Czym jest WMS i jaki system do zarządzania magazynem wybrać?

Zarządzanie magazynem jest procesem wielowymiarowym: wymaga organizowania zadań pracowników magazynu, nadzorowania zajętości magazynowych półek, czy współpracy z zewnętrznymi firmami kurierskimi. Narzędziem, które wydajnie wspiera wszystkie te obszary, jest oprogramowanie WMS. W poniższym wpisie odpowiemy na pytanie „Co to jest system WMS”, jakie operacje wspomaga system WMS, a także jakie są najważniejsze korzyści wynikające z wdrożenia WMSa.

Nasz artykuł przybliży Ci następujące tematy:

• Czym jest system WMS?
• Budowa systemu WMS
• Najważniejsze funkcje systemu WMS
• Główne zadania systemu WMS, czyli do czego jest potrzebny?
• Zastosowanie systemu WMS — gdzie się sprawdzi?
• Integracja i komunikacja z systemem WMS
• Korzyści z zastosowania systemu WMS
• Ile kosztuje system WMS?
• Wybór firmy wdrażającej system WMS

Czym jest system WMS?

System WMS, ang. Warehouse Management System, to kompleksowy system zarządzania magazynem lub centrum logistycznym. WMS (np. taki jak Kotrak WMS) to oprogramowanie stworzone do efektywnego zarządzania operacjami magazynowymi oraz przepływami towarów w przedsiębiorstwach. Stanowi kluczowy element w optymalizacji łańcucha dostaw, umożliwiając ulepszenie przebiegu procesów składowania, przesuwania i wydawania towarów, także w przypadku magazynów wysokiego składowania.

WMS jest aplikacją, z której można korzystać zarówno na komputerze, jak i na urządzeniu mobilnym (np. telefon, tablet). Na rynku dostępne są różne rodzaje WMSów, tzn.: samodzielne systemy WMS, systemy WMS będące częścią systemów ERP, a także systemy WMS w ramach systemów łańcucha dostaw (SCM, Supply Chain Management Systems).

Budowa systemu WMS

Jak jest zbudowany system WMS? Program magazynowy składa się z kilku kluczowych modułów, które współpracują ze sobą, tworząc spójną platformę do zarządzania magazynem. Podstawowe składniki systemu WMS to:

• moduł administracji – odpowiada za zarządzanie użytkownikami systemu, ich dostępami i uprawnieniami, a także – w przypadku dedykowanego oprogramowania magazynowego WMS – daje możliwość definiowania niestandardowych procesów,
• moduł słowników – zawiera informacje o towarach i grupach towarów, kontrahentach, a także typach jednostek logistycznych czy kodach kreskowych,
• moduł przyjęć i wydań – jest odpowiedzialny za realizację procesów przyjęć i wydań towarów, włącznie z generowaniem dokumentacji,
• moduł przesunięć – w systemie magazynowym WMS obsługuje relokację towarów w obrębie tego samego lub różnych magazynów,
• moduł kompletacji – odpowiada za stworzenie ścieżki kompletacji oraz pakowania,
• moduł inwentaryzacji – umożliwia planowanie harmonogramu i zarządzanie inwentaryzacją,
• moduł raportowania i analiz – pozwala wygenerować raporty, statystyki i analizy (np. jak wiele palet zostało rozłożonych o danej godzinie, który pracownik co dokładnie robi w chwili obecnej), które pomagają w podejmowaniu decyzji dotyczących efektywności operacyjnej.

W przypadku dedykowanego, stworzonego pod indywidualne potrzeby, dostawcy systemu WMS mogą dowolnie konfigurować moduły oprogramowania magazynowego tak, by w pełni odzwierciedlić zachodzące w konkretnej firmie procesy. Skalowalność i elastyczność systemu WMS, który został stworzony zgodnie z potrzebami konkretnej firmy, stanowi przewagę w stosunku do sposobu działania gotowego, pudełkowego systemu WMS.

Najważniejsze funkcje systemu WMS

System WMS usprawnia kontrolę nad dokładnym położeniem towaru znajdującego się na dowolnym magazynie i pozwala na maksymalne wykorzystanie przestrzeni oraz optymalizację dróg magazynierów poprzez automatyczne podpowiadanie adresów na magazynie, które charakteryzują się najmniejszym „kosztem” wymaganym do wykonania danej akcji.

Rozwiązanie klasy WMS oferuje szereg istotnych funkcji, mających na celu usprawnienie i usystematyzowanie operacji magazynowych:

• wsparcie pracowników w procesach przyjęcia towaru do magazynu, przesunięć międzymagazynowych, kompletacji towarów i wydawania towarów: system WMS umożliwia pracownikom magazynu sprawną realizację codziennych zadań. Wystarczy, że pracownik magazynu wybierze konkretne zlecenie, a system przeprowadzi go krok po kroku po najważniejszych etapach przyjęcia i będzie ostrzegać w przypadku ewentualnych błędów (np. przekroczenie liczby towarów do rozłożenia, przekroczenie parametru nośności). Oprogramowanie klasy WMS współpracuje z urządzeniami mobilnymi takimi jak kolektory, dzięki czemu wszystkie ruchy magazynowe możliwe są do wykonania poprzez zeskanowanie kodu (np. półki docelowej czy palety do podjęcia),
• wsparcie kierowników w zarządzaniu personelem: WMS ułatwia zarządzanie pracą magazynu dzięki opcji przypisywania zadań do wybranych pracowników, np. w zależności od aktualnego obciążenia pracą. Możliwa jest także kontrola stopnia podejmowania zleceń,
• skatalogowanie i monitorowanie stanów magazynowych: program magazynowy WMS pozwala zarówno odpowiednio podzielić posiadane towary (np. pogrupować je względem SKU), a także stale śledzić liczbę towarów na stanie, co pomaga utrzymywać ich odpowiedni poziom oraz szybko reagować w razie jakichkolwiek potrzeb,
• automatyzacja zadań: WMS umożliwia automatyzację wielu zadań. System WMS zapewnia wsparcie dla pracowników, ponieważ dzięki oprogramowaniu mniej czynności muszą wykonywać ręcznie. System do magazynu pomaga wyeliminować sporo błędów, a także przyspiesza realizację zadań,
• optymalizacja wykorzystywania przestrzeni magazynowych: WMS pomaga w optymalnym rozmieszczeniu towarów w magazynie, minimalizując czas dostępu do potrzebnych produktów. Gdy nośność i powierzchnia półek są ograniczone, system wspiera pracowników tak, by zmieścić jak najwięcej towaru w danym obszarze,
• zarządzanie terminami ważności: system klasy WMS pozwala na ścisłe kontrolowanie dat ważności produktów, co jest szczególnie istotne w branżach z ograniczonym okresem przydatności, np. branży spożywczej czy farmaceutycznej. Dobry system WMS podpowie na przykład, które towary wydać jako pierwsze tak, aby nie minął ich termin przydatności do spożycia,
• przesunięcia międzymagazynowe: WMS skutecznie obsługuje przesunięcia, na przykład w sytuacji, gdy firma posiada więcej niż jeden magazyn. Dobry system WMS przy zmianie położenia nie wymusza powstawania nowych dokumentów, a dodatkowo wskaże zarówno obecną lokalizację towaru, jak i optymalne miejsce docelowe.

Główne zadania systemu WMS, czyli do czego jest potrzebny?

System WMS pełni wiele kluczowych ról, mających na celu zoptymalizowanie operacji magazynowych. Jest to na przykład przyspieszenie operacji – WMS skraca czasy wykonywania zadań, takich jak kompletacja czy przyjęcie towarów. Zwiększa się efektywność pracowników, ponieważ WMS pomaga w wykorzystaniu zasobów ludzkich w bardziej efektywny sposób. Również koordynacja pracy i przypisywania zleceń do konkretnych pracowników magazynu jest zdecydowanie szybsza.

System WMS minimalizuje ryzyko popełniania błędów podczas operacji magazynowych, co przekłada się na większą precyzję i satysfakcję klienta docelowego. WMS umożliwia również efektywne, bieżące monitorowanie stanów magazynowych, minimalizując ryzyko zarówno niedoborów, jak i nadmiarów (kontrola stanów minimalnych i maksymalnych).

Oprogramowanie WMS wspiera obsługę wszystkich istotnych procesów związanych z działaniem magazynu:

• przyjęcia towaru do magazynu,
• lokalizacja towarów w magazynie,
• przesunięcia,
• dotowarowanie,
• kompletacja (picking) i multikompletacja (multipicking), zgodnie z wybraną metodą – FIFO, LIFO, FEFO, HIFO,
• cross-docking,
• pakowanie,
• tworzenie palet,
• wydania,
• inwentaryzacja towarów w systemie magazynowym,
• korekty.

Zastosowanie systemu WMS — gdzie się sprawdzi?

System WMS znajduje zastosowanie w różnych branżach i przedsiębiorstwach, które posiadają magazyn. Przydatny jest zarówno w firmach produkcyjnych, sektorze dystrybucji, handlu detalicznym czy hurtowym, jak i logistyce. Firmy o dużym wolumenie towarów oraz pracujące w dynamicznych warunkach docenią szczególnie zalety systemu WMS, które przyczyniają się do lepszej kontroli i zwiększenia efektywności operacyjnej.

Integracja i komunikacja z systemem WMS

System magazynowy WMS integruje się z innymi rozwiązaniami IT, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning, np. z systemem Comarch ERP Optima), oprogramowanie firm kurierskich, platformy zakupowe, czy WMSy innych producentów (obsługa wielofirmowości w przypadku korzystania z kilku różnych aplikacji do obsługi procesów magazynowych).

Integracja WMS z ERP umożliwia kompleksowe zarządzanie i efektywne planowanie operacji, a także bieżące monitorowanie zasobów czy tzw. „wąskich gardeł”. Aplikacja taka jak Kotrak WMS jest płynnie powiązana z dokumentami wystawianymi w systemie ERP. Utworzenie dokumentu AWD, MMW, MP lub ZWM w oprogramowaniu powoduje, że ich pozycje automatycznie będą widoczne dla pracownika na magazynie. Dzięki temu nie musi on co chwilę wracać do komputera, aby zarejestrować zmiany na magazynie.

Mówiąc o integracji systemu WMS, nie można nie wspomnieć także o komunikacji programu magazynowego WMS z urządzeniami mobilnymi (np. skanery kodów kreskowych) czy systemami automatyzacji magazynowej, które są odpowiedzialne za sterowanie maszynami (np. wagami czy wózkami). WMS może współpracować z systemami identyfikowania towarów poprzez skanowanie kodów kreskowych, RFID czy kody QR. To pozwala na szybkie i precyzyjne monitorowanie ruchów towarów.

Dowiedz się więcej: Porównanie WMS a ERP – różnice i zastosowanie oraz wady i zalety systemu MWS,

Korzyści z zastosowania systemu WMS

System WMS w magazynie usprawni wiele procesów, dzięki czemu z pewnością poprawi się zarówno komfort pracy pracowników magazynu, poziom współpracy z zewnętrznymi dostawcami, jak i jakość obsługi klienta docelowego.

Wdrożenie systemu WMS oznacza efektywniejsze zarządzanie magazynem i niesie ze sobą wiele korzyści:

• poprawiona kontrola nad towarami i zapasami: dzięki bieżącemu monitorowaniu stanów magazynowych, firma unika problemów związanych z niedoborem lub nadmiarem konkretnych towarów. WMS ogranicza także sytuacje, w których jakiś towar się zagubi, będzie zapomniany lub nie będzie go w odpowiednim miejscu,
• skrócenie czasu obsługi: automatyzacja procesów oraz optymalizacja układu magazynu przekładają się na szybszą obsługę zamówień i dostaw; oprogramowanie klasy WMS samodzielnie sprawdza poziom dostępności danego produktu i zmienia statusy zamówień klientów docelowych,
• redukcja błędów: zastosowanie WMS minimalizuje błędy ludzkie podczas operacji magazynowych, co wpływa na jakość obsługi klienta,
• precyzyjne śledzenie produktu: nowoczesne systemy WMS znacznie zwiększają bezpieczeństwo oraz tempo reakcji w przypadku jakichkolwiek wątpliwości. Zaletą posiadania systemu WMS jest fakt, iż pozwala on dokumentować konkretne informacje, to znaczy kto i kiedy dokładnie dokonał konkretnej akcji, co ją poprzedzało i co nastąpiło później,
• zwiększona wydajność pracowników i obniżenie kosztów pracowniczych: system WMS pomaga w lepszym wykorzystaniu potencjału pracowników, przypisując im zadania zgodnie z ich kompetencjami, a także możliwościami. Część powtarzalnych zadań przejmuje program WMS, dzięki czemu magazynierzy mogą się skupić na zadaniach wymagających pracy człowieka,
• lepsza planowalność: system WMS wpływa na tworzenie strategii biznesowej firmy. Dzięki dostępowi do aktualnych danych magazynowych, przedsiębiorstwo może lepiej planować swoje działania i reagować na zmieniające się warunki rynkowe,
• podniesienie poziomu obsługi klientów: dzięki systemowi WMS na bieżąco można aktualizować informacje o stanach magazynowych, np. w sklepach internetowych czy na portalach aukcyjnych, a także szybko odpowiadać na trendy w zainteresowaniu klientów konkretnym produktem,
• wytyczanie najbardziej optymalnych dróg prowadzących do wybranych adresów: korzyści z posiadania systemu WMS obejmują także aspekt optymalizacji poruszania się po magazynie tak, aby czas wykonywania akcji był jak najkrótszy.

Ile kosztuje system WMS?

Koszt wdrożenia systemu WMS może znacznie się różnić w zależności od kilku czynników. Pierwsza kwestia to zaawansowanie funkcji systemu i skala firmy: często im bardziej rozwinięte funkcjonalności systemu WMS (np. mechanizmy sztucznej inteligencji), tym wyższy może być jego koszt. Nie zawsze jednak jest to reguła – czasami spotykane są też bardzo zaawansowane, skomplikowane wdrożenia w małych firmach. Kolejna sprawa bowiem to stopień dostosowania do indywidualnych potrzeb. Koszty wzrastają w miarę dostosowania systemu do specyficznych potrzeb i procesów firmy, a także przy konieczności dokonania integracji z innym oprogramowaniem (np. systemem ERP lub aplikacją kurierską).

Istotną sprawą jest także to, czy zdecydujemy się na WMSa pudełkowego czy WMSa dedykowanego, a także czy zakupimy licencje jednorazowo, czy zdecydujemy się na opłacanie stałej kwoty abonamentu. Na ponoszone koszty wpływ ma także model wdrożenia. WMS można wdrożyć w formie lokalnej (na serwerach firmy, z wykorzystaniem routerów oraz mobilnych urządzeń dla magazynierów) lub w chmurze (zewnętrznej lub firmowej). Drugi wymieniony model może być tańszy, natomiast rekomendowanym sposobem jest lokalna instalacja ze względu na brak uzależnienia komunikacji od zewnętrznego połączenia z internetem.

Ostateczna cena wdrożenia systemu WMS będzie więc zależna od co najmniej kilku czynników. Koszt oprogramowania magazynowego waha się więc od około 20 tysięcy do ponad 100 tysięcy złotych w przypadku zaawansowanych wdrożeń z integracją. Warto jednak zauważyć, że korzyści płynące z poprawy efektywności i kontroli w operacjach magazynowych będą z pewnością przewyższać koszty początkowej inwestycji.

Sprawdź, ile kosztuje system WMS

Wybór firmy wdrażającej system WMS

Przy wyborze firmy wdrażającej system zarządzania magazynem WMS warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę oprogramowania, ale także na doświadczenie przyszłego partnera informatycznego. Firmy wdrożeniowe, które rozumieją charakterystykę systemu WMS oraz specyfikę pracy w magazynie z pewnością wykażą się lepszą implementacją potrzebnych modułów. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej stanowi dobre źródło informacji o tym, czy firma wdrożeniowa dobrze rozumie potrzeby swojego klienta.

Kolejnym aspektem jest kwestia świadczonych usług powdrożeniowych. Wybierz partnera IT, który jest gotowy pomagać zarówno przy odpowiedzi na kluczowe pytania, jak i doskonalić system WMS tak, by dorównał dynamicznym potrzebom rozwijającej się firmy. Zwróć również uwagę na to, czy na bieżąco jest testowana kwestia integracji WMSa z innymi aplikacjami – integracja bowiem wymaga stałego nadzoru.