Jak ułatwić pracę w dziale księgowości Twojej firmy?

Dział księgowości w Twojej firmie musiał w tym roku nieco zmienić swoje dotychczasowe działania? Pojawił się problem z dostarczaniem dokumentów i ich akceptacją? Poznaj sposoby na ułatwienie pracy księgowości na stałe! Zobacz, jakie procesy możesz automatyzować i usprawnić.

W naszym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:

• Jakie są podstawowe zadania w dziale księgowości?
• Jakie są wyzwania w księgowości podczas pracy zdalnej i nie tylko?
• Elastyczne rozwiązania dla księgowości – które warto wziąć pod uwagę?
• Jakie procesy w księgowości warto zautomatyzować?
• Jak działają system ERP w chmurze?

Jakie są podstawowe zadania w dziale księgowości?

Księgowość ma bardzo odpowiedzialną rolę w przedsiębiorstwie, gdyż dba o przejrzystość rozliczeń finansowych, tworzenie i archiwizowanie całej dokumentacji. Ponosi odpowiedzialność cywilną, finansową oraz prawną. Do podstawowych obowiązków tego działu należy prowadzenie ewidencji księgowej, rozliczanie projektowe, finansowe czy podatkowe firmy względem innych podmiotów, dokonywanie wypłaty, wynagrodzenia.

Dokumenty księgowe powinny być kompletowane oraz uzupełniane na bieżąco. Może to jednak być utrudnione, gdy część firm pracuje zdalnie, gdyż faktury, pisma urzędowe, rozliczenia itp. mogą nie być akceptowane i dostarczane w odpowiedni terminie.

Jakie są wyzwania w księgowości podczas pracy zdalnej i nie tylko?

W obecnej sytuacji praca księgowych jest utrudniona na kilku płaszczyznach. Wiele problemów wiąże się  z obiegiem dokumentów i komunikacją. Z powodu nieobecności w biurze dokumenty nie trafiają do księgowości na czas, co powoduje opóźniania w rozliczeniach. Księgowe nie mogą zatem poprawnie zamknąć rozliczeń miesięcznych, wprowadzać na bieżąco korekt oraz zatwierdzać dokumentów.

Obieg dokumentów i przepływ informacji w zespole może usprawnić wdrożenie systemu ERP do zdalnego wspierania codziennej pracy.

Systemy dla księgowości takie jak Comarch ERP Optima pozwalają między innymi na:

• mobilną obsługę Księgi Przychodów i Rozchodów,
• prowadzenia ewidencji ryczałtowej,
• rozliczanie podatku AT,
• prowadzenie rozliczeń przy użyciu Split Payment,
• prowadzenie ewidencji wynagrodzeń,
• sporządzanie deklaracji podatkowych,
• tworzenie i wysyłanie plików JPK,
• generowanie planu amortyzacji dla wskazanego okresu obrachunkowego,
• automatyczne naliczanie odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych, wartości, niematerialnych i prawnych,
• ewidencję środków trwałych.

(Dodatkowe informacje o systemach ERP znajdziesz w naszych artykułach Przewodnik po ERP – co to znaczy? Co to jest? oraz Jak wybrać system ERP? )

Zbieranie i analiza danych

Zdajemy sobie sprawę, że nowoczesna księgowość to również analityka i wizualizacja danych, a także wspieranie procesów w firmie. Wyzwanie może stanowić gromadzenie oraz przetwarzanie danych czy tworzenie rzetelnych raportów. Programy ERP pozwalają na automatyzowanie tych procesów oraz pomagają generować czytelne zestawienia w oparciu o dane pochodzące z różnych systemów oraz plików.

Martwisz się szybko zmieniającymi się przepisami? Systemy Comarch ERP minimalizują ryzyko błędu. Najnowsze wersje posiadają wszelkie aktualizacje, pozwalające na bezpieczne prowadzenie procesów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Oczywiście wyzwania podczas pracy zdalnej i nie tylko, które pojawiają się w dziale księgowości zależą od charakteru firmy. Dlatego decydując się na system do księgowości, weź pod uwagę potrzeby Twojej działalności. Program powinien być elastyczny, aby dostosować jego funkcjonalności do potrzeb zespołu.

Elastyczne rozwiązania dla księgowości – które warto wziąć pod uwagę?

Jeśli decydujesz się na system ERP lub inne rozwiązanie z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, warto dopasować go do wielkości oraz potrzeb przedsiębiorstwa. Oprogramowanie można dostosować od konkretnych potrzeb.

Odpowiednio dobrany system ERP daje możliwość:

• automatyzacji procesów biznesowych,
• przyspieszenia realizacji zadań,
• usprawnienia procesu wprowadzania faktur,
• integracji działań różnych działów firmy,
• skutecznego raportowania i analizowania danych,
• skutecznej wymiany informacji,
• precyzyjnego wyznaczania etapów działania,
• pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• pracy na intuicyjnym i łatwym w obsłudze interfejsie,
• wyemitowania powtarzających się czynności.

Systemy dostępne w tej chwili na rynku posiadają moduły, których można zacząć używać w wybranym momencie. Jeśli decydujesz się na stosowanie nowych rozwiązań w zespole, pomyśl o szkoleniu z wybranego programu, to z pewnością przyniesie zauważalny efekt. Firma wdrażająca system powinna zapewnić również pomoc techniczna i merytoryczną. Specjaliści Kotrak zapewniają klientom nie tylko stworzenie i wdrożenie personalizowanych rozwiązań, ale także analizę przedwdrożeniową, testowanie systemu, asystę techniczną oraz stały rozwój oprogramowania.

(Przeczytaj również artykuł Jaki program do zarządzania mała i średnią firmą?)

Jakie procesy w księgowości warto zautomatyzować?

W księgowości wiele procesów i zadań można zautomatyzować, ponieważ są one powtarzalne. Automatyzacja pozwala zoptymalizować czas pracy. Usprawni tworzenie raportów i analiz, ale także ułatwi działania związane z księgowości kontową, sporządzaniem deklaracji VAT, przygotowywaniem dokumentów np. magazynowych, tworzeniem list kontrahentów, przesyłanie danych.

Aby zdecydować, jaka wersja systemu i moduły sprawdzą się w dziale księgowym Twojej firmy, warto przeprowadzić analizę działań i określić, jakie procesy stały się problematyczne lub zajmują dużo czasu.

Jak działają system ERP w chmurze?

W momencie gdy wiele firm pracuje w trybie zdalnym, coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania chmurowe. Systemy ERP w chmurze pozwalają na bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie danych w dowolnym miejscu.

Ich wdrożenie prowadzi do digitalizacji biznesu. Systemy Comarch ERP Cloud pozwalają:

• bezproblemowo wdrażać procesy cyfrowe,,
• budować przewagę wśród konkurencji,
• optymalizować koszty,
• szybko wprowadzać zmiany,
• usprawnić komunikację w zespole,
• efektywne zarządzanie procesami.

(Więcej informacji na temat rozwiązań chmurowych znajdziesz w naszym artykule Dlaczego warto używać systemów IT w chmurze?)