Jak określać wymagania dla systemów informatycznych i aplikacji?

Zakup systemu IT dla firmy to bardzo ważna decyzja, która pociąga za sobą wiele długotrwałych konsekwencji. Aby podjąć słuszne kroki, warto wcześniej dokładnie przygotować się do procesu wyboru właściwego oprogramowania. Po wspólnych ustaleniach z dostawcą aplikacji i stworzeniu ostatecznego briefu, otrzymamy finalną ofertę szytą na miarę.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze rady dotyczące dwóch etapów pozwalających na przygotowanie ostatecznej oferty przez dostawcę rozwiązania IT. Są to:

1. etap wysyłki zapytania,
2. przygotowanie briefu we współpracy ze specjalistą ds. sprzedaży.

Z naszego artykułu dowiesz się:

• Czy musisz znać wszystkie szczegóły, zanim wyślesz zapytanie o aplikację?
• Z jakich części składowych powinien się składać brief i co powinien zawierać brief?
• W jaki sposób przygotowuje się brief pomocny w wycenie aplikacji?
• Jak dokładny powinien być brief służący wstępnej wycenie projektu?

Czy muszę znać wszystkie szczegóły, zanim wyślę zapytanie o aplikację?

Na etapie zapytania ofertowego nie musisz znać wszystkich detali. Właściwe tworzenie aplikacji rozpoczyna się od analizy przedwdrożeniowej z naszymi ekspertami, podczas której omawiane są już możliwie szczegółowo wszystkie aspekty.

Dobrze jest jednak, jeśli wysyłając do nas zapytanie jesteś w stanie (przynajmniej ogólnie) określić zarys niezbędnych funkcjonalności systemu oraz wskażesz rodzaj technologii, która ma być wykorzystana podczas realizacji projektu.

Na etapie przygotowania zapytania ofertowego pomocne są spotkania wewnątrz organizacji z udziałem pracowników lub zespołów objętych przyszłym działaniem systemu oraz działu informatycznego (np. typu burza mózgów). Warto wyznaczyć kierownika przedsięwzięcia oraz wskazać inne osoby z Twojej firmy, które będą odpowiedzialne za prowadzenie projektu.

Jeżeli inicjatywa wprowadzenia nowego rozwiązania informatycznego ma charakter oddolny, zaangażowanie osób decyzyjnych na tym etapie może mieć kluczowe znaczenie dla realności przeprowadzenia projektu w firmie.

Z jakich części składowych powinien się składać brief i co powinien zawierać brief

Brief powinien opisywać podstawowe założenia odnośnie aplikacji. Główne części składowe, które ujmujemy w briefie to:

Określenie typu aplikacji: typ aplikacji jest kluczowy i determinuje w wielu aspektach architekturę rozwiązania.

Główne typy aplikacji biznesowych to:

• B2B (business-to-business)
• B2C (business-to-client)
• enterprise (aplikacja wspierająca wewnętrzną pracę u klienta; w tym przypadku musi zostać określony obszar działania oprogramowania)

Technologia: ze względu na dużą liczbę rozwiązań na rynku, ważne jest, by technologia została określona na samym początku projektu. Bardzo często wynika ona z preferencji zespołu informatycznego w Twojej firmie lub posiadanej już infrastruktury.
W trakcie przygotowywania briefu wspólnie podejmiemy także decyzję na jakich urządzeniach musi działać aplikacja (smartfon, komputer, tablet, ekran dotykowy, itd.), co także wpływa na wybór technologii.

Dokumentacja/spis wymagań: punkt ten w sposób możliwie wyczerpujący powinien zawierać Twoje oczekiwania wobec funkcjonalności aplikacji. Spis pożądanych funkcjonalności opracowany przez Twoją firmę będzie również świadczyć o świadomości potrzeb i determinacji ich obsłużenia przez system.

Spis wymagań odnośnie aplikacji ułatwia dokonanie wstępnej wyceny i określenie, czy gotowe aplikacje dostępne na rynku spełniają Twoje oczekiwania, czy też lepsze będzie stworzenie aplikacji dedykowanej.

Potrzeba integracji danych: istotnym elementem briefu jest wskazanie ewentualnej konieczności integracji z innymi, dotychczas użytkowanymi systemami w Twojej firmie.

W takim przypadku należy określić rodzaj interfejsu, sposób i częstotliwość synchronizacji danych oraz zastosowanie szyny integracyjnej w przypadku większej liczby systemów.

Budżet i termin realizacji: zabudżetowany projekt, dla którego został określony termin realizacji, świadczy o realności wykonania projektu w zgodzie z założonymi ramami czasowymi.

W jaki sposób przygotowuje się brief pomocny w wycenie aplikacji

Brief powinien być przygotowany w oparciu o przynajmniej jedno nasze spotkanie, na którym zostaną omówione potrzeby Twojej firmy. Najlepiej pracować na podstawie istniejącej już dokumentacji przygotowanej przez Twoją firmę, w której zamieścicie informacje dotyczące Waszych wymagań.

W tworzenie briefu ze strony Twojej firmy powinna być zaangażowana jedna osoba lub zespół merytoryczny. Z naszej strony gwarantujemy opiekę specjalisty ds. sprzedaży, a w przypadku zapytań o charakterze technicznym oferujemy także wsparcie ze strony analityka. Na podstawie briefu, aplikację wyceniają specjalista ds. sprzedaży i kierownik projektu. Następnie pełna oferta wraz z informacjami o kosztach trafia do Ciebie.

Warto jeszcze podkreślić, że realizacja projektów w Kotrak S.A. odbywa się w oparciu o zwinne metodyki zarządzania (tzw. AGILE) co oznacza, że w comiesięcznych okresach postęp realizacji jest przez nas wspólnie weryfikowany. Celem takiego działania jest jak najlepsze dostosowanie tworzonego rozwiązania do potrzeb Twojej firmy, co wiąże się jednocześnie z faktem, iż pierwotne założenia projektu mogą w trakcie ulegać nawet istotnym zmianom. To naturalny proces.

Jak dokładny powinien być brief służący wstępnej wycenie projektu

Trudno jednoznacznie zdefiniować i sztywno określić stopień dokładności briefu. Aby dokonać tylko wstępnej wyceny projektu, musimy dysponować przynajmniej ogólną listą wymagań ze strony Twojej firmy.

Należy jednak zaznaczyć, że im bardziej szczegółowo przedstawicie nam swoje oczekiwania albo zostaną one określone na podstawie spotkania analitycznego z nami, tym lepiej. Elementy związane z budżetem i terminem realizacji są mniej istotne z punktu przygotowania samej tylko wyceny wstępnej.

Wpis został przygotowany we współpracy z Piotrem Bargieł.