ERP w chmurze vs. ERP on-premises – ERP w chmurze czy lokalnie?

Wybór pomiędzy wdrożeniem ERP w chmurze a klasycznym modelem on-premises ERP to jedna z poważniejszych decyzji, jakie musi podjąć firma planująca modernizację systemów zarządzania.  

W tym artykule poruszamy:

1. ERP w chmurze vs. ERP on-premises: kluczowe różnice i definicje
2. Koszty ERP w chmurze i on-premises
3. Bezpieczeństwo danych i kontrola w modelu chmurowym oraz lokalnym
4. Elastyczność, skalowalność i personalizacja systemu ERP – porównanie modeli
5. Dostępność, mobilność i model pracy zdalnej w ERP w chmurze vs. on-premises
6. Aktualizacje, wsparcie techniczne i zarządzanie systemem ERP w obu modelach
7. Wady i ryzyka ERP w chmurze oraz ERP on-premises
8. Jak wybrać model wdrożenia ERP: analiza potrzeb biznesowych i specyfiki organizacji

ERP w chmurze vs. ERP on-premises: kluczowe różnice i definicje

ERP w chmurze to model wdrożenia systemu ERP oparty na infrastrukturze dostawcy usług chmurowych. Użytkownik korzysta z aplikacji za pośrednictwem Internetu, nie martwiąc się o fizyczne serwery, kopie zapasowe czy aktualizacje. Całość działa w modelu SaaS (Software as a Service) lub PaaS (Platform as a Service).

Z kolei on-premises ERP to klasyczne wdrożenie lokalne – system jest zainstalowany na serwerach należących do firmy i zarządzany przez jej wewnętrzny dział IT.

Różnice dotyczą przede wszystkim: sposobu dostępu do systemu, odpowiedzialności za utrzymanie infrastruktury, kosztów wdrożenia, szybkości aktualizacji oraz poziomu kontroli nad danymi.

Z tego artykułu dowiesz się więcej, czym jest ERP.

Model chmurowy ERP – zasada działania, zalety i ograniczenia

System ERP w chmurze działa na zewnętrznych serwerach udostępnianych przez dostawcę – np. Comarch, Microsoft czy Oracle. Użytkownik loguje się do systemu przez przeglądarkę lub aplikację, zyskując dostęp do aktualnych danych z dowolnego miejsca. Do największych zalet należą szybkie wdrożenie, niższe koszty początkowe, automatyczne aktualizacje i wysoka dostępność usług.

Zalety ERP w chmurze to łatwość zwiększania liczby użytkowników, przestrzeni dyskowej czy funkcjonalności bez konieczności rozbudowy infrastruktury. Ograniczenia mogą pojawić się w firmach wymagających bardzo głębokiej personalizacji lub integracji z niestandardowymi systemami lokalnymi.

Jakie są etapy wdrożenia ERP w firmie?

ERP on-premises – charakterystyka, korzyści i wyzwania

On-premises ERP to model wdrożenia, w którym cała infrastruktura – serwery, oprogramowanie, bazy danych – znajduje się fizycznie w siedzibie firmy. Użytkownik ma swobodę w dostosowywaniu systemu do specyficznych procesów i może samodzielnie zarządzać cyklem życia aplikacji.

Wśród zalet należy wymienić bezpieczeństwo pod pełną kontrolą organizacji, możliwość pełnej personalizacji i brak zależności od zewnętrznych usługodawców. Wadą natomiast są wysokie koszty początkowe, długi proces wdrożenia, konieczność samodzielnej obsługi aktualizacji i utrzymania systemu oraz ograniczenia w zakresie pracy zdalnej czy skalowalności.

Przeczytaj i dowiedz się, czy wdrożenie ERP jest czasochłonne?

Koszty ERP w chmurze i on-premises

ERP w chmurze wiąże się z relatywnie niskim kosztem początkowym – firma płaci abonament miesięczny lub roczny i nie ponosi wydatków na zakup serwerów, licencji wieczystych czy wdrożenie infrastruktury. Model ten sprawdza się szczególnie w firmach MŚP, które chcą rozłożyć inwestycję w czasie.

W przypadku on-premises ERP konieczne są znaczne nakłady na początku – licencje, sprzęt, wdrożenie, szkolenia i koszty utrzymania IT. W długim okresie może się okazać tańszy dla dużych organizacji z rozbudowanym zapleczem technologicznym. Należy też pamiętać o kosztach ukrytych, jak konserwacja, przerwy w dostępności czy opóźnienia w aktualizacjach.

Bezpieczeństwo danych i kontrola w modelu chmurowym oraz lokalnym

ERP w chmurze korzysta z infrastruktury dostawców posiadających certyfikaty bezpieczeństwa, regularne audyty i centra danych spełniające wysokie standardy (np. ISO 27001). Dane są szyfrowane, backupy wykonywane automatycznie, a ochrona opiera się na najnowszych technologiach. Mimo to część firm preferuje on-premises Comarch ERP XL, gdzie dane przechowywane są lokalnie, a kontrola nad nimi jest całkowicie w rękach firmy.

Elastyczność, skalowalność i personalizacja systemu ERP – porównanie modeli

ERP w chmurze zapewnia elastyczność w dodawaniu nowych użytkowników, lokalizacji czy funkcjonalności bez konieczności rozbudowy fizycznej infrastruktury. To rozwiązanie skalowalne, co oznacza, że system może rosnąć razem z firmą. Personalizacja w modelu SaaS jest jednak zazwyczaj ograniczona do konfiguracji dostępnych w standardzie, co może być barierą dla organizacji o bardzo złożonych procesach.

Comarch ERP Optima on-premises daje większe możliwości w zakresie dopasowania oprogramowania – użytkownicy mają wpływ na kod źródłowy, mogą wdrażać nietypowe rozwiązania i ściśle integrować system z innymi aplikacjami. Elastyczność infrastrukturalna jest natomiast niższa – każda zmiana wymaga czasu, zasobów i inwestycji sprzętowych.

Dostępność, mobilność i model pracy zdalnej w ERP w chmurze vs. on-premises

W modelu ERP w chmurze dostęp do systemu możliwy jest z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Pracownicy mogą pracować zdalnie, realizować zadania w terenie i logować się przez urządzenia mobilne. To idealne rozwiązanie dla firm rozproszonych geograficznie, z zespołami mobilnymi i elastycznym modelem pracy.

On-premises ERP wymaga dodatkowych nakładów, by umożliwić pracę zdalną – np. konfiguracji VPN, zdalnego pulpitu lub terminali. Dla firm działających w jednym miejscu model lokalny może być wystarczający, ale w dynamicznych środowiskach ograniczenia te stają się coraz bardziej odczuwalne.

Aktualizacje, wsparcie techniczne i zarządzanie systemem ERP w obu modelach

W przypadku systemu Comarch ERP w chmurze aktualizacje oprogramowania odbywają się automatycznie i są zarządzane przez dostawcę usługi. Dostawca dba o bieżące utrzymanie infrastruktury, monitoring działania systemu oraz szybkie reagowanie na ewentualne awarie.

On-premises ERP wymaga aktywnego zarządzania ze strony działu IT. Każda aktualizacja musi zostać zaplanowana, przetestowana i wdrożona ręcznie, co wiąże się z czasem, kosztami i ryzykiem przestoju. Użytkownik musi także samodzielnie dbać o zgodność systemu z przepisami, aktualizacje podatkowe, backupy i bezpieczeństwo fizyczne serwerów.

Wady i ryzyka ERP w chmurze oraz ERP on-premises

Główne ryzyka Comarch ERP Cloud to zależność od stabilności łącza internetowego, ograniczenia personalizacji oraz niepewność co do lokalizacji danych – szczególnie w branżach o wysokich wymaganiach regulacyjnych. Istnieje też obawa przed „vendor lock-in”, czyli silnym uzależnieniem od jednego dostawcy.

On-premises ERP niesie ze sobą inne wyzwania – przede wszystkim wysokie koszty początkowe i konieczność posiadania specjalistycznego personelu IT. W razie awarii sprzętu lub ataku cybernetycznego, firma sama odpowiada za skutki i odzyskanie danych.

Jak wybrać model wdrożenia ERP: analiza potrzeb biznesowych i specyfiki organizacji

Firmy dynamicznie rozwijające się, działające w wielu lokalizacjach, z zespołami pracującymi zdalnie, często wybierają system ERP w chmurze. Z kolei organizacje z rozbudowaną infrastrukturą IT, wymagające głębokiej personalizacji i zachowania pełnej kontroli nad danymi, mogą zdecydować się na on-premises ERP, szczególnie gdy już dysponują odpowiednim zapleczem technicznym.