Zarządzanie magazynem – jak robić to prawidłowo?

Praca magazynu to obecnie jeden z kluczowych elementów sprawnie działających przedsiębiorstw. Szczególnie, jeśli działasz w branży e-commerce, gdzie liczy się szybki czas realizacji zamówień. Niestety, dla wielu firm sprawne zarządzanie magazynem nie jest łatwym zadaniem i często właśnie ono staje się jednym z tzw. wąskich gardeł przedsiębiorstwa. W poniższym artykule podpowiadamy, jak dobrze zarządzać magazynem? 

Co znajdziesz w artykule:

• Jak dobrze zarządzać magazynem?
• Zasady zarządzania magazynem
• Zarządzanie magazynem – logistyka
• Sprawne zarządzanie magazynem z oprogramowaniem WMS

Jak dobrze zarządzać magazynem?

Odpowiadając na pytanie: jak dobrze zarządzać magazynem?, należy najpierw określić, czym konkretnie jest zarządzanie magazynem, jakie są jego zasady oraz jakie elementy wchodzą w jego skład.

Definicja zarządzania magazynem mówi, iż jest to ogół procesów oraz procedur, które pozwalają na właściwą obsługę składowanych towarów i zachowanie płynności w działaniu. W zakres ten wchodzi obsługa towarów pod kątem:

• przyjęcia
• przechowywania
• inwentaryzacji
• kompletacji do wysyłki
• wydania z magazynu

Co zatem stanowi największe wyzwanie w sprawnym zarządzaniu magazynem? Jakimi zasadami się kierować, by uniknąć najczęściej popełnianych błędów?

Zasady zarządzania magazynem

Istnieje szereg zasad zarządzania magazynem, które wpływają na płynność jego działania. Pierwszą z nich jest odpowiednie zaplanowanie przestrzeni magazynowej. Źle rozmieszczone towary, brak właściwie opisanych paczek czy regałów, jak również trudność w poruszaniu się po obiekcie, to elementy wpływające na opóźnienia w wysyłce produktów oraz płynność pracy Twojego zespołu. Dlatego tak ważnym jest wdrożenie systemu i urządzeń do oznaczania, lokalizowania i sprawnego przesuwania towarów.

Kolejna istotna kwestia to stworzenie procedur dla procesów magazynowych (szczególnie tych powtarzalnych). Mowa o wszystkich działaniach wchodzących w skład łańcucha logistycznego, czyli przyjęciu, składowaniu, przygotowaniu do wysyłki oraz wysłaniu towaru. Dodatkowo należy tutaj również pamiętać o procedurach związanych z przeprowadzaniem inwentaryzacji oraz przyjmowaniem zwrotów czy rozpatrywaniu reklamacji.

Inną ważną zasadą zarządzania magazynem jest synchronizacja stanów magazynowych. Nieposiadanie wiedzy na temat faktycznych liczb składowanych towarów ma w oczywisty sposób wpływ na procesy sprzedażowe, a co za tym idzie, płynną pracę magazynu. Decyduje również o stopniu zadowolenia klienta z Twoich usług. Nikt nie lubi opóźnień oraz błędów w zamówieniach. Warto zatem zadbać np. by program wms dla e-commerce integrował się z systemem sprzedażowym platformy, na której znajduje się Twój sklep internetowy.

Sprawne zarządzanie magazynem to również zarządzanie pracą Twojego zespołu. Planowanie działań, wgląd w etapy ich realizacji, szybka i sprawna komunikacja pomiędzy pracownikami oraz kadrą zarządzającą, to czynniki istotnie wpływające na pracę przedsiębiorstwa. Prócz zarządzania stałą kadrą, warto również przygotować schemat szkoleń nowych pracowników. Pozwoli to na ich szybkie wdrożenie w procesy oraz uniknięcie możliwych błędów w działaniach.

Kontrola jakości to kolejna zasada, którą warto wdrożyć w swoim magazynie. Jest to nic innego jak monitorowanie oraz gromadzenie informacji na temat usterek i problemów wpływających na stan techniczny oraz wartość składowanych towarów (co może mieć wpływ np. na optymalizację produkcji). Kontrolę jakości powinno się przeprowadzać zarówno przy przyjmowaniu produktów na magazyn, jak i ich wydawaniu. W ten sposób już na wstępie można wyłapać towar, który trafił do Ciebie uszkodzony, jak również sprawdzić, jak warunki przechowywania mają wpływ na jego jakość. Kontrola towaru przez wysyłką zmniejsza również możliwość reklamacji przez klientów.

Zarządzanie magazynem – logistyka

Nowoczesne zarządzanie magazynem opiera się o odpowiednio zbudowaną strategię logistyczną. Aby ją stworzyć, powinieneś przede wszystkim zdefiniować możliwości swojej firmy oraz uwzględnić cele biznesowe, które planujesz osiągnąć w bliższej i dalszej przyszłości.

Co jeszcze powinna zawierać strategia logistyczna magazynu? Po pierwsze analizę trendów rynkowych oraz potrzeb przedsiębiorstwa. Na ich postawie będzie mógł zaplanować zapotrzebowanie na towary, które będziesz składować oraz ich dystrybucję. Niezależnie od tego, czy sam dystrybuujesz towar, czy korzystasz z firm kurierskich, warto równie zadbać o stworzenie planu dostaw. To ważny element utrzymania płynności łańcucha logistycznego.

Kolejnym elementem zarządzania magazynem jest przechowywanie oraz zarządzanie zapasami. Na znaczną część przedsiębiorstw wpływ ma sezonowe zapotrzebowanie na określone produkty, dlatego kluczowym jest odpowiednie podejście do kwestii gromadzenia i składowania towarów. Poziomy zapasów musisz przewidzieć w taki sposób, by zminimalizować szansę braku produktów, na które w danej chwili Twoi klienci będą mieć zapotrzebowanie. Z drugiej strony, jeśli nadwyżki są zbyt duże, to mogą się przyczyniać do wyższych kosztów składowania oraz ewentualnej konieczności wyrzucania przeterminowanych towarów, gdyby były składowane za długo. Kluczem do sukcesu w tym temacie jest analizowanie zarówno trendów rynkowych, jak i firmowych raportów. Pozwala to na wyciąganie wniosków na temat funkcjonowania magazynu w trakcie poszczególnych sezonów i dostosowywanie poziomu zatowarowania do realnego zapotrzebowania Twoich klientów.

Będąc przy kwestii magazynowania towarów, należy wspomnieć o właściwie zaprojektowanych procesach logistycznych. Pierwszym z nich jest optymalne zagospodarowanie przestrzeni magazynowej, tak by móc z niej korzystać w pełni i wygodnie. Twoi pracownicy powinni posiadać łatwy dostęp do składowanych produktów. Mowa tutaj zarówno o ich odpowiednym ułożeniu na półkach oraz wystarczająco szerokich alejkach między regałami, jak również właściwym oznaczeniu towarów i miejsc ich składowania. Sygnowanie regałów, półek oraz paczek kodami kreskowymi to jedna z metod usprawniająca poruszanie się po magazynie.

W strategii logistycznej warto również zawrzeć informacje na temat rozwiązań technologicznych, które planujesz wdrażać i używać w swoim przedsiębiorstwie. Mowa tutaj o programie magazynowym czy śledzeniu towarów przy pomocy takich rozwiązań, jak RFID (identyfikacja obiektów za pomocą fal radiowych). Technologie te mają realny wpływ na usprawnienie lokalizowania oraz przepływu produktów.

Sprawne zarządzanie magazynem z oprogramowaniem WMS

Odpowiednio dobrany program magazynowy to jeden z kluczowych czynników sprawnego zarządzania magazynem. Oprogramowanie WMS (ang. Warehouse Management System) jest narzędziem, z którym będziesz w stanie kompleksowo zarządzać gospodarką magazynową. Zapewnia on całościową obsługę wszystkich procesów, od przyjęcia towaru na magazyn przez składowanie, po wysłanie do klienta. Z nim szybko zlokalizujesz produkty na magazynie, dokonasz inwentaryzacji czy przesunięć. Będziesz również mógł prowadzić kontrolę jakości oraz gromadzić i raportować istotne dla działania Twojej firmy dane.

Dobre oprogramowanie magazynowe powinno także integrować się z innymi rozwiązaniami IT, takimi jak systemy ERP (np. Comarch ERP Optima), programami firm kurierskich czy platformami e-commerce oraz urządzeniami typu drukarki etykiet i kodów. W ten sposób stanie się ono harmonijną częścią łańcucha logistycznego przedsiębiorstwa i upłynni jego działanie, zapewniając stały wgląd w stany magazynowe oraz ścieżkę logistyczną produktu.

W Kotrak znajdziesz oprogramowanie dla firm, w tym programy magazynowe, z którymi będziesz mógł sprawnie zarządzać magazynem. Naszym klientom oferujemy systemy dopasowane do potrzeb ich branż oraz rozmiarów ich firm. Wdrażane oprogramowanie integrujemy z posiadanymi już przez Twoją firmę aplikacjami, w celu bezproblemowej wymiany zunifikowanych danych. Zapewniamy również opiekę przed- i powdrożeniową, a nasze systemy stale rozwijamy, dopasowując do zmieniających się potrzeb rynku.