Jakie są etapy wdrożenia systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP to jedno z najważniejszych przedsięwzięć technologicznych w firmie, które ma na celu zintegrowanie kluczowych procesów biznesowych w jednym narzędziu. Aby cały proces zakończył się sukcesem, konieczne jest przejście przez kilka precyzyjnie zaplanowanych etapów – od analizy potrzeb, przez projektowanie, aż po ostateczne uruchomienie systemu. W tym artykule przyjrzymy się, jak krok po kroku wygląda harmonogram wdrożenia systemu ERP, jaka jest metodyka wdrożenia systemu ERP i na co należy zwrócić szczególną uwagę, aby uzyskać maksymalne korzyści z tej inwestycji.

Z naszego artykułu dowiesz się:

• Jakie są etapy wdrożenia systemu ERP?
• Diagnoza: Pierwszy etap wdrożenia systemu ERP
• Analiza: Drugi etap wdrożenia systemu ERP
• Projekt: Trzeci etap wdrożenia systemu ERP
• Budowa: Czwarty etap wdrożenia systemu ERP
• Uruchomienie: Piąty etap wdrożenia systemu ERP
• Działanie: Szósty etap wdrożenia systemu ERP
• Dobre praktyki wdrożeniowe

Jakie są etapy wdrożenia systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to złożony proces, który wymaga dokładnego planowania, analizy i realizacji, aby spełnić specyficzne potrzeby przedsiębiorstwa. Na każdym etapie kluczowe jest zaangażowanie zarówno zespołu wdrożeniowego, jak i zarządu firmy, co pozwala na uniknięcie potencjalnych problemów i osiągnięcie optymalnych korzyści. Poniżej przybliżymy wszystkie etapy wdrożenia systemu ERP (np. takiego jak Comarch ERP Optima), które są wskazane do jego skutecznej implementacji w przedsiębiorstwie.

Diagnoza: Pierwszy etap wdrożenia systemu ERP

Pierwszym krokiem w procesie wdrożenia ERP jest diagnoza, podczas której ocenia się potrzeby firmy oraz przygotowuje wstępną koncepcję projektu. Na tym etapie przedsiębiorstwo analizuje zakres, w jakim system ERP będzie wdrażany (tj. jakie moduły będą wykorzystywane, np. Comarch ERP Optima Księgowość), jakie obszary działalności obejmie (np. jeśli firma jest biurem rachunkowym, będzie wykorzystywać rozwiązania takie jak Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe), a także definiuje kluczowe cele wdrożenia. Wyznaczane są również takie elementy jak budżet (dowiedz się więcej: Comarch ERP Optima Cennik), harmonogram oraz etapy projektu.

Istotne jest, by na tym etapie firma planująca wdrożenie ERP rozmawiała ze swoimi pracownikami – dowiadywała się, jakie są potrzeby pracowników, a także jakie obawy wiążą się z wdrożeniem nowego systemu. Znając powody, dla których pracownicy mogą obawiać się przejścia na nowe oprogramowanie, dużo łatwiej jest motywować użytkowników systemu do zmiany.

Ważnym etapem wdrożenia systemu ERP jest także ocena obecnej infrastruktury informatycznej, co pozwala na wstępne oszacowanie koniecznych modyfikacji w celu zapewnienia, że oprogramowanie dla firmy będzie działać efektywnie i bez zakłóceń.

Analiza: Drugi etap wdrożenia systemu ERP

Po fazie diagnozy następuje bardziej szczegółowa analiza przedwdrożeniowa, której celem jest dokładne zrozumienie możliwości wybranego systemu ERP oraz tego, jak może on spełnić specyficzne wymagania biznesowe firmy. W tym etapie kluczowe jest opracowanie planu projektu, które stanowią mapę drogową dla dalszych działań firmy implementującej system ERP.

Dla większych firm przygotowywany jest specjalny dokument, który zawiera wszystkie istotne założenia dla projektu wdrożeniowego. Jest to swego rodzaju przewodnik po implementacji systemu ERP.

Analiza często obejmuje również dokładną ocenę środowiska IT, aby upewnić się, że system będzie kompatybilny z istniejącymi rozwiązaniami lub wskazać, jakie elementy będą wymagać modernizacji. Ważnym elementem tej fazy jest również planowanie migracji danych z obecnych systemów do nowego środowiska ERP.

Projekt: Trzeci etap wdrożenia systemu ERP

Na tym etapie wdrożenia następuje szczegółowe projektowanie systemu, w tym sposób, w jaki określone wymagania biznesowe zostaną zaimplementowane w ERP. Zespół projektowy pracuje nad tworzeniem ewentualnych modyfikacji lub dodatków programistycznych, które mają dostosować system do specyficznych potrzeb firmy.

W razie potrzeby, projektowane są również integracje systemu ERP z innymi narzędziami i aplikacjami używanymi w firmie, aby zapewnić spójność operacyjną.

Budowa: Czwarty etap wdrożenia systemu ERP

Budowa systemu ERP to etap, w którym zaczynają się działania techniczne, takie jak konfiguracja systemu zgodnie z wcześniej ustalonymi celami i wymaganiami. Ustalany jest również szablon migracji danych, co pozwala na płynne przeniesienie danych z poprzednich systemów.

W tej fazie odbywa się także dostosowanie systemu ERP do specyficznych potrzeb firmy poprzez modyfikacje i testy w celu zagwarantowania, że wszystkie funkcje działają zgodnie z założeniami.

Uruchomienie: Piąty etap wdrożenia systemu ERP

Po zakończeniu etapu budowy następuje uruchomienie systemu, które obejmuje także finalną migrację danych oraz integrację ERP z innymi aplikacjami. Jest to kluczowy moment, w którym system zaczyna działać produkcyjnie. Przeprowadzane są testy oprogramowania, aby upewnić się, że działa zgodnie z założeniami. Sprawdzana jest także komunikacjach z ewentualnymi urządzeniami zewnętrznymi.

W tej fazie pracownicy firmy uczestniczą w szkoleniach, które przygotowują ich do pracy z nowym systemem. Jest to również moment, w którym szczególną uwagę zwraca się na kwestie związane z optymalizacją procesów oraz rozwiązywaniem ewentualnych problemów, które mogą się pojawić.

Działanie: Szósty etap wdrożenia systemu ERP

Ostatni etap wdrożenia systemu ERP to jego bieżące działanie. Obejmuje on codzienną pracę na systemie, a także asystę powdrożeniową ze strony dostawcy oprogramowania, co jest niezbędne do szybkiego rozwiązywania problemów technicznych.

System ERP w tej fazie jest już w pełni funkcjonalny, ale wymaga dalszej weryfikacji integracji, szczególnie po aktualizacjach innych systemów. Z czasem pojawiają się także potrzeby dalszego rozwoju i optymalizacji wdrożonego systemu ERP, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom biznesowym.

Dobre praktyki wdrożeniowe

Skuteczne wdrożenie systemu ERP wymaga nie tylko solidnego planu, ale także zaangażowania wszystkich kluczowych osób w firmie: zarówno zarządu, jak i pracowników, którzy na co dzień będą korzystać z oprogramowania. Jednym z najważniejszych czynników sukcesu jest aktywne wsparcie osób zarządzających przedsiębiorstwem oraz jasno określone cele biznesowe wdrożenia. Ważne jest również uwzględnienie opinii i potrzeb pracowników, którzy będą korzystać z systemu na co dzień, by utrzymać ich motywację do zmian po wdrożeniu nowego systemu ERP.

Kluczowy jest wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania oraz partnera wdrożeniowego, który nie tylko dostarczy narzędzia, ale także zapewni wsparcie na każdym etapie implementacji. Aby zorientować się, jakie doświadczenie ma firma odpowiedzialna za implementację systemu ERP, warto zapytać na przykład o posiadane referencje.

Dowiedz się więcej: Wdrożenie ERP w małej firmie – jakie ma korzyści? oraz Czy wdrożenie ERP się opłaca?