Najważniejsze dodatki Comarch ERP usprawniające sprzedaż

Standardowy Comarch ERP – Optima, XL czy Comarch POS – daje dobry fundament, ale w realnym handlu czasami może to być zbyt mało. Sprzedaż wielokanałowa, szybkie fakturowanie, magazyny „na pełnych obrotach”, integracje z zewnętrznymi systemami – to obszary, w których autorskie dodatki Kotrak wyciągają z ERP pełnię możliwości. Poniżej znajdziesz konkretne rozszerzenia, które rozwiązują typowe problemy działów sprzedaży, logistyki i administracji.

W tym artykule omawiamy:

1. Automatyzacja fakturowania i obiegu dokumentów sprzedażowych
2. Rozwiązania dla sprzedaży wielokanałowej – e-commerce i platformy B2B
3. Usprawnienie logistyki Comarch ERP – zarządzanie magazynem i integracja z kurierami
4. Aplikacje mobilne dla przedstawicieli handlowych
5. Zarządzanie relacjami z klientem i automatyzacja windykacji
6. Zaawansowane zarządzanie polityką cenową i rabatami przez Comarch ERP

Automatyzacja fakturowania i obiegu dokumentów sprzedażowych

Problem – ręczne dopinanie paragonów, fiskalizacji, eksportów do JPK i rejestrów VAT zabiera czas i generuje błędy.

Jak zautomatyzować fakturowanie w Comarch ERP? Pomagają w tym dodatki do Comarch Optima od Kotrak, które „obsługują papiery” w tle.

• Dodatek do fiskalizacji paragonów – pobiera z bazy niezafiskalizowane paragony i seryjnie je fiskalizuje, idealna dla sklepów, które pracują „na kolejce” dokumentów i chcą uniknąć pominięć.
• Dodatek do przeglądania paragonów – czyta dane z plików .zip zawierających pliki .dat z drukarek fiskalnych, pozwala wygodnie przeglądać paragony i raporty dobowe, co ułatwia kontrolę sprzedaży detalicznej.
• Dodatek do synchronizacji danych z drukarki fiskalnej – cyklicznie kopiuje dane z drukarki do wskazanego folderu (w .zip), zapewnia, że dokumenty fiskalne są zawsze dostępne do dalszego przetwarzania i archiwizacji.
• Dodatek do importu dokumentów do systemu Comarch ERP Optima – importuje dokumenty z różnych plików, pokazuje ich podgląd przed dodaniem, wykorzystuje uczenie maszynowe (LM) – uczy się mapowania kolumn do pól dokumentu, co przyspiesza kolejne importy.
• Dodatek to tworzenia dokumentu FS XML – tworzy nowe faktury sprzedaży FS XML powiązane z awizami, świetnie sprawdza się w firmach, gdzie sprzedaż opiera się na wcześniejszych awizach dostaw.
• Dodatek to tworzenia dokumentu awiza XML – generuje dokument awiza z własną numeracją i konfigurowalną datą dostawy, porządkuje komunikację „sprzedaż – magazyn – dostawa”.
• Dodatek do generowania Excela JPK – tworzy pliki JPK za wybrany miesiąc/rok i automatycznie rozsyła je na wskazane e-maile, odciąża księgowość i pozwala szybko przygotować dane do analiz lub wysyłki.
• Dodatek do mailingu danych – monitoruje katalog z plikami i każdą nową paczkę automatycznie wysyła mailem, wykorzystasz ją np. do cyklicznej wysyłki faktur, raportów sprzedaży czy zestawień JPK.

Połączenie aplikacji do generowania Excela JPK i aplikacji do mailingu danych pozwala zbudować prosty, ale skuteczny mechanizm – ERP generuje zestaw dokumentów, a usługa Kotrak sama je dystrybuuje.

Rozwiązania dla sprzedaży wielokanałowej – e-commerce i platformy B2B

Problem – dane sprzedażowe z różnych systemów (sklepy stacjonarne, e-commerce, hurtownie) „rozsypują się” między POS, PC Marketem, ERP i systemami finansowymi.

Trzy autorskie dodatki do oprogramowania Comarch autorstwa Kotrak spinają te światy w jeden strumień danych:

• aplikacja do eksportu danych z PC Market do Symfonii,
• aplikacja do eksportu dokumentów magazynowych do rejestrów VAT i raportów kasowych oraz rozliczeń do Comarch ERP Optima z PC Market,
• aplikacja do eksportu danych do rejestrów VAT do Comarch ERP Optima z PC Market.

Te trzy moduły zbierają z PC Market dokumenty FS, FZ, PA, PAKOR, PZ oraz KP/KW i raporty kasowe, przygotowują je w formacie zrozumiałym odpowiednio dla Symfonii lub Comarch ERP Optima, automatyzują księgowanie sprzedaży z sieci sklepów w ERP.

• Aplikacja do importu danych z systemu Primavera do Comarch ERP Optima – synchronizuje faktury zakupu (FZ), sprzedaży (FS), dokumenty WZ, PZ oraz ich korekty między Primavera a Optimą, przydaje się, gdy sprzedaż jest rejestrowana w jednym systemie, a księgowość prowadzona w innym.
• Dodatek do eksportu danych do pliku XML EDI z kodem EAN towaru jednostki miary – generuje dane EDI z kodem EAN zamiast ogólnych kartotek, ułatwia współpracę z dużymi sieciami handlowymi i platformami B2B, gdzie EDI jest standardem.

Przykładowe porównanie funkcji przy sprzedaży wielokanałowej

Usprawnienie logistyki Comarch ERP – zarządzanie magazynem i integracja z kurierami

Problem: szybka sprzedaż wymaga równie szybkiej logistyki – dostępności towaru, poprawnych jednostek miary i sprawnego kompletowania dokumentów WZ/PZ/MM.

Kotrak oferuje zestaw dodatków, które „domykają” lukę między sprzedażą a magazynem.

• Dodatek do ustawiania magazynu na pozycjach dokumentu (Comarch POS) – automatycznie ustawia magazyn na każdej pozycji dokumentu według pliku konfiguracyjnego, idealny w sieciach sprzedaży z wieloma magazynami lokalnymi.
• Dodatek do wyświetlania dostępnych ilości danego towaru (Comarch POS) – pokazuje handlowcowi ilości towaru na magazynie już na poziomie dokumentu sprzedaży, ogranicza sprzedaż „na pusto” i poprawia obsługę klienta.
• Dodatek do przeliczania ilości towarów według jednostki miary – przelicza sztuki na jednostki zbiorcze (kartony, paczki, palety), ułatwia życie działom sprzedaży B2B i magazynowi.
• Dodatek do wielokrotności danej jednostki miary dla dokumentów FS, WZ, FZ, PZ – blokuje dodanie ilości, która nie jest wielokrotnością opakowania zbiorczego, chroni przed absurdalnymi ilościami typu „0,3 palety”.
• Dodatek do agregacji pozycji na dokumencie WZ – łączy pozycje według kodu towaru, agreguje wiele WZ w jeden dokument dla danego kontrahenta (z atrybutem „Agreguj”), ułatwia logistykę dla dużych odbiorców.
• Dodatek blokujący duplikację dokumentów WZ w różnych OBD – pilnuje, aby ten sam dokument nie trafił do dwóch równoległych obiegów dokumentów, porządek w logistyce = mniej sporów z klientem i księgowością.

W praktyce na podobnej logice opierają się też integracje z firmami kurierskimi – dokumenty sprzedaży z ERP są podstawą do generowania etykiet i listów przewozowych, a statusy przesyłek wracają do systemu.

Aplikacje mobilne dla przedstawicieli handlowych

Problem: handlowiec w terenie potrzebuje szybkiego podglądu stanów magazynowych, promocji i historii klienta – bez dzwonienia do biura.

Choć wiele dodatków Kotrak powstaje z myślą o Comarch POS, w praktyce te same mechanizmy można przenieść na tablety i laptopy przedstawicieli.

• Aplikacja do zarządzania promocjami na punktach POS – webowa aplikacja do zdalnego konfigurowania promocji („1+1”, rabaty grupowe), handlowiec może z poziomu przeglądarki sprawdzić aktualne akcje i dopasować ofertę.
• Dodatek do wyświetlania dostępnych ilości danego towaru – ta sama logika, która na POS pokazuje stany magazynowe, może zasilać panel mobilny – dzięki temu przedstawiciel widzi realną dostępność z Comarch ERP.
• Dodatek do agregacji pozycji na dokumencie sprzedaży – agreguje pozycje po kodzie towaru, ułatwia wystawianie dokumentów z wielu drobnych linii (typowe zamówienia B2B), co ma duże znaczenie przy pracy „w trasie”.

Dzięki otwartym API Comarch oraz doświadczeniu Kotrak, z tych klocków da się zbudować lekką, mobilną aplikację sprzedażową „szytą pod firmę” – zamiast kupować ciężki, generyczny CRM field-sales.

Zarządzanie relacjami z klientem i automatyzacja windykacji

Problem: rosnąca liczba kontrahentów oznacza chaos w relacjach – różne formy płatności, limity kredytowe, raty, a do tego konieczność szybkiej reakcji na zaległości.

Wybrane dodatki dla systemów ERP Comarch od Kotrak pomagają nad tym zapanować.

• Dodatek do zmiany kontrahenta na dokumencie po numerze NIP (Comarch POS) – pozwala błyskawicznie podmienić kontrahenta jeszcze przed wysyłką do GUS, ogranicza liczbę „śmieciowych” kartotek tworzonych przez kasjerów.
• Dodatek do ustawiania domyślnego kontrahenta na dokumencie sprzedaży – automatycznie wybiera domyślnego nabywcę, np. w sprzedaży detalicznej na „klienta indywidualnego”, porządkuje rejestry i ułatwia późniejszą analizę sprzedaży.
• Dodatek do raportów sprzedaży (Comarch POS) – codziennie pobiera dane sprzedażowe ze wszystkich POS-ów, generuje raport podsumowujący i wysyła na wybrane adresy e-mail, to gotowa baza pod działania CRM i wczesne wykrywanie spadków sprzedaży.
• Aplikacja do mailingu danych – może służyć także jako prosty silnik windykacyjny – wysyła automatyczne przypomnienia z zestawieniami należności do klientów lub handlowców.
• Dodatek do dodawania dekretów – tworzy dekrety z podziałem na raty (kapitał + odsetki), przydaje się w obsłudze sprzedaży ratalnej lub pożyczek udzielanych klientom B2B.

Zaawansowane zarządzanie polityką cenową i rabatami przez Comarch ERP

Problem: utrzymanie spójnej polityki cenowej w wielu kanałach i punktach sprzedaży jest trudne, szczególnie przy częstych akcjach promocyjnych i zmianach stawek VAT.

Tu wchodzą do gry nasze dodatki stricte sprzedażowe.

• Aplikacja do zarządzania promocjami na punktach POS – centralne tworzenie i modyfikowanie promocji dla wybranych grup towarowych, sklepów czy okresów, idealne dla sieci detalicznych, które często zmieniają ofertę.
• Dodatek do optymalizacji marży z pozycji na dokumencie sprzedaży (Comarch ERP Optima) – sortuje towary według stawki VAT i aktualizuje ceny tak, aby maksymalnie poprawić marżę i nie zejść poniżej ceny minimalnej, szczególnie przydatny przy sprzedaży zestawów mieszanych z różnymi stawkami VAT.
• Dodatek do zmiany formy płatności na dokumencie FS – seryjnie zmienia formę płatności na zaznaczonych fakturach sprzedaży, pomaga np. w kampaniach promujących płatności online lub odroczone terminy dla wybranych klientów.
• Dodatek do eksportu i importu danych pomiędzy dokumentami HAN/MAG a Excel – pozwala przygotować większe zmiany cen czy rabatów w Excelu, a następnie „wstrzyknąć” je z powrotem do dokumentów w ERP – bez żmudnego przepisywania.

Przykładowe porównanie (polityka cenowa i promocje)

Dobrze dobrane autorskie dodatki do oprogramowań przygotowane przez Kotrak sprawiają, że Comarch ERP przestaje być tylko systemem do wystawiania faktur, a staje się realnym centrum dowodzenia sprzedażą – od pierwszego paragonu, przez logistykę i magazyn, po windykację i analitykę.