Jak analiza przedwdrożeniowa usprawnia proces wdrożenia?

Przygotowując się do wdrożenia systemu IT dla firmy należy zwrócić szczególną uwagę na analizę przedwdrożeniową. Jest to ważny etap projektu, który odpowiada nie tylko za poprawną konfigurację programu, ale również pozwala zoptymalizować pracę całego przedsiębiorstwa i to na kilka sposobów. W dzisiejszym artykule przybliżamy korzyści płynące z wykonania analizy oraz pokazujemy, jak szeroki jest jej wpływ na płynny przebieg wdrożenia.

W naszym artykule przeczytasz:

• Co to jest analiza przedwdrożeniowa?
• W jakich projektach wykonuje się analizę przedwdrożeniową?
• Dlaczego warto wykonać analizę przedwdrożeniową? Jakie płyną z niej korzyści?
• Z jakich etapów składa się analiza przedwdrożeniowa? Ile trwa i kosztuje?
• Kto wykonuje analizę przedwdrożeniową?
• Jak analiza wpływa na dalsze etapy projektowania i wdrożenia systemu?

Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to nic innego jak rozpoznanie potrzeb biznesowych klienta, na których podstawie dobieramy i konfigurujemy system IT. Podczas jej trwania przyglądamy się jak działa Twoja firma oraz jak przebiegają procesy, które chcesz lub powinieneś usprawnić. Jest ona głównie wykonywana dla projektów wdrażanych w zgodzie z metodyką Waterfall, czyli gotowych systemów pudełkowych, które ewentualnie mogą zostać uzupełnione o niewielkie dodatki programistyczne, np. związane z integracją z innymi programami.

Analizy IT nie zaleca się przy dużych projektach w trakcie których powstają dedykowane rozwiązania, zwłaszcza gdy są one projektowane w zgodzie z metodyką Agile. W takich sytuacja zastępujemy ją projektem funkcjonalnym systemu, zawierającym informacje na temat funkcjonalności oraz architektury rozwiązania, zastosowanych w nim technologii oraz wyglądu interfejsu użytkownika. Pozwala on na większą elastyczność działania podczas projektowania dedykowanych aplikacji. Jest to bardzo ważne w projektach, gdzie powstający od podstaw system może w trakcie prac oraz testów ulec istotnym zmianom, np. funkcjonalnym lub technologicznym.

Analiza przedwdrożeniowa jest bardziej tworzona na sztywno, zakładając margines zmian w projekcie na poziomie 20%. Dlatego stosuje się ją we wdrożeniach gotowych systemów, gdyż skupia się przede wszystkim na przygotowaniu ich konfiguracji pod potrzeby Twojego przedsiębiorstwa, opierając się o informacje dotyczące:

• procesów, które system ma wspierać,
• działów, które będą na nim pracować,
• integracji, migracji lub drobnych dodatków programistycznych, które m.in. przyśpieszą wdrożenie.

Warto jeszcze wspomnieć, że analizy przedwdrożeniowe możemy podzielić na dwa rodzaje:

• analiza dziedzinowa– to zbadanie potrzeb oraz sposobu działania poszczególnych działów firm, np. księgowości, produkcji, logistyki; w niej na podstawie wyników dopasowujemy funkcjonalności oprogramowania do potrzeb tych sektorów.
• analiza procesowa– w tym wypadku przyglądamy się procesom zachodzącym w przedsiębiorstwie; definiuje ona ścieżkę działania,  która zwykle przechodzi przez kilka firmowych obszarów, np. proces zamówienia czy sprzedaży.

W obecnych czasach częściej wykonujemy analizy pod kątem usprawniania procesów, niż skupienia się na pojedynczych działach.

(Dowiedz się jaki program wybrać do zarządzania małą i średnią firmą)

W jakich projektach wykonuje się analizę przedwdrożeniową?

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, analizę przedwdrożeniową wykonujemy przede wszystkim przy instalacji systemów pudełkowych, np. rozwiązań Comarch. Świetnie działa przy optymalizacji takich obszarów firmy, jak księgowość czy kadry i płace, czyli działających w oparciu o zewnętrzne rozporządzenia ustawodawcze.

Analiza dobrze sprawdza się również w firmach, gdzie istnieją rozbudowane schematy działań – odgórnie ustalone i utrzymywane standardy, do których wszyscy się stosują (np. obiegi dokumentów czy pracy). Kluczowa jest tutaj stałość w sposobie przeprowadzania procesów podlegających optymalizacji. Nie można usprawnić czegoś, co ciągle się zmienia. Dlatego odradzamy wykonywanie analiz w przedsiębiorstwach, gdzie procesy nie są w znacznym stopniu unormowane i mogą podlegać znaczącym przemianom nawet z tygodnia na tydzień.

(Dowiedz się więcej o tym jak wybrać system ERP i czym jest ERP)

Dlaczego warto wykonać analizę przedwdrożeniową? Jakie płyną z niej korzyści?

Korzyści płynących w wykonania analizy przedwdrożeniowej jest wiele. Przede wszystkim jest to moment, w którym możemy się na spokojnie przyjrzeń sposobom działania firmy i temu, jak wygląda jej struktura. Czasami w trakcie przeprowadzania analizy potrafią wyjść niespodziewane tematy oraz obszary, które dodatkowo można zoptymalizować, np. zamówienia czy procesy produkcyjne. Dzięki temu nasi klienci zyskują dodatkową szansę na przyśpieszenie działań lub znalezienie oszczędności. Analiza IT pozwala również wykryć wąskie gardła w firmie i zaproponować sposoby na ich wyeliminowanie.

Odpowiada także na pytanie o to, czy wdrożenie wybranego przez klienta systemu rzeczywiście jest możliwe w jego przedsiębiorstwie. W większości przypadków odpowiedź jest pozytywna, ale bez przeprowadzenia analizy trudno jest posiadać 100% pewność. Może się na przykład okazać, że potrzeby kontrahenta są tak wyspecjalizowane, że standard systemu pudełkowego im nie podoła. Jest to częsty problem w firmach produkcyjnych. W takich sytuacjach zwykle klient decyduje się na wdrożenie systemu dedykowanego. Zatem czy instalacja rozwiązania gotowego jest zasadna i wykonalna to kolejne ważne pytanie, na które analiza musi odpowiedzieć.

Przeprowadzanie analizy przedwdrożeniowej daje też realną odpowiedź na pytanie jakie będą koszty projektu. W jej trakcie mogą wypłynąć rzeczy, które nie były uwzględnione we wstępnej wycenie, np. dodatkowe moduły. Analiza również uszczegóławia i potwierdza harmonogram realizacji prac oraz określa termin ich zakończenia, a co za tym idzie wdrożenia całości systemu.

Z jakich etapów składa się analiza przedwdrożeniowa? Ile trwa i kosztuje?

Analiza przedwdrożeniowa zaczyna się tak naprawdę już w momencie pierwszego kontaktu wdrożeniowca z klientem, czyli jeszcze na etapie sprzedaży oprogramowania. To wtedy poznajemy ogólny zarys oczekiwań, charakterystykę przedsiębiorstwa czy obszary i procesy, które obejmie właściwa analiza.

Kolejnym istotnym momentem, który następuje jeszcze przed sformalizowaniem umowy, jest prezentacja wersji demonstracyjnej systemu. W ich trakcie wyłapujemy, na co zwraca uwagę klient podczas zapoznawania się z programem działającym na fikcyjnych danych i następnie uwzględniamy je w dalszych działaniach.

Potem następuje faza właściwa, czyli wykonanie analizy przedwdrożeniowej. Jest to przeważnie od kilku do kilkunastu spotkań w firmie klienta w trakcie, których przedstawiamy plan działania oraz harmonogram spotkań, poznajemy osoby decyzyjne (w tym również z poszczególnych działów) i przeprowadzamy wywiad na temat pracy przedsiębiorstwa. Dotyczy on przede wszystkim technicznych oraz operacyjnych informacji przedstawianych nam przez wcześniej wskazanych key-userów, czyli pracowników odpowiedzialnych za konkretne obszary. Te wiadomości pozwalają nam zrozumieć procesy zachodzące u klienta, prześledzić ich ścieżkę przepływu, a następnie znaleźć sposoby na ich optymalizację.

Po tym etapie następuje zwykle podsumowanie, na którym sprawdzamy czy uzyskaliśmy wszystkie istotne dla nas informacje. Jeśli nie, to zwykle organizujemy kilka dodatkowych sesji, by uściślić tematy i wszystko domknąć.

Gdy cykl spotkań zostaje zakończony rozpoczynamy etap pisania dokumentu analizy. Może on mieć różne formy:

• dokumentu tekstowego napisanego naturalnym językiem,
• dokumentacji technicznej, która dodatkowo jest wartością dodaną dla zespołu programistów.

Ostateczny wygląd analizy przedwdrożeniowej dopasowujemy zwykle do projektu i nie ma jednego wzorca mówiącego, który będzie w danym przypadku lepszy. Na tym etapie zdarza się czasami, że znajdujemy jeszcze jakieś pytania bez odpowiedzi. Kontaktujemy się wtedy z osobami znanymi nam z poprzednich etapów, by uzupełnić te braki, a jednocześnie potwierdzić cały logiczny ciąg zdarzeń w danym procesie.

Końcowym momentem jest przekazanie dokumentu analizy przedwdrożeniowej do klienta, który następnie się z nim zapoznaje. Tworząc analizy dbamy o to, by były one zrozumiałe i jednoznaczne dla nas oraz kontrahenta. W przypadku wystąpienia wątpliwości odnośnie danych zapisów lub nowych pomysłów, które zrodziły się u klienta już po spotkaniach, to jest to ostatni moment, by coś doprecyzować, omówić i ewentualnie dodać.

Zazwyczaj spotkań związanych z omówieniem analizy jest kilka. W ich trakcie rozważamy uwagi, zmiany oraz odpowiadamy na pytania i komentarze. Gdy wszystko zostaje w końcu ustalone oraz wyjaśnione, zamykamy etap analizy protokołem odbioru i przygotowujemy się do wdrożenia.

W przypadku systemów gotowych konfiguracja oraz wdrażanie systemu odbywa się właśnie w oparciu o to, co zostało zawarte w dokumencie. Czasami w trakcie dalszych prac mogą pojawić się jakieś drobne zmiany. Są to jednak szczegóły, które możemy dopracować już w trakcie trwania wdrożenia. Jest to właśnie ten podręcznikowy próg błędu na poziomie 20%.

Jeśli zaś chodzi o to ile trwa analiza przedwdrożeniowa, to sam proces może zająć od 4 do 6 tygodni. Chyba, że obejmuje ona również obszar produkcji – wtedy zajmuje od 6 do 8 tygodni. I choć na pierwszy rzut oka ten czas wydaje się długi, to w praktyce, jeśli mielibyśmy wykonać taką analizę w 2 tygodnie, to klient musiałby wstrzymać działanie firmy i udostępnić nam pracowników w pełnym wymiarze ich czasu pracy. Wynika to z faktu, iż wchodząc do firmy nie posiadamy wiedzy, jak dane przedsiębiorstwo dokładnie funkcjonuje. Musimy je poznać i zrozumieć, a to jednak zajmuje trochę czasu.

Ile kosztuje analiza przedwdrożeniowa? W zależności od zakresu obszarów, które ma sobą objąć jej dolna granica klasyfikuje się w okolicach 8 000 – 9 000 zł. Górna nie powinna przekroczyć 25 000 zł, ale jest to kwota, która rzadko się zdarza.

(Przeczytaj co obejmuje kompleksowa obsługa informatyczna firmy w Kotrak)

Kto wykonuje analizę przedwdrożeniową?

Analizę przedwdrożeniową wykonuje zespół, który przeważnie składa się z 3 osób: kierownika wdrożenia, wdrożeniowca i programisty. To jest najbardziej podstawowy skład. Jeśli mamy do czynienia z analizą obejmującą większą liczbę obszarów, których procesy są bardziej skomplikowane (jak np. produkcja), to pojawiają się kolejne osoby z nimi związane. W ten sposób jesteśmy w stanie kompleksowo przyjrzeć się wszystkim istotnym kwestiom i zapewnić najbardziej optymalne rozwiązania informatyczne.

Jak analiza wpływa na dalsze etapy projektowania i wdrożenia systemu?

Analiza jest tak naprawdę fundamentem dla dalszych prac wdrożeniowych. Daje odpowiedź na pytanie jak dokonać poprawnej konfiguracji systemu, by sprawnie obsłużyć wszystkie procesy. Zgodnie z nią programiści i wdrożeniowcy zakładają m.in.:

• plan kont,
• plan, rozdzielnik i miejsca powstawania kosztów,
• wprowadzamy strukturę podległościową,
• implementujemy procesy.

Na podstawie tych elementów tworzymy łańcuchy zależności, np. odpowiedzialności za przyjęcia, akceptację i wydania dokumentów. Analiza wspiera również projektowanie drobnych dodatków programistycznych czy prace związane z integracją z innymi systemami. Określa również zakres danych do migracji.

Wskazuje także liczbę realnych użytkowników systemu, a co za tym idzie – liczbę obowiązkowych licencji oraz szkoleń z programu. Jedyne, czego analiza raczej nie obejmuje to testy. Zakłada ich wykonanie, ale nie obejmuje (z przyczyn oczywistych) ich wyników.

(Przeczytaj więcej o tym dlaczego warto testować oprogramowanie)

Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami Kotrak – Piotrem Bargiełem, Starszym Specjalistą ds. Sprzedaży i Konsultingu oraz Tomaszem Koziołem, Kierownikiem Działu Wdrożeń.