System do planowania i rozliczania czasu pracy

Wyzwanie: trudności ze sprawnym planowaniem i prawidłowym rozliczaniem czasu personelu produkcji.

Cele do osiągnięcia: system informatyczny miał pomóc w planowaniu pracy pracownikom produkcyjnym oraz prawidłowym rozliczeniu ich pracy, zgodnie z kodeksem pracy. Częste rotacje pracowników dodatkowo utrudniają możliwość panowania nad prawidłowością ich formalnego rozliczania.

Rozwiązanie: system do planowania i rozliczania czasu pracy.

• część przeznaczona dla przełożonych składa się z listy pracowników (podgląd danych osobowych, szczegółów umowy, deklaracji – np. zgody na pracę powyżej 8h, itp.), listy obecności w danym dniu z możliwością dodania lub edycji rekordu, planowania i realizacji. Lista pracowników to zawężony wykaz osób, które podlegają danemu przełożonemu. W odpowiedniej zakładce pojawiają się wszelkie alerty powiadamiające o konieczności wykonania jakichś akcji na karcie danego pracownika,
• udzielone zgody pracownicze są nieedytowalnym widokiem zarejestrowanych zgód w Comarch ERP Optima, wraz z datami ich obowiązywania. Kolejną zakładką widoczną dla kierowników jest zakładka dotycząca obecności, gdzie znajduje się wykaz pracowników oraz informacje o odbiciach wygładzonych i niewygładzonych dla każdego podległego pracownika,
• aplikacja pozwala na planowanie pracy. Planowanie rozpoczyna się od wyboru serii oraz wskazania dat, dla których przygotowywany jest plan. Ich zatwierdzenie generuje szkic, który może być edytowany ręcznie lub seryjnie,
•  aplikacja pozwala pracownikom na podgląd własnych danych osobowych, rejestru obecności, złożonych zgód, limitu urlopów oraz na złożenie wniosku urlopowego.

•  całkowita zgodność z bieżącymi przepisami prawa pracy,
•  szkic planu pracy sprawdza reguły planowania określone przez kodeks pracy oraz przez zgody indywidualnie złożone przez pracowników. Jeśli jakakolwiek reguła nie zostanie spełniona, wtedy szkic nie zostanie przekonwertowany do docelowego planu,
• wynikiem planowania i zarejestrowanych obecności jest raport realizacji. Raport ten znajduje się na osobnej zakładce i również sprawdza poszczególne dni u każdego pracownika – czy zostały one rozliczone we właściwy sposób, a wszystkie nadgodziny, jak i nie wypracowane godziny zostały odpowiednio oznaczone,
• na koniec miesiąca wszystkie dane o realizacji muszą zostać wyeksportowane do systemu Comarch ERP Optima. Aby uniknąć sprawdzania poprawności rozliczenia pracowników przez kierowników, zaimplementowano mechanizm walidacji realizacji. Mechanizm ten sprawdza wszystkie wprowadzone dane i wysyła raport wynikowy na maila do wskazanej osoby. Walidacja może być wykonywana wiele razy, aż do wyeliminowania wszystkich błędów. Następnie zostaje wykonywana synchronizacja danych do Comarch ERP Optima. Konsekwencją tej synchronizacji jest naliczenie wynagrodzeń.