłaca. W optymalizacji procesu dochodzi się do momentu, gdzie kwoty nakładu przewyższają zyski. Ograniczeniem może być poziom zaawansowania technologii, ludzkie umiejętności, czy też odpowiedź na pytanie “Za co nasz klient jest skłonny zapłacić nam więcej?”. Jeśli ceni bardziej pracę wykonywaną przez człowieka w 3 dni, niż pracę wykonaną przez robota w 5 minut, to daje nam jasną odpowiedź na pytanie “Gdzie leży granica optymalizowania procesów?”.

Dziękuję za rozmowę!