Jaki program dla biura rachunkowego?

Specyfika pracy biura rachunkowego wymaga dedykowanych rozwiązań IT. Celem stawianym przed oprogramowaniem jest na przykład uproszczenie operacji wykonywanych seryjnie. Czym jeszcze kierować się przy wyborze programu dla biura rachunkowego? Poniżej udzielamy kilku rad.

Dobre oprogramowanie usprawnia Twoją codzienną pracę dzięki automatyzacji – może wykonywać tak oczywiste operacje, jak naliczanie i drukowanie deklaracji podatkowych, wyliczanie składek ZUS i deklaracji, obsługiwać korektę list płac, umożliwiać wysyłanie e-deklaracji do US.

Poza tymi obszarami, które są ważne dla właściciela biura rachunkowego, warto także zwrócić uwagę na aspekty istotne z punktu widzenia jego klientów. Czynniki te mogą stanowić o Twojej przewadze nad innymi biurami!

Nasz artykuł wskaże Ci, na co zwracać uwagę przy wyborze systemu dla biura rachunkowego:

• Zapewnienie aktualnych wersji systemu
• Jakość, której można zaufać
• Społeczność skupiona wokół systemu
• Praca w trybie online
• Internetowa wymiana dokumentów
• Analizy i raporty dostępne od ręki

Zapewnienie aktualnych wersji systemu

W przypadku pracy biura rachunkowego bardzo ważna jest zgodność z obowiązującymi przepisami. Przed ostatecznym wyborem oprogramowania warto również zweryfikować, czy posiada ono Certyfikat zgodności z Ustawą o Rachunkowości.

Producent musi wziąć na siebie odpowiedzialność bieżącego dostosowywania systemu do zmian w przepisach i dokonywać aktualizacji w sposób, który nie będzie przerywał Twojej pracy. W efekcie będziesz mógł nieprzerwanie obsługiwać wszystkich klientów i nigdy nie zawiedziesz ich zaufania.

Jakość, której można zaufać

Decydując się na konkretny program dla biura rachunkowego, sprawdź informacje dotyczące jego producenta. Jeśli istnieje już długo na rynku, masz zdecydowanie większą gwarancję jakości i bezpieczeństwa. Z produktów takiej firmy korzysta zwykle wielu użytkowników i będą one nadal wspierane. Nie musisz się także obawiać o niestabilność systemu.

Ważne jest też, abyś po zainstalowaniu oprogramowania był otoczony opieką konsultantów producenta lub firmy wdrożeniowej. W razie jakichkolwiek pytań, powinieneś móc wysłać e-maila lub zadzwonić do asysty technicznej.

Stałe wsparcie i nieustanne rozwijanie programu przez producenta pozwoli Ci na ciągłe świadczenie swoich usług, bez konieczności zmiany oprogramowania na inne oraz przestojów.

Społeczność skupiona wokół systemu

Już sam zakup konkretnego systemu może pomóc Ci w dotarciu do swoich przyszłych klientów. Niektórzy producenci tworzą serwisy związane ze swoimi aplikacjami.

Umożliwiają one zamieszczenie ofert biznesowych, a także późniejsze przesyłanie dokumentów handlowych drogą elektroniczną.

Dzięki takiej opcji promujesz swoją firmę jako nowoczesny biznes, otwarty na pozyskiwanie nowych klientów i dbający o szybsze wykonywanie prac.

Praca w trybie online

Współcześni klienci biur rachunkowych coraz częściej wymagają, by z każdego miejsca na ziemi i o każdej porze mieć dostęp do bieżących informacji na temat sytuacji finansowej i majątkowej firmy.

Aby Twoje biuro rachunkowe dostosowało się do ich oczekiwań, szukaj programu dla biura rachunkowego umożliwiającego pracę w modelu usługowym. Daje on dostęp do dokumentów i danych przez 24 godziny na dobę, z dowolnego miejsca w którym Twój klient ma połączenie z Internetem.

Co ważne, wszystkie przesyłane dane powinny być szyfrowane w zaawansowany sposób, analogicznie do zabezpieczeń banków internetowych. Dodatkowo informacje muszą być zabezpieczane zarówno przed fizycznym, jak i wirtualnym dostępem.

Internetowa wymiana dokumentów

Jednym z aspektów współpracy z biurami rachunkowymi, których ich klienci nie lubią najbardziej, jest uciążliwość dowożenia papierowych dokumentów. Właśnie dlatego powstały rozwiązania IT, które umożliwiają ich internetową wymianę.

Oczywiście koniecznym wymogiem jest wtedy zaszyfrowany serwer, przez który przepływają dane klientów. Dla biura rachunkowego wygodne jest, jeśli może w ten sposób odbierać dokumenty seryjnie. Zaletami internetowej wymiany dokumentów jest oszczędność czasu dla obu stron oraz zdecydowanie szybsza komunikacja.

Analizy i raporty dostępne od ręki

Niektóre z programów posiadają specjalne funkcjonalności dostępne tylko dla biur rachunkowych. Do tego typu udogodnień należy moduł Business Intelligence (BI) zintegrowany z pozostałymi funkcjami i modułami systemu (księga podatkowa, księga handlowa, środki trwałe, płace i kadry). Dzięki temu wszystkie informacje posiadasz w jednym miejscu.

Posiada on możliwość jednoczesnego tworzenia raportów na wielu bazach. Raport może być wysyłany do wszystkich zdefiniowanych klientów, przy czym każdy klient otrzymuje tylko i wyłącznie swoje dane.

Twoje biuro może się wyróżnić spośród konkurencji wprowadzając dla swoich klientów analizy i raporty wysyłane na adres e-mail lub na urządzenie mobilne (np. ich stanu zapasów czy trendu sprzedaży produktów). Wszystko dzieje się automatycznie, więc nie tracisz czasu.