Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest i jakie są korzyści z jego wdrożenia?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to rozwiązanie, które rewolucjonizuje sposób zarządzania dokumentacją w firmach. W dobie cyfryzacji, EOD staje się nieodłącznym elementem efektywnego działania przedsiębiorstw, wpływając na oszczędność kosztów, przyspieszenie procesów oraz podniesienie bezpieczeństwa danych. Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko eliminuje papier, ale także umożliwia pełne zautomatyzowanie procesów, co pozwala pracownikom na skoncentrowanie się na kluczowych zadaniach. Dowiedz się, jakie korzyści przynosi to rozwiązanie i dlaczego warto wdrożyć EOD w swojej firmie.

Z naszego artykułu dowiesz się:

• Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
• Korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów
• Bezpieczeństwo danych w Elektronicznym Obiegu Dokumentów
• Automatyzacja procesów w Elektronicznym Obiegu Dokumentów
• Projektowanie indywidualnych obiegów dokumentów
• Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie
• Wsparcie pracy zdalnej i grupowej dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów (workflow) to nowoczesne narzędzie umożliwiające pełną cyfryzację oraz automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją w firmie. EOD pozwala na przetwarzanie dokumentów w formie cyfrowej od momentu ich wytworzenia aż po archiwizację. Dzięki temu można skutecznie zarządzać obiegiem dokumentów takich jak faktury czy korespondencja.

System zarządzania dokumentami świetnie sprawdzi się także w działach HR oraz kadrach. Wdrożenie obiegu dokumentów realnie usprawni zgłaszanie zapotrzebowania rekrutacyjnego, obieg umów, wniosków urlopowych, a także przeprowadzanie onboardingu pracowników czy zarządzanie szkoleniami.

Ponadto, workflow ułatwia również wymianę dokumentów między partnerami biznesowymi w modelu B2B, a także przyspiesza procesy takie jak reklamacje, obieg faktur kosztowych, windykacja, czy obsługa posprzedażowa klientów w CRM. Dzięki EOD pracownicy zyskują wygodę pracy, a firma – usprawnienie codziennych operacji.

Dowiedz się więcej: Jak zapanować nad nieporządkiem w firmowych dokumentach

Korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie przynosi szereg istotnych korzyści:

• oszczędność papieru i redukcja kosztów administracyjnych – system obiegu dokumentów pozwala ograniczyć zużycie papieru i związane z tym koszty, np. takie jak wysyłka pocztą. Obniżenie ilości papierowej dokumentacji to również pozytywny wpływ na środowisko.
• Szybsze procesowanie spraw – dokumenty w obiegu elektronicznym można błyskawicznie przekazywać do odpowiednich osób, co znacząco przyspiesza procesy decyzyjne i zmniejsza ryzyko opóźnień.
• Pełna identyfikacja dokumentów – każdy elektroniczny dokument posiada unikalny identyfikator, co ułatwia śledzenie jego przepływu i zapewnia transparentność procesu.
• Automatyzacja przez OCR – technologia OCR (Optical Character Recognition, optyczne rozpoznawanie znaków) umożliwia szybkie przetwarzanie i rejestrację dokumentów, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych, na przykład takich jak daty, numery bankowe, dane kontrahenta.
• Przejrzysty przepływ i nadzór – wdrożenie obiegu dokumentów pozwala na dokładne śledzenie, które zadania zostały wykonane i przez kogo, co zapewnia większą kontrolę nad realizowanymi procesami.
• Szybki dostęp do archiwum – elektroniczne zarządzanie dokumentami umożliwia ich błyskawiczne przeszukiwanie według różnych kryteriów, co jest szczególnie przydatne w przypadku audytów czy kontroli.

Bezpieczeństwo danych w Elektronicznym Obiegu Dokumentów

Bezpieczeństwo danych to priorytet w elektronicznym obiegu dokumentów. Systemy EOD zapewniają bezpieczne uwierzytelnianie użytkowników. Wgląd lub prawo edycji dokumentów, konkretnych procesów lub nawet poszczególnych pól mają jedynie osoby z uprawnieniami, dzięki czemu poufne informacje są chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Administratorzy systemu mogą na bieżąco definiować, kto i jakie uprawnienia posiada do poszczególnych dokumentów elektronicznych, dzięki czemu minimalizowane jest ryzyko przypadkowych lub celowych zmian w dokumentacji.

Automatyzacja procesów w Elektronicznym Obiegu Dokumentów

Automatyzacja jest jednym z istotnych elementów programu do elektronicznego obiegu dokumentów, umożliwiając znaczące usprawnienie i przyspieszenie procesów administracyjnych poprzez redukcję potrzeby wykonywania zadań ręcznie. Dzięki automatyzacji działania, które tradycyjnie wymagały udziału pracowników, mogą zostać zautomatyzowane, co nie tylko skraca czas obiegu dokumentów, ale również minimalizuje ryzyko błędów i poprawia efektywność operacyjną całej organizacji.

W praktyce oznacza to między innymi automatyczne skanowanie i rejestrację dokumentów – system do zarządzania obiegiem dokumentów potrafi samodzielnie rozpoznawać dane i wprowadzać je do oprogramowania. To nie tylko przyspiesza ich obieg w firmie, ale także pozwala na szybką archiwizację.

Kolejną korzyścią jest identyfikacja anomalii przez system do obiegu dokumentacji. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji i technologii uczenia maszynowego, systemy EOD są w stanie wykrywać potencjalne zagrożenia lub odchylenia od normy, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne nieprawidłowości w procesie.

Dodatkowo, system automatycznie wysyła powiadomienia i alerty użytkownikom, przypominając o zadaniach wymagających ich uwagi lub informując o zmianach w statusie dokumentów, co znacząco redukuje ryzyko opóźnień czy błędów i zapewnia płynność procesów w firmie.

Projektowanie indywidualnych obiegów dokumentów

Nowoczesne systemy EOD są elastyczne, stąd możliwe jest dostosowanie obiegu dokumentów do specyficznych potrzeb każdej organizacji i jej procesów biznesowych. Dzięki technologii low-code, użytkownicy w prosty i szybki sposób mogą samodzielnie tworzyć i modyfikować obiegi dokumentów, bez konieczności angażowania działu IT.

Programy do elektronicznego obiegu dokumentów można dostosować do specyfiki różnych branż, takich jak budowlana, deweloperska, usługowa, serwisowa, projektowa, produkcyjna, handlowa, motoryzacyjna, paliwowa, spożywcza, rolnicza. Co więcej, EOD umożliwia integrację z innymi systemami informatycznymi, z których korzysta firma, na przykład z systemami klasy ERP, co ułatwia zarządzanie całym cyklem życia dokumentu. Integracja z systemami ERP powoduje także, że dane w całej firmie są ujednolicane.

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie

Proces wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów rozpoczyna się od dokładnej analizy przedwdrożeniowej, która polega na zbadaniu obecnych procesów i zidentyfikowaniu dokumentów wymagających digitalizacji. To kluczowy etap, ponieważ pozwala zrozumieć, jakie potrzeby ma organizacja i w jaki sposób elektroniczny e-obieg dokumentów może je najlepiej zaspokoić. Następnie przechodzi się do konfiguracji systemu, dostosowując oprogramowanie do specyficznych wymagań firmy, aby procesy obiegu dokumentów były maksymalnie efektywne.

Kolejnym krokiem jest integracja systemu zarządzania dokumentami z istniejącymi narzędziami i platformami wykorzystywanymi w firmie, na przykład z systemami ERP lub CRM. Integracja ta zapewnia płynność w przepływie informacji, umożliwiając pełne wykorzystanie możliwości elektronicznego obiegu dokumentów oraz poprawiając synchronizację danych między różnymi działami i systemami. Następnie organizowane są szkolenia dla pracowników, które są kluczowe dla powodzenia wdrożenia – pozwalają bowiem użytkownikom na pełne zrozumienie działania systemu oraz jego funkcji, co ułatwia szybką adaptację i skuteczne korzystanie z nowych narzędzi.

Ważnym elementem wdrożenia systemu do elektronicznego obiegu dokumentów jest także asysta powdrożeniowa. To wsparcie techniczne i merytoryczne udzielane użytkownikom programu do obsługi dokumentów w początkowym okresie po wdrożeniu, które pomaga rozwiązywać bieżące problemy z przepływem dokumentów i udziela porad w zakresie optymalnego korzystania z systemu. W miarę jak firma adaptuje się do elektronicznego obiegu dokumentów, możliwe jest również wprowadzanie modyfikacji systemu workflow, dostosowując go do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.

Wsparcie pracy zdalnej i grupowej dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów wspiera pracę zdalną oraz współpracę zespołową. Dzięki wersjom systemów EOD dostępnym w chmurze, użytkownicy mają dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze. Wszystkie zaangażowane osoby pracują nad wspólnym dokumentem, który jest wersjonowany, a zmiany są widoczne na bieżąco.

Płynny obieg dokumentów jest dzięki programowi workflow zapewniony o każdej porze dnia i nocy, przez 7 dni w tygodniu, co ułatwia współpracę między oddziałami firmy z różnych krajów lub sprzedaż w modelu B2B pomiędzy przedsiębiorstwami z różnych stref czasowych. Współdzielone przestrzenie dokumentów i możliwość komunikacji w czasie rzeczywistym znacznie przyspieszają pracę oraz minimalizują ryzyko błędów.