Jak dobrze wybrać oprogramowanie dla placówek medycznych

Odpowiedni wybór oprogramowania dla placówek medycznych pozwala usprawnić proces obsługi pacjentów i codzienną pracę oraz zarządzanie placówką medyczną. W obecnej sytuacji na rynku systemów medycznych dostępna jest szeroka gama aplikacji, dlatego w naszym artykule podpowiadamy, na co zwrócić uwagę podczas podejmowania decyzji o zakupie oprogramowania medycznego dla centrów medycznych, przychodni, klinik, lecznic, sanatoriów, szpitali oraz poradni.

Nasz artykuł przybliży Ci następujące tematy:

• Jaki program wybrać do obsługi wielofirmowych placówek medycznych?
• Wybór oprogramowania medycznego do zarządzania magazynem
• Jak wybrać program do obsługi pacjentów?
• Jakie oprogramowanie do prowadzenia placówki medycznej pozwala na wygodne raportowanie?
• Jak wdrożyć oprogramowanie dla placówek medycznych?

Jaki program wybrać do obsługi wielofirmowych placówek medycznych?

O ile w przypadku pojedynczych gabinetów lekarskich dobrze sprawdzą się prostsze systemy medyczne (takie jak np. Comarch Mednote), to wiele przychodni medycznych lub centra medyczne działają w oparciu o wielofirmowość. W takich sytuacjach nie jest możliwe skorzystanie z wielu aplikacji dostępnych obecnie na rynku, ponieważ nie obsłużą one takiej placówki medycznej w pełni.

Konieczne jest znalezienie zaawansowanego oprogramowania medycznego, które wspiera wielofirmowość. System informatyczny taki jak Doctor Eleks znacząco ułatwia zarządzanie placówką medyczną zbudowaną z kilku spółek, kilku oddziałów lub kilku budynków. Aplikacja pozwala obsługiwać placówki medyczne poprzez jedną bazę – na przykład bazę danych pacjentów czy jeden wspólny grafik pracy personelu medycznego. Jednocześnie zapewnia zgodność z obowiązującymi standardami, poprawnie przypisuje faktury do odpowiedniego podmiotu, a także prawidłowo rozlicza się z NFZ. Oprogramowanie jest także zintegrowane z innymi systemami, które już są używane przez daną placówkę medyczną, dzięki czemu nie trzeba ręcznie przepisywać danych (np. integracja oprogramowania medycznego z systemem ERP takim jak Comarch ERP Optima, zewnętrznym systemem laboratoryjnym lub innym, dedykowanym oprogramowaniem).

Co równie istotne w przypadku dużych placówek medycznych, odpowiedni program medyczny umożliwia im efektywne zarządzanie grafikiem. W przypadku posiadania wielu gabinetów lekarskich, a co ważniejsze – setek czy tysięcy pacjentów dziennie, harmonogram pracy lekarza i wizyt pacjentów powinien być przede wszystkim czytelny. Jedną z funkcjonalności, która jest istotna w oprogramowaniu medycznym jest możliwość nadawania dostępów użytkownikom zgodnie z ich uprawnieniami.

Wybór oprogramowania medycznego do zarządzania magazynem

Pracę placówek medycznych usprawnia zaawansowane oprogramowanie medyczne, które ma funkcjonalność zarządzania magazynem. Producent oprogramowania Doctor Eleks zadbał o to, aby personel mógł przypisywać towary do usług lub ręcznie wydawać produkty z magazynu placówki medycznej. Dzięki wbudowanemu modułowi magazynowemu możliwe jest dokładne kalkulowanie kosztów oraz ocena zapotrzebowania na produkty.

Co ważne, nie każdy rodzaj oprogramowania medycznego umożliwia rozchód towaru w ułamkach jednostek magazynowych. Spośród innych rozwiązań dostępnych obecnie na rynku systemów medycznych, oprogramowanie Doctor Eleks wyróżnia się wprowadzeniem opcji wydawania także części produktów (np. połówek), nie tylko całych jednostek.

Jak wybrać program do obsługi pacjentów?

Nowoczesne oprogramowanie powinno cechować się przyjaznością w użytkowaniu; kompleksowe oprogramowanie medyczne musi realnie usprawniać przebieg wizyty pacjenta, a także umożliwiać wygodną pracę personelu medycznego oraz administracyjnego. Współczesnym standardem jest oczywiście prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej.

Kolejną kwestią jest także rejestracja pacjentów. Oprogramowanie medyczne takie jak Doctor Eleks pozwala na prowadzenie zapisów na wizyty pacjenta online. Dzięki tej możliwości klienci danej placówki poprzez stronę internetową mogą samodzielnie sprawdzić dostępność lekarzy, zarejestrować się na wizytę i ją opłacić, a także podejrzeć swoją historię wizyt czy dokumentację medyczną.

Nowoczesne oprogramowanie medyczne charakteryzuje się także tym, że pozytywnie wpływa na poziom komunikacji z pacjentami. System do obsługi placówek medycznych może na przykład umożliwić stworzenie dowolnej kategoryzacji wizyt pacjentów i w zależności od konkretnej grupy, wysyłać odpowiednie powiadomienia smsowe. Dzięki oprogramowaniu medycznemu możemy przypominać SMSem o nadchodzącej wizycie, informować o promocji na nasze usługi lub prosić pacjenta o potwierdzenie obecności w konkretnym terminie.

Jakie oprogramowanie do prowadzenia placówki medycznej pozwala na wygodne raportowanie?

Odpowiedni program dedykowany placówkom medycznym potrafi być także realnym wsparciem w procesie raportowania – zarówno jeśli chodzi o raporty wewnętrzne, jak i zewnętrzne (np. raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1).

Oprogramowanie dla placówek medycznych Doctor Eleks pozwala na przygotowanie raportów z dowolnych danych, które są w systemie, nie tylko na temat finansów. Użytkownik systemu może przykładowo wygenerować takie raporty jak:

• raport dotyczący historii choroby pacjenta, z ujęciem dynamiki wzrostu i spadków parametrów oraz wyników badań,
• raport z kalkulacją kosztów leczenia, z ujęciem zysku oraz poniesionych kosztów, przedstawiający ostateczny zysk netto dla kliniki,
• raporty wynagrodzeń dla pracowników, uwzględniające różne formy zatrudnienia i wynikające z nich zróżnicowane stawki, a także ponoszone koszty.

Przy wyborze programu medycznego zwróć uwagę także na możliwość rozliczania z NFZ. Oprogramowanie Doctor Eleks pozwala wygenerować niezwykle czytelny raport ze statusami rozliczeń z Narodowym Funduszem Zdrowia. System wyświetla informacje, ile świadczeń jest zatwierdzonych oraz które wymagają poprawy. Bezpośrednio z poziomu raportu, program daje możliwość poprawy rozliczeń i ponownej wysyłki.

Jak wdrożyć oprogramowanie dla placówek medycznych?

Wdrożenie systemu medycznego warto powierzyć firmie, która ma już doświadczenie w implementacji tego typu oprogramowania. Zależnie od sytuacji i wielkości firmy, wdrożenie oprogramowania medycznego może poprzedzić bardziej zaawansowana analiza przedwdrożeniowa, lub analiza potrzeb klienta wraz ze spisaniem oczekiwań.

Doświadczenie firmy wdrożeniowej pomoże odpowiednio dopasować program do obsługi firmy medycznej do konkretnej placówki – jej wielkości, procesów biznesowych i charakterystyki pracy. Oprogramowanie medyczne takie jak Doctor Eleks cechuje się sporą elastycznością, a także jest łatwo konfigurowalne. System dla firm medycznych daje możliwość szerokiego dostosowania do potrzeb użytkownika, np. dowolnie kategoryzować wizyty pacjentów (wizyta pierwszorazowa, kontrola, zabieg), a następnie dostosowywać komunikaty do konkretnych typów klientów. Obsługę wizyty pacjenta ułatwia także opcja pracy na kilku cennikach (np. osobny cennik usług dla klientów ubezpieczalni, możliwość konfiguracji cennika z uwzględnieniem czasowej promocji).

Kolejnym z aspektów wdrożenia oprogramowania medycznego jest dostosowanie szablonów dokumentacji medycznej do specyfiki pracy placówki, a także wybór pól wysyłanych w ramach elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM).

Dodatkową zaletą systemu Doctor Eleks jest możliwość przeniesienia funkcjonalności programu do portalu internetowego dla pacjentów, lekarzy, pracowników administracji czy zarządu. Przykładowo, pacjentom można udostępnić w takim miejscu funkcję zapisów na wizyty, podgląd historii choroby oraz historii leczenia. Oczywiście dane medyczne przechowywane są w sposób zapewniający bezpieczeństwo. Co ważne, portal jest dostępny także na urządzeniach mobilnych, co jest niezwykle wygodne, jeśli konieczne jest na przykład zdalne sprawdzenie harmonogramu pracy lekarzy.

Ostatnią z zalet dobrze dobranego systemu obsługi placówek jest także usprawnienie komunikacji z pacjentami oczekującymi na wizytę. Klinikom oraz specjalistycznym przychodniom proponujemy system kolejkowy, dzięki któremu nad poszczególnymi gabinetami lekarskimi wyświetlają się komunikaty dotyczące nazwiska lekarza, godzin przyjęcia, a także inne, zgodne z zapotrzebowaniem przychodni (np. reklamy usług).

Podsumowując, zarówno zakup programu medycznego, jak i jego wdrożenie w konkretnej placówce medycznej, powinny być odpowiednio przemyślane oraz zaplanowane w czasie. Przeprowadzając analizę specjalistycznego oprogramowania medycznego dostępnego na rynku warto przygotować sobie listę pytań do producentów systemów tak, by ostatecznie mieć pewność co do wybranego systemu IT.