Jak wybrać system ERP?

Jeśli wiesz już czym jest system ERP, warto także zapoznać się z kilkoma poradami dotyczącymi tego, jak wybrać właściwy system ERP (ang. Enterprise Resource Planning). To bardzo ważne, ponieważ z tym konkretnym oprogramowaniem zwiążesz się na co najmniej kilka lat. Brzmi przerażająco? Nie, jeśli dowiesz się, na co warto zwrócić uwagę i podejmując swoją decyzję, weźmiesz pod uwagę nasze wskazówki ?

System ERP będzie stanowił dla Twojej firmy spore ułatwienie – usprawni zarządzanie przedsiębiorstwem, obieg dokumentów i kluczowych informacji, wspomoże kontrolowanie oraz planowanie zasobów i sprzedaży, ograniczy ręczne wprowadzanie danych oraz umożliwi automatyczne wykonywanie przez program określonych czynności (na przykład tworzenie analiz w czasie rzeczywistym w module Business Intelligence). Pamiętaj jednak w procesie wyboru, że system musi posiadać kluczowe cechy gwarantujące Ci bezpieczeństwo i spokój na długi czas. Jeśli sprawdzisz go odpowiednio wcześnie, możesz spać spokojnie – zrealizujesz swoje cele i wdrożone oprogramowanie dostosuje się do Twojego biznesu, a nie odwrotnie.

Z naszego artykułu dowiesz się:

• Jak wybrać system ERP dostosowany do Twoich oczekiwań i potrzeb?
• Dlaczego system ERP powinien być elastyczny?
• Jak wybrać producenta oprogramowania ERP?
• Dlaczego warto przetestować wersję demo systemu ERP?
• Co powinien uwzględniać budżet na oprogramowanie ERP?
• Wybierając ERP sprawdź referencje innych firm
• Jak wybrać odpowiednią firmę do wdrożenia systemu ERP?

Jak wybrać system ERP dostosowany do Twoich oczekiwań i potrzeb?

Na rynku jest dostępnych co najmniej kilkanaście rozwiązań klasy ERP do planowania zasobów i zarządzania firmą. Każde z nich ma określone możliwości: zalety, ale i wady. Producenci oprogramowania dla firm specjalizują się także w wybranych obszarach co może spowodować, że podobny moduł w systemie ERP u jednego z nich okaże się lepiej dopasowany do Twoich potrzeb, niż od innego producenta. Przykładowo, jeśli Twoja firma zajmuje się głównie produkcją, najlepsze oprogramowanie będzie pochodzić od firmy mającej wieloletnie doświadczenie w tym obszarze.

Właśnie dlatego bardzo ważne jest, abyś przed wyborem konkretnego systemu informatycznego zastanowił się wraz z kluczowymi pracownikami, jakie konkretnie problemy ma rozwiązać oprogramowanie ERP oraz które z aspektów codziennego działania Twojego biznesu są dla Was najważniejsze. To na ich podstawie dokonujemy ostatecznego wyboru, jeśli wahamy się między dwoma lub kilkoma rozwiązaniami.

Przykładowo: jeśli pracujemy w firmie międzynarodowej, bardzo ważnym aspektem będzie dostosowanie systemu do pracy w różnych walutach i innych przepisów prawnych. Równie istotne będzie zapewnienie bezpieczeństwa danych na odpowiednio wysokim poziomie. Jeśli jakaś aplikacja w ogóle nie uwzględnia tych funkcjonalności lub konkretny proces w ogóle nie jest realizowany, możesz ją z góry odrzucić.

Dlaczego system ERP powinien być elastyczny?

Nawet najlepiej dostosowany do Twoich obecnych potrzeb system ERP czasami musi wykazać się w przyszłości swoją elastycznością i dopasowaniem do rozrastających się procesów biznesowych.

Zastanów się więc, czy wybrane oprogramowanie za kilka lat, gdy Twoje firma się rozrośnie lub zacznie sprzedawać na nowych, bardziej wymagających rynkach, będzie nadal dotrzymywać Ci kroku? Czy dany system funkcjonuje już w innych firmach z dedykowanymi dodatkami programistycznymi lub jest skutecznie zintegrowany z różnorodnymi aplikacjami oraz urządzeniami? Oto aspekty, których warto być świadomym, zanim podejmiesz decyzję o długofalowej inwestycji w ERP.

Jak wybrać producenta oprogramowania ERP?

Skoro masz na długo związać się z konkretnym oprogramowaniem, dobrze jest wybrać taki system, który został wyprodukowany przez firmę obecną od wielu lat na rynku. Daje nam to gwarancję, że jej systemy informatyczne zostały przetestowane przez liczne grono użytkowników i ewentualne błędy są już poprawione. Dodatkowo istnieje większe prawdopodobieństwo, że oprogramowanie to będzie wspierane i rozwijane jeszcze przez długi czas.

Producenci, którzy szanują potrzeby swoich klientów, dają im możliwość zgłaszania ewentualnych uwag i próśb o rozwijanie konkretnej funkcjonalności. Sprawdź, czy w przypadku wybranego przez Ciebie systemu ERP istnieje taka opcja.

Dlaczego warto przetestować wersję demo systemu ERP?

Szukanie oprogramowania jest dużo prostsze, gdy masz szansę pobrania wersji demonstracyjnej (tak jak w przypadku Comarch ERP Optima) lub skorzystania z bezpłatnej prezentacji systemu. Dzięki temu zobaczysz, jak się w nim pracuje, czy interfejs aplikacji jest przejrzysty, a użytkowanie wygodne i szybkie. Sprawdzisz, czy dany system ERP umożliwia wykonanie zadań, na których Ci należy.

Dodatkowo, spotykając się z przedstawicielem firmy wdrażającej oprogramowanie na prezentacji, możesz zadać szczegółowe pytania i osobiście poznać osobę, z którą będziesz blisko współpracować.

Co powinien uwzględniać budżet na oprogramowanie ERP?

Porównując ceny systemów ERP zwróć uwagę na całościowy koszt. Musi on uwzględnić nie tylko licencję na dany rok, ale także wysokość kwoty za aktualizację po 12 miesiącach, ewentualne szkolenia, migrację danych przedsiębiorstwa czy dodatki programistyczne. Nie daj się zwieść niską ceną samego oprogramowania na wejście i zawsze dopytaj o koszty późniejszej obsługi.

Kolejnym aspektem jest kwestia zwrotu z inwestycji w system ERP. Sprawdź, jakie efekty uzyskuje się za pomocą oprogramowania i czy można je zmierzyć, np. przez określenie w procentach przyspieszenia wykonania danego typu pracy, zwiększenia produktywności i efektywności, polepszenia opieki nad klientem, zmniejszenia kosztów produkcji, itd.

Wybierając ERP sprawdź referencje innych firm

Dobre, sprawdzone rozwiązanie informatyczne to takie, które wielokrotnie zostało ocenione przez jego użytkowników. Szukaj oprogramowania ocenionego pozytywnie w referencjach dostawcy czy filmach powdrożeniowych.

W przypadku znanych i cenionych aplikacji, bez trudu znajdziesz także dużo opinii na forach internetowych po wdrożeniu systemu lub w komentarzach pod artykułami branżowymi. Pamiętaj jednocześnie, że ten sam system może być wdrożony na różne sposoby, a to właśnie sposób wdrożenia systemu ERP decyduje o wygodzie w późniejszym jego użytkowaniu.

Jak wybrać odpowiednią firmę do wdrożenia systemu ERP?

Ostatnim ważnym elementem, na który należy zwrócić uwagę, to firma wdrażająca systemy ERP. Czasami jest nią producent oprogramowania, dużo częściej jednak ma on sieć partnerów wdrożeniowych. Oznacza to, że ten sam system możesz uzyskać od totalnie różnych firm.

Warto szukać tych, które cechuje wiele lat doświadczeń i wdrożyły różne systemy u sporego grona klientów. Niezwykłą przewagą wdrożeniowców z wieloletnią praktyką jest fakt, iż potrafią doradzić jak najlepiej przemodelować procesy biznesowe i wykorzystać system ERP do zwiększania zysków. Wdrożenie systemu ERP powinno być także zakończone szkoleniem z efektywnego wykorzystywania programu w codziennej pracy.