ERP vs Excel – na jaki system IT warto zmienić arkusz kalkulacyjny?

Excel stacjonarny czy Excel w chmurze to narzędzia, które wykorzystywane są szczególnie w mniejszych firmach lub takich, które zostały niedawno założone. Warto jednak przyjrzeć się alternatywom dla arkuszy kalkulacyjnych i przekonać się, jaki system IT warto wybrać w zamian. ERP to bowiem nie jedyne oprogramowanie, które potrafi skutecznie wspierać organizację pracy i zarządzanie firmą.

Z naszego artykułu dowiesz się:

• ERP vs Excel – gdzie jeszcze stosuje się arkusze kalkulacyjne
• W jaki sposób system IT zwiększa bezpieczeństwo danych
• Jak systemy IT wpływają na optymalizację procesów
• Dlaczego warto planować produkcję z systemem IT zamiast w Excelu
• Jak system IT pomaga prowadzić projekty
• Dlaczego integracja systemów IT ułatwia pracę
• System IT taki jak ERP vs Excel – co sprawdzi się lepiej

ERP vs Excel – gdzie jeszcze stosuje się arkusze kalkulacyjne

Zdarza się, że arkusze kalkulacyjne są jeszcze używane w firmach z różnych branż. Spotykane jest na przykład zarządzanie produkcją w Excelu, zarządzanie magazynem w Excelu, rozliczenie czasu pracy w Excelu lub prowadzenie bazy kontrahentów czy pracowników w Excelu.

Zaletą korzystania z arkuszy kalkulacyjnych z pewnością jest fakt, że istnieją na rynku bezpłatne narzędzia do gromadzenia danych, a także udostępniania ich grupie osób w celu wspólnej pracy na jednym dokumencie. Niestety, excelowe pliki mają także sporo wad. Poniżej wskażemy, które rozwiązanie z pary „ERP vs Excel” jest bardziej funkcjonalne, a także jak inne systemy IT mogą skutecznie zastępować arkusze kalkulacyjne.

W jaki sposób system IT zwiększa bezpieczeństwo danych

Jednym z podstawowych problemów z arkuszami kalkulacyjnymi jest fakt, że dane przechowywane w Excelu najczęściej nie są w odpowiedni sposób zabezpieczone. Ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku działów kadrowo-płacowych oraz prowadzonych działań handlowych. Każda z firm musi spełniać wytyczne RODO, a działania prowadzone w Excelu nie spełniają najwyższych wymogów bezpieczeństwa zarówno pod względem gromadzenia, jak i przechowywania danych potencjalnych pracowników, podwładnych, a także klientów.

Oprogramowanie takie jak systemy klasy ERP czy Comarch HRM pozwalają odpowiednio zabezpieczyć wszystkie informacje, włącznie z danymi wrażliwymi. Aplikacje mają zaawansowane mechanizmy ograniczania dostępu dla osób niepowołanych, a także zawierają mechanizmy backupu firmowych danych – plików, folderów i baz danych. Informacje są bezpiecznie przechowywane i zabezpieczone kluczem szyfrującym.

Jak systemy IT wpływają na optymalizację procesów

Kolejną z niedogodności związaną z pracą na Excelu jest kwestia automatyzacji i optymalizacji procesów. Arkusz kalkulacyjny nie przypilnuje za nas terminów, poza wyliczeniami na podstawie skomplikowanych formuł – nie wykona samodzielnie powtarzalnych akcji, takich jak wystawienie faktury na podstawie rejestru umów.

Tymczasem odpowiednie oprogramowanie klasy workflow, czy dedykowane, branżowe rozwiązania takie jak system LIMS dla laboratoriów, wydajnie wspierają codzienną pracę, umożliwiając optymalizację procesów wewnętrznych, skracając czas reakcji, automatyzując powtarzalne działania oraz podnosząc poziom obsługi klienta. W przypadku pracy w laboratorium, oprogramowanie LIMS nie tylko pomaga prowadzić wyliczenia tak jak w Excelu, ale dodatkowo weryfikuje także poprawność wprowadzanych we wszystkich miejscach systemu danych. Kolejną zaletą jest także możliwość integracji aplikacji z urządzeniami, co pozwala między innymi wyświetlać odpowiednie alerty, gdy np. należy już wyjąć próbkę z cieplarki.

Dlaczego warto planować produkcję z systemem IT zamiast w Excelu

Optymalizacja to niezwykle istotny temat także w firmach produkcyjnych. Planowanie produkcji w Excelu to bardzo żmudny proces, obarczony sporym ryzykiem popełnienia błędu lub problemami w ocenie, czy produkcja jest opłacalna. Przygotowywanie raportów trwa długo, a dodatkowo wymaga często ponownego wprowadzania tych samych danych.

Tymczasem systemy takie jak Comarch ERP XL czy Kotrak MES pozwalają wygodnie zarządzać i zaplanować proces produkcji, w krótkim czasie przygotować szczegółowe oraz przejrzyste raporty kosztów produkcji, prowadzić rejestrację czasu pracy i rozliczać czas pracy, a także znaleźć wąskie gardła i podjąć kluczowe decyzje w oparciu o konkretne dane. Oprogramowanie w czasie rzeczywistym weryfikuje odchylenia od planu czy pozwala rejestrować usterki maszyn, dzięki czemu reakcja na ewentualne problemy jest błyskawiczna.

Oprogramowanie IT minimalizuje także ryzyko popełnienia błędu. Wszyscy pracownicy mają dostęp do spójnego źródła informacji, a wprowadzanie danych jest dużo prostsze niż klikanie w małe okienka arkusza kalkulacyjnego, przy którym można także przypadkowo usunąć inne dane.

Jak system IT pomaga prowadzić projekty

Firmy budowlane czy produkcyjne często działają w oparciu o projekty, a także np. biorą udział w przetargach. Niestety arkusz kalkulacyjny nie poradzi sobie z pilnowaniem terminów i przypominaniem o kamieniach milowych.

Tymczasem właściwe oprogramowanie informatyczne nie tylko poinformuje nas odpowiednimi alertami, ale dodatkowo wprowadzi strukturę i obieg dokumentów, a także kontrolę błędów. Dokumenty w oprogramowaniu mogą być także wersjonowane, dzięki czemu łatwo wrócimy do poprzedniej wersji pliku oraz podejrzymy, kto i kiedy dokonał zmian. Do poszczególnych etapów procesu możemy przypisać zestawienia materiałowe (BOM, ang. Bill of materials), przekazać wytyczne logistyce, a następnie skontrolować, czy prace są wykonywane zgodnie z terminarzem.

Kolejnym aspektem jest kwestia kontroli budżetu. Dla przykładu, często podczas składania oferty w przetargu określana jest stała cena (fixed price). Gdy mamy do czynienia z inflacją, często już na starcie kalkulacje są nieaktualne. Jeśli pracujemy jedynie z wykorzystaniem Excela, o przekroczeniu budżetu dowiadujemy się zwykle w momencie otrzymania faktur. Z kolei system IT informuje nas już na początku, że budżet wymaga korekty.

Dlaczego integracja systemów IT ułatwia pracę

Ostatnim z aspektów, o którym chcemy opowiedzieć, jest możliwość zintegrowania systemów IT zarówno z innym, posiadanym już przez nas oprogramowaniem, jak i urządzeniami. Eksport i import mogą dotyczyć pojedynczych plików, ale także całych folderów czy ogromnych baz danych. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, wymiana informacji może przebiegać naprawdę szybko. To coś, czego nie osiągniemy łatwo z arkuszem kalkulacyjnym.

Tymczasem profesjonalne oprogramowanie informatyczne jest w stanie komunikować się zarówno z innymi aplikacjami (np. system WMS z systemem ERP), jak i maszynami czy urządzeniami mobilnymi (system WMS z mobilnymi skanerami kodów kreskowych). Taka integracja pozwala zachować spójność informacji, a także oszczędza czas i liczbę pomyłek, ponieważ danych nie trzeba wprowadzać wielokrotnie. Oprogramowanie IT pozwala także łatwo sprawdzić, czy dane wpisane w systemie zgadzają się ze stanem faktycznym na magazynie, a także przyspiesza inwentaryzację.

Z integracji systemu WMS z innym oprogramowaniem skorzystają również np. sklepy e-commerce. Połączenie zamówień klientów ze sklepu internetowego z dokumentami magazynowymi, sprzedażowymi i logistycznymi w WMS dla e-commerce niezwykle ułatwia pracę.

System IT taki jak ERP vs Excel – co sprawdzi się lepiej

Podsumowując, z wielu względów system ERP lub dedykowane oprogramowanie sprawdzą się lepiej w zarządzaniu firmą w każdej branży, niż praca na arkuszach kalkulacyjnych. Co ważne, jeśli współpracujemy z profesjonalnym partnerem IT, dobierze on system i moduły oprogramowania do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa oraz etapu jego rozwoju.