Jaki program magazynowy wybrać?

Zarządzanie magazynem, niezależnie od jego rozmiaru, nie jest łatwym zadaniem bez odpowiednich narzędzi. A właściwe oprogramowanie jest tym najważniejszym. Zapewnia ono automatyzację oraz przyśpieszenie prac, chroni przed wieloma błędami i pomaga zaoszczędzić na kosztach działania. Jaki program magazynowy zatem wybrać dla swojej firmy, by w pełni korzystać z jego możliwości?

Co znajdziesz w artykule:

• Program magazynowy – czym jest?
• Jak wybrać program do zarządzania magazynem?
• Dobry program magazynowy – najważniejsze cechy
• Program magazynowy dla małej firmy – na co zwrócić uwagę?
• Prosty program magazynowy

Program magazynowy – czym jest?

Program magazynowy, nazywany inaczej oprogramowaniem WMS (ang. Warehouse Management System), to rozwiązanie pozwalające na kompleksowe i efektywne zarządzanie gospodarką magazynową. Jego głównym celem jest obsługa oraz automatyzacja procesów związanych z przyjęciem, przechowywaniem i wydawaniem towarów. Oznacza to, że z dobrym oprogramowaniem magazynowym zyskujesz kontrolę nad stanami magazynowymi oraz obiegiem towarów, jak również wygenerujesz wszystkie istotne dokumenty magazynowe.

Niezależnie od tego czy prowadzisz dużą czy małą firmę, zawsze warto zdecydować się na posiadanie programu do zarządzania magazynem. To nieodzowne wsparcie w usprawnieniu procesów logistycznych, obniżeniu kosztów składowania towarów, optymalizacji przestrzeni magazynowej oraz zarządzaniu zadaniami pracowników.

Jak wybrać program do zarządzania magazynem?

Na rynku znajduje się obecnie wiele różnych programów do zarządzania magazynem. Są to zarówno rozwiązania pudełkowe (takie jak np. oprogramowanie sprzedażowo-magazynowe PC Market dla sklepów i sieci sklepów, wspierające m.in. procesy takie jak inwentaryzacja czy bieżąca weryfikacja stanów magazynowych), jak i oprogramowanie dedykowane. Posiadają one różnego rodzaju strukturę oraz stopień integracji z innymi systemami IT i urządzeniami. Jak z nich wybrać najlepszy program magazynowy dla swojej firmy?

Rozpoczęcie poszukiwań warto zacząć od przeprowadzenia analizy potrzeb. Pozwoli ona wskazać, które obszary wymagają usprawnienia, czy i gdzie pojawiają się tzw. „wąskie gardła” oraz jakie funkcje oprogramowania magazynowego są kluczowe dla sprawnej pracy twojego przedsiębiorstwa. W Kotrak naszym klientom oferujemy  przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, dzięki której dobieramy rozwiązania dopasowane pod indywidualne potrzeby ich firm.

Warto również zwrócić uwagę na jedną z ważniejszych cech dobrego programu magazynowego, czyli jego elastyczność. Dobrze jest, aby posiadał on możliwość integracji z innymi systemami, jak np. programem ERP, systemami firm kurierskich czy platformami e-commerce. Pozwala to na pełną automatyzację procesów magazynowych, stały wgląd w bieżące stany magazynowe oraz pełne śledzenie ścieżek towarów, aż do momentu ich dotarcia do klienta końcowego.

Dobry program magazynowy – najważniejsze cechy

Dobry program magazynowy musi zapewniać efektywne zarządzanie strukturą, pracą oraz przestrzenią magazynu. Niezależnie od tego czy posiadasz mały, średni czy duży magazyn (lub nawet kilka) z programem magazynowym powinieneś szybko i sprawnie wykonać przyjęcia, przesunięcia, inwentaryzacje, zamówienia oraz wydania towarów. Jakie zatem cechy warto wyszczególnić w dobrym programie magazynowym?

Po pierwsze oprogramowanie magazynowe powinno być proste i intuicyjne w obsłudze. Rozwiązanie ma ułatwić działania pracowników magazynu, dlatego warto zwrócić uwagę, jak przebiega i ile czasu zajmie ich wdrożenie w jego pracę. Dobrze również, by program działał zarówno na komputerze, jak i urządzeniach mobilnych, gdyż to znacząco usprawni prace operatorów magazynowych.

Oprogramowanie powinno również pozwalać na zarządzanie zadaniami pracowników. W jaki sposób? Przede wszystkim zapewniając opcję planowania działań zespołu oraz nadzór nad czasem i etapem ich realizacji. Sprawna komunikacja między pracownikami oraz managerami to podstawa płynnie działającej firmy.

Program magazynowy powinien również łatwo integrować się z innymi rozwiązaniami IT, jak programem ERP (np. Comarch ERP Optima), systemami firm kurierskich czy platformami e-commerce oraz urządzeniami typu drukarki etykiet i kodów. Szybkie przygotowanie oraz drukowanie ważnych dokumentów są również istotnymi funkcjami, które powinny dobrym programie magazynowym.

Kolejna kluczowa cecha systemu do zarządzania magazynem to monitorowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. W ten sposób zyskujesz pełną kontrolę nad zapasami towarów, a tym samym płynnością pracy. Posiadając wgląd w bieżące stany wiesz, których produktów wkrótce może zabraknąć, a których jest w nadwyżce. Posiadasz również informacje na temat ewentualnych terminów ważności towarów.

Dodatkowo zyskujesz wgląd w dane na temat stopnia wykorzystania obszaru magazynu. W ten sposób możesz planować przesunięcia produktów i przygotować przestrzeń pod kolejne dostawy. System WMS pomaga zoptymalizować wykorzystanie dostępnej przestrzeni magazynu i zaplanować rozmieszczanie produktów w taki sposób, by zmieściło się ich jak najwięcej, a dostęp do nich był możliwie jak najłatwiejszy.

Ważną kwestią jest również spektrum raportów, które przygotujesz w oparciu o przetwarzane przez system dane. To na ich podstawie możesz zauważyć i wyeliminować „wąskie gardła” oraz inne pojawiające się błędy i niezgodności. Tym samym będziesz w stanie wyciągać wnioski oraz opracować sposoby na obniżenie kosztów związanych z obsługą magazynu i składowanych towarów, a także skracać czas realizowania operacji na magazynie.

Program magazynowy dla małej firmy – na co zwrócić uwagę?

Wybierając program magazynowy dla małej firmy przede wszystkim zwróć uwagę na stopień w jakim może on zautomatyzować i uprościć procesy magazynowe. To, jak w systemie wygląda proces zarządzania całym obiegiem towarów (od momentu przyjęcia do wydania) i czy posiada on alerty informujące o stanach magazynowych, wpłynie na jakość oraz efektywność pracy twojej firmy.

Warto również zwrócić uwagę na stopień integracji oprogramowania z innymi systemami, np. pod kątem wyboru systemu wms dla e-commerce. Spora część małych firm poszukujących programu magazynowego to sklepy internetowe. W takim przypadku należy dowiedzieć się w jakim stopniu system integruje się z platformą e-commerce, na której prowadzona jest sprzedaż, oraz systemami firm kurierskich. Z dobrym programem magazynowym jesteś w stanie w pełni zautomatyzować cały proces zakupowy od momentu nabycia produktu przez klienta do jego wysyłki, a nawet dostarczenia. Cecha ta nie tylko wpływa na upłynnienie i przyśpieszenie pracy magazynu, ale również poziom satysfakcji klienta.

Dodatkowo integracja systemu z platformą e-commerce powinna pozwalać na informowanie potencjalnych klientów o rzeczywistej liczbie dostępnych towarów. Wiadomość ta może znacząco wpływać na planowanie oraz podejmowanie decyzji zakupowych. Im większa transparentność w tym zakresie, tym silniejszą relację można zbudować z klientem.

Warto również zwrócić uwagę, czy wybrany program magazynowy jest skalowalny. W ten sposób, jeśli twoja firma będzie się zmieniać i powiększać, to system powinien dotrzymać jej kroku i dopasować się do nowych potrzeb. Jak to wygląda w praktyce? Choć początkowo możesz potrzebować tylko kilku podstawowych modułów, warto się dowiedzieć czy wybrany program magazynowy w przyszłości można rozszerzyć o nowe funkcjonalności i czy obsłużysz nim większą liczbę procesów oraz towarów.

Ostatnim ważnym elementem oprogramowania magazynowego dla małych firm jest wsparcie powdrożeniowe. To ważne by firma, u której kupujesz system, oferowała opiekę asysty technicznej oraz dalszy rozwój rozwiązania. Są to elementy kluczowe dla poprawnego działania programu, a co za tym idzie Twojej firmy. Posiadając stałą opiekę asysty nie musisz się martwić ewentualnymi awariami. Kupując program zwróć również uwagę na to ile lat jego producent jest obecny na rynku i czy rozwija swoje rozwiązania. W Kotrak naszym klientom oferujemy zarówno opiekę asysty technicznej, jak również dalszy rozwój systemów, dbając o ich dopasowanie do zmieniających się potrzeb oraz norm rynku.

Prosty program magazynowy

Zastanawiając się nad tym, jaki program magazynowy wybrać dla małych firm, jak zwykle najlepiej postawić na proste rozwiązania. Szczególnie, jeśli do tej pory Twoje przedsiębiorstwo nie korzystało z żadnego systemu WMS.

Prosty program magazynowy to rozwiązanie, z którym szybko zoptymalizujesz, zautomatyzujesz i przyśpieszysz procesy magazynowe. Będzie on również przystępniejszy cenowo i łatwiejszy we wdrożeniu oraz nauce obsługi. Nie oznacza to jednak, że nie będzie się rozwijał wraz z Twoim biznesem.

W naszej ofercie oprogramowania dla firm posiadamy programy magazynowe dopasowane zarówno do branż, jak i rozmiarów przedsiębiorstw naszych klientów. Dbamy o to, by wdrażane moduły odpowiadały na ich potrzeby i rozwijały się wraz z ich firmami. Oferujemy analizę przedwdrożeniową, pozwalającą dopasować funkcjonalności do wymagań przedsiębiorstw, jak również opiekę asysty technicznej.