Jak ERP chroni dane firmy? Bezpieczeństwo w praktyce

Systemy ERP to narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi, ale również bardzo ważne komponenty infrastruktury informacyjnej organizacji. Chronią wrażliwe dane, które są podstawą funkcjonowania przedsiębiorstwa.

W tym artykule poruszamy:

1. Jakie dane są chronione w systemach ERP?
2. Bezpieczeństwo danych a praca zdalna i chmura
3. Zgodność z RODO i polityki bezpieczeństwa
4. Autoryzacja, kontrola dostępu i zarządzanie uprawnieniami
5. Szyfrowanie danych w ERP
6. Backup i odzyskiwanie danych
7. Audyty, testy penetracyjne i aktualizacje
8. Rozwiązania organizacyjne i techniczne
9. Znaczenie użytkowników i edukacji
10. Planowanie awaryjne i reagowanie na incydenty

Jakie dane są chronione w systemach ERP?

Systemy ERP gromadzą i przetwarzają dane krytyczne dla organizacji. Obejmują one informacje o klientach i kontrahentach, dane księgowe, rozliczenia podatkowe, dokumentację kadrowo-płacową, stany magazynowe, zamówienia, produkcję i analizy finansowe. Ze względu na centralną rolę ERP w firmie, zapewnienie ochrony tych danych to fundament bezpieczeństwa informacyjnego. Wszystkim zainteresowanym polecamy kompendium wiedzy: czym jest ERP.

Bezpieczeństwo danych a praca zdalna i chmura

Rozwój pracy zdalnej oraz popularyzacja ERP w chmurze wymusiły wdrożenie nowych standardów ochrony danych. Firmy korzystające z modelu SaaS lub rozwiązań chmurowych zapewniają bezpieczne połączenia przy użyciu protokołów szyfrowanych (np. TLS), uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz monitorowanie sesji użytkowników. Współczesne ERP-y są projektowane tak, by umożliwić bezpieczną pracę z dowolnego miejsca, przy zachowaniu pełnej kontroli nad przepływem informacji.

Zgodność z RODO i polityki bezpieczeństwa

System ERP musi spełniać wymogi RODO w zakresie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to konieczność rejestrowania operacji na danych, zarządzania zgodami, anonimizacji i pseudonimizacji oraz zapewnienia praw użytkowników, takich jak prawo do bycia zapomnianym. ERP-y posiadają wbudowane funkcje wspierające te procesy oraz pozwalają tworzyć i egzekwować polityki bezpieczeństwa dostosowane do struktury organizacji. W tym miejscu warto zapoznać się z tym, jakie są etapy wdrożenia ERP w małych i średnich firmach oraz urzędach.

Autoryzacja, kontrola dostępu i zarządzanie uprawnieniami

Zarządzanie tożsamością i uprawnieniami w ERP jest niezwykle precyzyjne. System umożliwia tworzenie profili, nadawanie i ograniczanie dostępu w zależności od funkcji użytkownika, rejestrowanie logów aktywności i cykliczną weryfikację uprawnień. Minimalizuje to ryzyko przypadkowego bądź celowego naruszenia integralności danych przez pracowników czy osoby trzecie.

Szyfrowanie danych w ERP

Współczesne systemy ERP szyfrują dane zarówno podczas transmisji, jak i w spoczynku. Dotyczy to baz danych, plików konfiguracyjnych, kopii zapasowych oraz danych przesyłanych pomiędzy modułami i systemami zewnętrznymi. Najczęściej stosowane algorytmy to AES-256 i RSA. Takie podejście zapewnia, że nawet w przypadku fizycznego dostępu do serwera, dane są bezużyteczne bez klucza deszyfrującego.

Backup i odzyskiwanie danych

Integralnym elementem strategii bezpieczeństwa Comarch ERP Optima jest regularne tworzenie kopii zapasowych. Najlepsze praktyki to automatyczne harmonogramy backupów, replikacja danych w chmurze oraz testowanie odtwarzania danych w scenariuszach awaryjnych. Backupy są szyfrowane i przechowywane w odseparowanych lokalizacjach, zgodnie z zasadą 3-2-1. Umożliwia to szybkie przywrócenie systemu ERP do działania po awarii.

Audyty, testy penetracyjne i aktualizacje

Systemy takie jak Comarch ERP są regularnie poddawane audytowi bezpieczeństwa, które analizują konfigurację, dostęp oraz zgodność z regulacjami. Dodatkowo, testy penetracyjne pomagają wykryć potencjalne luki w zabezpieczeniach przed ich wykorzystaniem przez cyberprzestępców. Niezwykle ważne są aktualizacje ERP, które eliminują znane podatności i wprowadzają nowe funkcjonalności zabezpieczające.

Rozwiązania organizacyjne i techniczne

Oprócz narzędzi informatycznych, wdrożenie ERP wymaga odpowiedniego zarządzania organizacyjnego. Obejmuje to szkolenia użytkowników, tworzenie scenariuszy incydentów, wdrażanie planów reakcji na zagrożenia oraz cykliczną ocenę ryzyk. Tylko połączenie zabezpieczeń technicznych z procedurami wewnętrznymi daje gwarancję trwałej ochrony danych w ERP.

Znaczenie użytkowników i edukacji

Pracownicy stanowią pierwszą linię obrony w systemach ERP. Brak świadomości zagrożeń, takich jak phishing czy nieuprawnione udostępnianie danych, może zniweczyć najbardziej zaawansowane mechanizmy zabezpieczające. Dlatego niezbędne są regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa, instruktaże dotyczące korzystania z Comarch ERP XL i reagowania na podejrzane zdarzenia.

Planowanie awaryjne i reagowanie na incydenty

Każda organizacja powinna mieć opracowany plan ciągłości działania (BCP) oraz plan odzyskiwania po awarii (DRP), uwzględniający ERP. Plany te opisują, jak reagować na incydenty, kto odpowiada za przywracanie usług, jakie są procedury komunikacyjne i harmonogramy przywracania. Regularne testy tych planów pozwalają przygotować firmę na sytuacje kryzysowe.

Systemy ERP stanowią fundament zarządzania informacją w firmie. Ich bezpieczeństwo to nie tylko kwestia techniczna, ale także strategiczna. Dlatego skuteczna ochrona danych wymaga zarówno nowoczesnych rozwiązań IT, jak i dojrzałych procedur organizacyjnych i kompetentnego zespołu.