Integracja KSeF z Comarch ERP Optima

Od 2026 roku w Polsce obowiązkowe będzie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Aktualnie z systemu przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie, a wymiana danych z KSeF dla użytkowników Comarch ERP jest bezpłatna do 31 października 2025 roku! Dowiedz się, jak działa integracja KSeF z Comarch ERP Optima oraz jak korzystać z narzędzia Comarch KSeF i jak zarządzać procesem wystawiania faktur w tym systemie.

Nasz artykuł przybliży Ci następujące tematy:

1. Integracja z KSeF w systemie Comarch ERP Optima
2. Jak zrobić integrację z KSeF w Comarch ERP Optima?
3. Jak działa wymiana danych między KSeF a Comarch RP Optima?
4. Najważniejsze funkcje integracji KSeF w Comarch ERP Optima
5. Jak skonfigurować integrację KSeF z Comarch ERP Optima
6. Bezpieczeństwo, zgodność i automatyzacja procesów w integracji KSeF
7. Jakie korzyści daje integracja KSeF z Comarch ERP Optima?
8. Najczęstsze wyzwania i dobre praktyki przy integracji KSeF z Comarch ERP Optima

Integracja z KSeF w systemie Comarch ERP Optima

Jeśli do zarządzania firmą korzystasz z najnowszej wersji systemu Comarch ERP Optima, nie musisz szukać kolejnego narzędzia. W systemach Comarch obsłużysz e-faktury i skomunikujesz się z systemem KSeF.

Programy Comarch Optima oraz XL zostały dostosowane do obsługi faktury ustrukturyzowanej. W nowych wersjach programu Comarch ERP Optima są dostępne funkcjonalności, które pozwalają na komunikację z KSeF. Bezpośrednio w systemie możesz przede wszystkim uwierzytelniać e-faktury oraz nimi zarządzać.

Aby zacząć korzystać z darmowej integracji platformy KSeF z systemem ERP Optima należy posiadać aktualną wersję oprogramowania.

Funkcjonalności narzędzia do wymiany danych w krajowym systemie e-faktur (KSeF) z systemami Comarch ERP:

• Generowanie, wystawienie faktur ustrukturyzowanych (faktur elektronicznych) oraz ich odbiór z systemu rządowego KSeF oraz działanie w drugą stronę,
• Przekazywanie informacji z KSeF do systemów Comarch ERP,
• Uwierzytelnianie wieloma metodami, na przykład: profil zaufany, podpis kwalifikowany,
• automatyczne przekazywanie informacji do odbiorcy o wystawionej e-fakturze

Jak zrobić integrację z KSeF w Comarch ERP Optima?

Integracji z Krajowym System e-Faktur dokonujemy bezpośrednio w programie Comarch ERP. Na początku należy zdefiniować środowisko pracy KSeF demo lub produkcyjne udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Tryb demo umożliwia przesłanie faktury na platformę testową, a dodatkowo nie posiada ograniczeń związanych z anulowaniem wysłanych do KSeF dokumentów. Jest to dobre rozwiązanie, jeśli rozpoczynasz wymianę danych z KSeF, aby ustalić scenariusze procesów biznesowych, optymalnego obiegu faktur oraz zweryfikować poprawność przesyłania dokumentów.

Docelowym rozwiązaniem jest środowisko produkcyjne. Należy pamiętać, że jeśli jedną e-fakturę wyślemy przez KseF, każda kolejna musi być wysyłana w ten sposób. Środowisko produkcyjne pozwala na wprowadzanie faktur do obiegu gospodarczego.

Następnie należy skonfigurować działanie Optimy z KSeF, między innymi przypisać istniejące w systemie Optima formy płatności do tych zdefiniowanych w KSeF oraz nadać użytkownikom odpowiednie uprawnienia do wysyłania faktur bezpośrednio z systemu ERP. Można również ustawić automatyczny tryb wysławiania danych do KseF po ich zatwierdzeniu i akceptacji faktury.

Jak działa wymiana danych między KSeF a Comarch ERP Optima?

Integracja z KSeF w systemie Comarch ERP Optima umożliwia bezpośrednią wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi czy ręcznego przesyłania dokumentów. Po wystawieniu faktury w module Faktury lub Rejestr VAT, system przesyła ją w tle do KSeF w formacie ustrukturyzowanym XML. Po pozytywnej walidacji i zarejestrowaniu dokumentu w systemie Ministerstwa Finansów, Comarch ERP Optima automatycznie pobiera Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO), który staje się integralną częścią faktury.

Polecamy artykuł: czym jest KSeF?

Analogicznie, faktury zakupu wystawione przez kontrahentów i zarejestrowane w KSeF mogą być automatycznie pobierane do systemu, co znacząco skraca czas potrzebny na ich wprowadzenie, dekretację i księgowanie. Cały proces odbywa się bez udziału użytkownika, przy zachowaniu zgodności z aktualnymi przepisami. KSeF integracja działa również w środowiskach z wieloma firmami, co pozwala na centralne zarządzanie obiegiem dokumentów w grupie kapitałowej.

Najważniejsze funkcje integracji KSeF w Comarch ERP Optima

Wdrożona w systemie Comarch ERP Optima integracja z KSeF oferuje szereg zaawansowanych funkcji, które wspierają pełny obieg faktur – integracja Comarch KSeF obejmuje zarówno faktury sprzedaży, jak i zakupu. Użytkownik zyskuje dostęp do centralnego rejestru wszystkich dokumentów wystawionych i odebranych z KSeF, z możliwością ich filtrowania, przeszukiwania oraz weryfikacji statusu i błędów walidacji.

Comarch ERP Optima automatycznie obsługuje:

• wysyłkę faktur sprzedażowych z nadaniem numeru UPO,
• odbiór faktur zakupowych w formacie XML,
• dekodowanie i prezentację danych w czytelnej formie,
• zapisywanie historii komunikacji z KSeF (z dokładnymi logami),
• integrację z e-Archiwum Comarch w celu długoterminowego przechowywania dokumentów.

Ponadto możliwa jest konfiguracja automatycznych zadań synchronizacyjnych (harmonogramów), dzięki czemu obieg dokumentów – integracja z KSeF – odbywa się nawet poza godzinami pracy użytkownika. Integracja wspiera też powiązania z workflow i e-podpisami wewnętrznymi.

Jak skonfigurować integrację KSeF z Comarch ERP Optima?

Proces konfiguracji KSeF integracja w Comarch ERP Optima został zaprojektowany z myślą o łatwości wdrożenia. W pierwszym kroku konieczne jest pozyskanie tokenu autoryzacyjnego z KSeF (profil zaufany, certyfikat kwalifikowany lub upoważnienie dla oprogramowania) i dodanie go do ustawień programu. W systemie definiuje się również dane podmiotu oraz określa użytkowników uprawnionych do komunikacji z KSeF.

Następnie, w module administracyjnym Comarch ERP Optima, użytkownik uruchamia konfigurację integracji, wskazując, czy dokumenty mają być przesyłane automatycznie po zatwierdzeniu, czy ręcznie. Istnieje również możliwość ustawienia domyślnych serii numeracyjnych oraz statusów dla faktur zarejestrowanych w KSeF.

Konfiguracja obejmuje również harmonogram zadań – np. codzienne pobieranie faktur zakupu lub cykliczne wysyłanie faktur sprzedaży. Całość może zostać dodatkowo zabezpieczona uprawnieniami użytkowników, logowaniem operacji oraz integracją z repozytorium dokumentów.

Sprawdź kogo dotyczy obowiązek KSeF?

Bezpieczeństwo, zgodność i automatyzacja procesów w integracji KSeF

Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami to filary, na których oparta jest integracja z KSeF w Comarch ERP Optima. Cała komunikacja z serwerami Ministerstwa Finansów odbywa się w szyfrowanym protokole (TLS), a dane autoryzacyjne (tokeny) są przechowywane w sposób zaszyfrowany, zgodnie z wymogami Ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur.

System zapewnia zgodność z aktualną strukturą logiczną FA(2) oraz obowiązującymi wymogami dotyczącymi nadawania i odbierania numerów UPO. Wszystkie operacje w systemie są logowane, co pozwala na ich późniejszy audyt. Dodatkowo dokumenty mogą być archiwizowane w e-archiwum, z zachowaniem ścieżki audytowej.

Dzięki integracji z workflow i harmonogramami zadań, procesy obiegu dokumentów są zautomatyzowane, co redukuje liczbę błędów oraz skraca czas realizacji operacji księgowych. Użytkownik nie musi pamiętać o ręcznym wysłaniu lub odebraniu faktury – system zrobi to za niego, zgodnie z ustalonymi regułami.

Sprawdź, jakie są najczęstsze pytania o KSeF?

Jakie korzyści daje integracja KSeF z Comarch ERP Optima?

Wdrożenie funkcji obieg dokumentów – integracja z KSeF w Comarch ERP Optima to realne usprawnienie pracy księgowości, logistyki i działu sprzedaży. Przede wszystkim pozwala zachować zgodność z przepisami i uniknąć kar administracyjnych wynikających z niewłaściwego wystawiania lub przekazywania faktur.

Integracja eliminuje konieczność ręcznego pobierania i wprowadzania dokumentów – system automatycznie przypisuje faktury zakupowe do kontrahentów, dekretuje je i umożliwia błyskawiczne księgowanie. W przypadku dużej liczby transakcji jest to istotne oszczędzenie czasu.

Zyskuje także dział controllingu – każda faktura jest dostępna w systemie wraz ze statusem KSeF, numerem UPO i historią zmian, co ułatwia raportowanie i przygotowanie do kontroli skarbowej. Co istotne, integracja jest w pełni skalowalna i może działać w środowiskach jedno- i wielo firmowych.

Najczęstsze wyzwania i dobre praktyki przy integracji KSeF z Comarch ERP Optima

Mimo że integracja z KSeF została zaprojektowana jako moduł prosty w obsłudze, użytkownicy na etapie wdrożenia mogą napotkać pewne trudności. Do najczęstszych należą błędnie wystawione faktury niezgodne ze strukturą FA(2), brak aktualnych danych kontrahentów lub problemy z autoryzacją tokenów.

Wdrożenie warto poprzedzić audytem poprawności danych w systemie, weryfikacją szablonów faktur oraz przeszkoleniem użytkowników. Dobrą praktyką jest także ustawienie harmonogramów synchronizacji w nocy, aby nie obciążać systemu w godzinach pracy.

Comarch i partner wdrożeniowy – jak Kotrak – oferują wsparcie w konfiguracji, testach integracyjnych i bieżącej obsłudze KSeF, co minimalizuje ryzyko błędów operacyjnych. Dzięki temu cały proces przebiega płynnie i skutecznie, a ksef integracja staje się realnym wsparciem cyfrowej transformacji w firmie.