System workflow dla pracy stacjonarnej i zdalnej – dlaczego warto w niego zainwestować?

Workflow – co to jest?

System workflow można rozumieć na dwa sposoby: jako elektroniczny obieg dokumentów oraz jako narzędzie kontroli przepływu pracy. 

W pierwszym ujęciu system automatyzuje obsługę faktur, zamówień, umów, wniosków, korespondencji i innych dokumentów firmowych. W drugim wspiera zarządzanie zadaniami, projektami, akceptacjami, budżetami i harmonogramami. 

System precyzyjnie kontroluje zakres uprawnień użytkowników, np. wymaga dodatkowej zgody przełożonego dla zamówień powyżej określonej kwoty. Oprogramowanie może też wykorzystywać OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, aby automatycznie odczytywać dane z dokumentów i wprowadzać je do systemu. Workflow jako przepływ pracy może być połączony z obiegiem dokumentów, ale nie musi – może dotyczyć także zadań, zgłoszeń, procesów serwisowych, projektów lub działań administracyjnych.

System workflow rozwiązuje konkretne problemy organizacyjne:

• przestoje decyzyjne, gdy dokument czeka na akceptację;
• niską efektywność operacyjną, gdy pracownicy ręcznie przepisują dane;
• chaos w dokumentach, gdy pliki krążą po e-mailach;
• brak kontroli nad wersjami dokumentów;
• opóźnienia w projektach i procesach zakupowych;
• trudności z analizą kosztów, terminów i obciążenia zespołów;
• brak dostępu do zasobów przy pracy zdalnej lub hybrydowej.

Dzięki jasnym ścieżkom akceptacji i automatycznym powiadomieniom system workflow eliminuje wąskie gardła. Dowiedz się więcej, czym jest elektroniczny obieg dokumentów.

Dlaczego warto stosować workflow?

Workflow warto stosować ze względu na oszczędność czasu, redukcję kosztów operacyjnych i większą kontrolę nad procesami. 

Najważniejsze korzyści z wdrożenia workflow

Workflow wspiera także hybrydowy model pracy. Jest świetnym narzędziem wspierającym pracę zdalną, m.in. dzięki opcji działania w chmurze. Pracownicy mają do niego łatwy dostęp zarówno z poziomu przeglądarki internetowej, jak i aplikacji mobilnej na telefon czy tablet. 

Sprawdź, jak usprawnić obieg faktur kosztowych w firmie.

Jak działa system workflow?

System workflow działa na podstawie zdefiniowanych reguł procesu. Każdy dokument, zadanie lub zgłoszenie przechodzi przez kolejne etapy, a system kieruje je do odpowiednich użytkowników, sprawdza warunki, wysyła powiadomienia i zapisuje historię działań.

Przykładowo system może automatycznie pobrać fakturę ze skrzynki e-mail, odczytać dane za pomocą OCR, przypisać dokument do kontrahenta, przekazać go do akceptacji merytorycznej, sprawdzić budżet, a następnie przesłać dane do systemu ERP. Program jest w stanie pilnować terminów opłat faktur, automatycznie pobierać je ze skrzynki, wprowadzać do systemu i przesyłać do osób odpowiedzialnych za ich realizację. 

W zarządzaniu zadaniami system workflow często wykorzystuje tablice Kanban lub listy statusów. Użytkownik widzi, które zadania są nowe, które są w toku, które oczekują na akceptację, a które zostały zakończone.

Z czego składa się workflow?

• Moduł OCR – automatycznie odczytuje dane z dokumentów papierowych, skanów i plików PDF, a następnie przekazuje je do systemu workflow. 
• Projektowanie ścieżek przepływu pracy – workflow pozwala projektować ścieżki obiegu dokumentów, zadań i akceptacji. 
• Integracja z ERP i szyną ESB – sprawia, że workflow nie jest osobnym silosem, lecz częścią ekosystemu IT firmy, dzięki czemu operuje tymi samymi danymi oraz dokumentami, wspierając pracę tych systemów.
• Integracja z podpisem elektronicznym – workflow może integrować się z platformami podpisu elektronicznego, takimi jak DocuSign lub innymi usługami podpisu kwalifikowanego i zaufanego. 
• Moduł projektowy i procesy administracyjne – jeśli firma działa projektowo, workflow powinien posiadać dedykowany tym działaniom moduł. Jego funkcjonalności uproszczą oraz usystematyzują pracę pracowników
• Monitoring, eskalacje i raportowanie – w workflow bardzo dobrze sprawdza się moduł monitorujący. Jest to forma strażnika, który sprawdza, czy przepływ pracy znajduje się we właściwym momencie czasowym. Jeżeli pracownik nie wykonuje zadania z powodu obłożenia pracą, nieobecności albo braku reakcji, system informuje przełożonego lub przekazuje zadanie dalej.

A tutaj sprawdzisz, ile kosztuje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Rozwiązania workflow dostępne w naszej ofercie to elastyczne systemy, których wygląd i moduły dopasowujemy do potrzeb firm naszych klientów. Ich zakres jest bardzo szeroki, zapewniając tym samym wsparcie dla większości firmowych działów. Chcąc jednak wskazać najczęstsze moduły, z których składa się większość systemów workflow należy na pewno zacząć od wcześniej wspomnianych funkcji usprawniających obieg dokumentów, zawierających m.in. OCR. Program ten, jak już pisaliśmy, skanuje i czyta zawartość dokumentów, co pozwala mu na automatyczne wprowadzanie ich do systemu (dotyczy to wersji papierowych i pdf). Sam również wykrywa błędy (np. nieczytelny wpis, brak danych w rubryce), o których informuje pracowników oraz zakłada nowe formularze dla nowych klientów, których brak identyfikuje w bazie po numerze NIP.

W systemach typu workflow ważna jest również funkcja projektowania przepływu – zarówno pracy, jak i plików. Dobry system umożliwia elastyczne tworzenie tych ścieżek, zawierających m.in. opcje nadawania różnych uprawnień dla użytkowników czy instrukcje kiedy dany dokument lub zadanie można przenieść na kolejny etap realizacji (np. jakie dane należy uzupełnić, jakie zgody uzyskać, jakie pliki załączyć etc.).

Dobry workflow posiada również opcję integracji z systemami ERP. Warto pamiętać, że program do obiegu pracy i dokumentów nie jest oprogramowaniem ani kadrowo-płacowym, ani finansowym, ale operuje on tymi samymi danymi oraz dokumentami, wspierając w ten sposób pracę tych systemów. Integrator zapewnia płynną współpracę workflow z ERP (np. takimi jak Comarch ERP Optima) – działanie na jednej, wspólnej bazie danych oraz wspólnych słownikach systemowych. Raz wpisane dane rozpropagują się po wszystkich systemach, a gdy ktoś będzie próbował ponownie je wprowadzić to zostanie poinformowany, że taki kontrahent już istnieje. W ten sposób otrzymujesz w pełni zintegrowane rozwiązanie, które tworzy jeden, czytelny i wspólnie działający organizm automatyzujący i usprawniający działanie Twojej firmy.

Integrator w systemie workflow wspiera również bardziej zaawansowane procesy księgowe, jak analitykę. Przykładowo otrzymujesz zbiorczą fakturę za prąd, która łączy w sobie zużycie dla działu produkcji, biura i administracji – w workflow możesz ustalić klucze podziału (miejsca powstawania kosztów) i je wyraźnie rozgraniczyć, zyskując wgląd do konkretnych danych. Integratory działają na wielu płaszczyznach, usprawniając oraz automatyzując pracę, a tym samym skracając czas wykonywania zadań.

Jeśli posiadasz większą ilość systemów w firmie, to warto rozważyć wdrożenie szyny integracyjnej, za której pośrednictwem programy są w stanie sprawnie komunikować się ze sobą, jak również plikami źródłowymi np. arkuszami Excel.

(Więcej o szynie integracyjnej przeczytasz w naszym artykule „Jak działa szyna integracyjna ESB?”)

Jeśli Twoja firma działa projektowo, to workflow na pewno powinien posiadać dedykowany tym działaniom moduł. Jego funkcjonalności uproszczą oraz usystematyzują pracę Twoich pracowników. Rozpoczynając nowy projekt, program sam będzie podpowiadać, czego potrzebujesz do jego prowadzenia (jakich dokumentów, zgód, etc.), a następnie będzie pilnował terminów działania oraz budżetu, informując cię odpowiednio wcześniej o możliwych przekroczeniach oraz opóźnieniach.

W systemach workflow bardzo dobrze sprawdza się również moduł monitorujący/sprawdzający.  Jest to forma strażnika, który sprawdza czy przepływ pracy znajduje się we właściwym momencie czasowym. Jeśli okazuje się, że dany pracownik nie jest w stanie wykonać określonej części zadania (z powodu obłożenia pracą, nieobecności lub ignorowania zadania), moduł informuje o tym przełożonego i sam może przekazać zadanie komuś innemu.

Mechanizm sprawdzający monitoruje również różnego rodzaju warunki, które założyliśmy jako obowiązkowe do wykonania danego projektu. Jeśli nie są one spełnione to zna on możliwą ścieżkę eskalacji i plan naprawczy. Przykładowo gdy klient nie płaci faktur system wysyła do niego powiadomienia, których ton się zmienia wraz z upływem czasu do nawet informujących o możliwym wszczęciu działań sądowych. Nikt nie musi kontrolować tych działań – moduł wykonuje je automatycznie, gdy określone warunki nie są spełniane.

Do innych ważnych modułów workflow należy funkcja raportowania i analiz. W oferowanych przez naszą firmę rozwiązaniach jest to moduł wyposażony w ogromną paletę możliwości przygotowania dowolnych raportów w każdej wybranej formie graficznej. Są one niezwykle rozbudowane oraz elastyczne, zapewniając tym samym możliwości raportowania po każdej danej w systemie.

Na co zwrócić uwagę wybierając system workflow?

Wybierając system workflow, należy ocenić elastyczność, skalowalność, integracje, bezpieczeństwo, dostęp mobilny, model wdrożenia i jakość wsparcia powdrożeniowego. Elastyczność oznacza możliwość tworzenia własnych ścieżek akceptacji, formularzy, ról, uprawnień, raportów i integracji.

Drugim kryterium jest skalowalność. System powinien obsługiwać zarówno pierwsze procesy, np. faktury i wnioski urlopowe, jak i późniejszy rozwój: obieg umów, projekty, CRM, budżetowanie, zakupy, zgłoszenia serwisowe czy integracje z kolejnymi systemami. Skalowalny workflow rośnie razem z firmą.

Warto sprawdzić też, czy system działa w chmurze, lokalnie czy hybrydowo. W dzisiejszych czasach, gdy spora część personelu działa zdalnie, odpowiednio dobrany system powinien usprawnić, przyspieszyć i zabezpieczyć pracę, np. przed możliwym wyciekiem danych. Dostęp webowy i mobilny jest ważny, ale musi iść w parze z ochroną danych.

(Przeczytaj więcej na temat tego, co obejmuje kompleksowa opieka klienta w naszej firmie oraz dlaczego warto używać systemów w chmurze.)

Jak krok po kroku wdrożyć system workflow?

1. Analiza potrzeb – firma powinna opisać, jakie procesy chce zautomatyzować, kto bierze w nich udział, jakie dokumenty są wykorzystywane, gdzie powstają opóźnienia i jakie dane muszą trafić do ERP, CRM lub księgowości.
2. Wybór oprogramowania – na tym etapie warto określić, czy firma potrzebuje systemu chmurowego, lokalnego czy hybrydowego, czy wymaga integracji z ERP, podpisem elektronicznym, e-mailem, BI albo szyną ESB oraz czy zależy jej na platformie low-code.
3. Instalacja i integracja – system trzeba połączyć z istniejącymi bazami danych, słownikami, kontami użytkowników, uprawnieniami i procesami. Tu często pojawia się największa różnica między prostym wdrożeniem a realną automatyzacją.
4. Szkolenie zespołu – opór pracowników jest jednym z głównych wyzwań wdrożeniowych. Można go ograniczyć przez warsztaty, instrukcje, pilotaż na wybranym dziale i pokazanie praktycznych korzyści: mniej ręcznego przepisywania, mniej e-maili, szybszy dostęp do dokumentów.
5. Testowanie i odbiór – użytkownicy powinni sprawdzić scenariusze typowe i wyjątkowe: fakturę bez numeru zamówienia, nieobecność akceptującego, przekroczenie budżetu, duplikat kontrahenta, zmianę terminu lub brak załącznika. 

W tym artykule podpowiadamy, jak zapanować nad nieporządkiem w dokumentach.

FAQ

Czym jest hybrydowy system pracy?

Hybrydowy system pracy łączy pracę stacjonarną w biurze z pracą zdalną. Wymaga narzędzi do komunikacji, obiegu dokumentów, kontroli zadań oraz organizacji zasobów, np. rezerwacji biurek, sal i miejsc parkingowych.

Jak zabezpieczyć dane podczas pracy zdalnej?

Dane podczas pracy zdalnej zabezpiecza się przez VPN, 2FA, szyfrowanie dysków, menedżery haseł, aktualizacje systemów i ograniczanie dostępu według ról. Ważne jest też korzystanie z urządzeń służbowych zamiast prywatnych.

Jak sprawdzić, czy praca zdalna jest bezpieczna?

Bezpieczeństwo pracy zdalnej sprawdza się przez audyt IT, analizę logów, testy VPN, kontrolę 2FA, przegląd uprawnień i testy odporności na phishing. Warto też weryfikować, czy dostawca systemu spełnia standardy bezpieczeństwa, np. ISO/IEC 27001.

Jakie jest główne wyzwanie cyberbezpieczeństwa w pracy hybrydowej?

Głównym wyzwaniem jest ochrona urządzeń końcowych i połączeń z domowych sieci pracowników. Domowe routery i prywatne urządzenia często mają słabsze zabezpieczenia niż infrastruktura firmowa, dlatego potrzebne są VPN, 2FA i aktualizacje.

Jak przebiega wdrożenie systemu workflow?

Wdrożenie workflow obejmuje analizę potrzeb, wybór oprogramowania, instalację, integrację, szkolenie zespołu, testowanie i odbiór. Po starcie produkcyjnym firma powinna mierzyć efekty, np. czas akceptacji dokumentów i liczbę błędów.

Jakie problemy rozwiązuje system workflow?

System workflow rozwiązuje przestoje decyzyjne, chaos w dokumentach, brak kontroli nad wersjami, ręczne przepisywanie danych, opóźnienia, trudności z raportowaniem i niską efektywność operacyjną. Automatyzuje też powtarzalne zadania i poprawia nadzór nad procesami.

Artykuł powstał we współpracy z Piotrem Bargieł, Starszym specjalistą ds. sprzedaży i konsultingu w Kotrak.