Modele rozliczeń z firmą IT: Fixed Price, Time and Materials, abonament

Nim rozpoczniesz współpracę z firmą IT warto zapoznać się z formami rozliczeń za zlecaną pracę. Dzisiaj przedstawimy charakterystykę każdego z trzech najczęściej stosowanych modeli, opowiadając dla jakich potrzeb oraz budżetów najlepiej się sprawdzą.

Z naszego artykułu dowiesz się:

• Jakie są modele rozliczeniowe z firmą IT oraz ich zalety i wady?
• Jakie są sposoby nadzorowania wykonanych prac w każdym z modeli?
• Jaki model rozliczeniowy stosuje Kotrak?
• Czy jest możliwość mieszania różnych modeli rozliczeniowych?

Jakie są modele rozliczeniowe z firmą IT oraz ich zalety i wady?

Obecnie na rynku rozróżniamy trzy modele rozliczeniowe, które szerzej omawiamy poniżej:

• Fixed Price
• Time and Materials
• Abonament

Fixed Price

Model rozliczeniowy Fixed Price to nic innego, jak praca na z góry założonym budżecie. Funkcjonuje on w oparciu o metodę Waterfall, czyli dokładnie określone warunki, etapy oraz czas współpracy.

Rozpoczynając działania w modelu Fixed Price określamy wspólnie z Tobą zakres usług do wykonania, dokonując szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. Jest ona wiążąca i pozwala ustalić wszystkie fazy realizacji projektu. W trakcie jej przeprowadzania definiujemy również funkcjonalności oraz inne działania, które będziemy musieli wykonać (np. migracja danych, integracja z innymi systemami, etc.). Na samym końcu analizy ustalamy etapy pracy i szczegółowo określamy budżet projektu. A wszystko to omawiamy z Tobą.

Po Twojej akceptacji warunków rozpoczynamy prace projektowe.

Kiedy sprawdza się Fixed Price?

Model Fixed Price cechuje mała elastyczność, dlatego sprawdza się przede wszystkim przy projektach, w których dokładnie wiesz, co chcesz wdrożyć i w jakim budżecie. Jest to również dobre rozwiązanie, gdy nie jesteś w stanie na bieżąco weryfikować postępów w pracach programistycznych i oceniasz je dopiero po zakończeniu danego etapu.

Wady i zalety Fixed Price

Zalety

Fixed Price z góry pozwala Ci przewidzieć koszt projektu. Jest on wstępnie szacowany jako „rząd wielkości”, a następnie po analizie przedwdrożeniowej następuje dookreślenie etapów pracy i wszystkich wydatków. W ten sposób wiesz jaki będzie koszt, zakres działań oraz czas ich realizacji.

Wady

Główną wadą Fixed Price, zaznaczoną już wcześniej, jest jego mała elastyczność. Z założenia trudno przewidzieć, zwłaszcza przy projektach trwających dłuższy okres czasu, czy nie pojawi się potrzeba dokonania zmian w działaniach. Mogą one wynikać z różnych powodów, np. zmian w Twoim biznesie czy legislacji.

Gdy modyfikacje są na tyle duże, że wpływają na budżet, muszą przejść przez procedurę zarządzania zmianą (eng. Change Management), czyli zostać przedstawione, zaakceptowane i wdrożone. Procedura ta może nie tylko zmienić koszty projektu, ale również wydłużyć prace nad nim. Zwłaszcza, gdy potrzeba przeprowadzenia Change Management zachodzi więcej niż raz.

Time and Materials

Model Time and Materials to forma rozliczania się w oparciu o wykonaną w danym okresie czasu pracę. Charakteryzuje się on tak zwanym zwinnym podejście (eng. Agile/Scrum), co oznacza, że prace wykonywane są w krótkich, mierzalnych fazach w trakcie, których posiadasz stały wgląd w postęp działań. W oparciu o wykonane etapy następuje rozliczenie pracy.

Wytyczne, którymi kierujemy się przy metodzie Time and Materials zostają ustalone na samym początku współpracy i mogą się opierać o:

• ilość godzin w miesiącu, jaką zespół projektowy ma poświęcić na działania
• wyznaczone przez Ciebie widełki budżetu, których nie chcesz przekroczyć w danym miesiącu

Dzięki tym założeniom masz pewność, że koszty pracy nad projektem Cię nie zaskoczą, a Ty posiadasz kontrolę nad wykonywanymi pracami.

Kiedy sprawdza się Time and Materials?

Time and Materials sprawdza się w projektach, które muszą być ciągle rozwijane, np. aplikacje społecznościowe, programy przeglądarkowe czy systemy dla stale rozwijających się branż. To metoda idealna dla rozwiązań wymagających aktualizacji do zmieniających się potrzeb rynku oraz odbiorców.

Wady i zalety Time and Materials

Zalety

Zaletą Time and Materials jest, w przeciwieństwie do Fixed Price, duża elastyczność. Biznesy często się zmieniają, dopasowując do nowych wymagań, legislacji i trendów. Ten model rozliczeniowy pozwana na większą swobodę działania, gdyż zmiany nie przechodzą już przez procedurę Change Management.

Projekty przygotowywane w oparciu o model Time and Materials pozwalając również na przeprowadzanie badań oraz analiz nowych funkcji, nim te zostaną na stałe wprowadzone do systemu. To nic innego, jak udostępnianie tzw. wersji BETA, czyli wersji testowych nowych funkcjonalności, użytkownikom w celu weryfikacji ich poprawnego działania oraz zbadania czy cieszą się one zainteresowaniem.

Time and Materials pozwala również na swobodę kreatywną specjalistów pracujących przy projekcie. Jako, że nie jest on z góry zamknięty określonymi ramami, osoby go prowadzące posiadają większe pole działania i wykazania się swoją wiedzą oraz kreatywnością.

Ostatnią zaletą, na którą warto zwrócić uwagę, jest łatwość ewaluacji zarówno poszczególnych etapów projektu, jak i wszystkich wykonanych prac oraz wykazania dalszych, zaplanowanych działań.

Wady

Model Time and Materials wymaga bieżącej kontroli zarówno przeprowadzanych prac, jak i budżetu. Koszty zwykle są ustalane w określonych odgórnie widełkach, jednak w wyjątkowych sytuacjach mogą ulec zmianie i wzrosnąć. Budżet w tym modelu bywa często planowany z miesiąca na miesiąc, w zależności od ilości potrzebnych do wykonania prac, przez co jego wartość może się stale zmieniać.

Abonament

Ostatnim omawianym modelem rozliczeniowym jest abonament. Działając w oparciu o niego umawiamy się z Tobą na konkretną kwotę, płaconą miesięcznie lub kwartalnie. W ramach tego budżetu wyliczamy robocze godziny w trakcie, których wykonujemy określone działania.

Kiedy sprawdza się abonament?

Abonament jest metodą najlepiej sprawdzającą się przy systemach, które już są uruchomione. W jego ramach zwykle zawiera się opieka helpdesku, pozwalająca na utrzymanie systemu czy drobny rozwój aplikacji. W tym modelu koszty masz zawsze pod kontrolą i wiesz, w którym kierunku zmierzają prace.

Wady i zalety abonamentu

Zalety

Dużą zaletą pracy w modelu abonamentowym jest świadomość budżetu, jaki mamy do wykorzystania w ramach działań. Jest on założony na dłuższy okres czasu, co daje Ci stałą kontrolę nad wydatkami. Pozwala to również na swobodę działania naszych specjalistów, gdyż nie muszą ciągle prosić o akceptację nowych kosztów przy zlecaniu drobnych zmian. Wszystko jest rozplanowane w czasie, zgodnie z ustalonymi środkami finansowymi.

Wady

Wadą w przypadku tego modelu rozliczeniowego może być źle skonstruowana umowa abonamentowa, nieodpowiadająca realnym potrzebom Twojego biznesu. Jest to również model, w którym ciężko wykroczyć poza jego pierwotne założenia. Jakiekolwiek zmiany w sposobie lub długości pracy wymagają wprowadzenia nowych zapisów do umowy.

Pamiętaj również, że gwałtowne i duże modyfikacje w sposobie działania przy abonamencie również mogą stanowić problem. Na przykład kłopotem może się okazać nagła potrzeba znacznego zwiększenia liczby specjalistów pracujących przy Twoim projekcie, gdyż nie zawsze jest to możliwe od ręki.

Jakie są sposoby nadzorowania wykonanych prac w każdym z modeli?

W modelu Fixed Price raportujemy status realizacji projektu. Wszystko jest zależne od jego rozmiaru i stopnia Twojego zaangażowania. W Kotrak preferujemy partnerską i otwartą współpracę. Prezentując postępy w działaniach przygotowujemy prezentacje czy wgrywamy środowiska testowe, by kompleksowo zaprezentować Ci postęp w wykonanych działaniach.

Jeśli chodzi o samo rozliczenie w modelu Fixed Price, to następuje ono po każdym zakończonym etapie lub w dwóch częściach, np. zaliczki i faktury końcowej. Formę zawsze staramy się dopasować do Ciebie i Twoich możliwości oraz potrzeb.

Działając w systemie rozliczeniowym Time and Materials, jesteś na bieżąco informowany o wykonywanych pracach. Jak już wcześniej wspominaliśmy, przebiegają one w firmie krótkich sprintów, a Ty stale możesz je monitorować. Następnie wykonane działania są Ci przedstawiane w formie prezentacji oraz przekazywane do testów. To zwinne działanie pozwala na szybsze zaimplementowanie zmian i Twoich uwag, a tym samym sprawniejsze przygotowanie rozwiązania dopasowanego do Twoich potrzeb.

Działając w abonamencie zwykle wykonujemy dla klientów prace związane z utrzymaniem i drobnym rozwojem systemów. Wykonane działania są prezentowane w okresowych raportach, a Ty otrzymujesz wyznaczonego do kontaktu Suport Service Managera, przez którego zgłaszasz zadania, jak również pozostajesz w kontakcie, gdy pojawiają się pytania oraz kwestie do wyjaśnienia.

Jaki model rozliczeniowy stosuje Kotrak?

W Kotrak wychodzimy naprzeciw potrzebom naszych klientów, dlatego stosujemy każdy z wyżej wymieniowych modeli rozliczeniowych.

Rozpoczynając współpracę w pierwszej kolejności zwracamy uwagę na Twoje potrzeby oraz zakres projektu, a następnie proponujemy najlepszy dla tych czynników model. W oparciu o te elementy konstruujemy umowę współpracy i rozpoczynamy działania.

Czy jest możliwość mieszania różnych modeli rozliczeniowych?

Oczywiście, te trzy modele rozliczeniowe można ze sobą mieszać, w zależności od Twoich potrzeb. W Kotrak często rozpoczynamy współpracę od Fixed Price. Ta forma pozwala nam szczegółowo zbadać i poznać potrzeby oraz specyfikę Twojego biznesu, jak również przygotować trzon projektu lub jego całość.

Gdy pojawia się temat dalszego rozwoju aplikacji i jej utrzymania, zwykle przechodzimy na hybrydowy model współpracy. Początkowo działamy z systemie Time and Materials, projektując, testując i wdrażając nowe funkcjonalności. W momencie, w którym system jest już w pełni gotowy i wymaga jedynie opieki serwisowej oraz drobnego rozwoju, przechodzimy na umowę abonamentową. Pozwala ona na wykonywanie prac dostosowujących aplikację np. do zmian w legislacji (RODO, JPK).

Artykuł powstał we współpracy z Pawłem Paszkiewiczem, Software Development Director

(Przeczytaj więcej na temat tego, co obejmuje kompleksowa obsługa informatyczna firm w Kotrak.)