Jak zapanować nad nieporządkiem w dokumentach w firmie?

W niektórych przedsiębiorstwach np. biurach obsługi klienta, spedycji, kancelariach prawnych czy hurtowniach, liczba przyjmowanych oraz wystawianych różnego rodzaju dokumentów jest bardzo duża. Niewłaściwe ich przechowywanie, szczególnie w formie papierowej, może generować sporo problemów. Zobacz, w jaki sposób ich uniknąć i wprowadź porządek w dokumentacji w Twojej firmie!

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:

• Jak utrzymać porządek w dokumentacji firmowej?
• Jakie dokumenty obowiązkowo należy przechowywać w przedsiębiorstwie?
• Jak skutecznie archiwizować i segregować dokumenty?
• Jak poprawnie rozpocząć digitalizację biznesu?
• Jak powinna przebiegać automatyzacja procesów w firmie?

Jak utrzymać porządek w dokumentacji firmowej?

Utrzymanie porządku w dokumentacji firmowej często stanowi niemałe wyzwanie, szczególnie w firmie, która wystawia oraz przyjmuje dużą ilość pism. Przechowywanie dokumentacji firmowej, księgowej, inwentaryzacyjnej, pracowniczej czy handlowej, wyłącznie w formie papierowej jest trudne do uporządkowania (i nie do końca bezpieczne – warto to też zaznaczyć). Obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa jest przechowywanie dokumentacji firmowej w oryginalnej wersji przez ustalony ustawowo okres. Można je jednak, zgodnie z prawem, przechowywać w formie elektronicznej. Digitalizacja tej czynności pozwala na stworzenie uporządkowanego archiwum, wprowadzenie jednolitych oznaczeń, szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji oraz usprawnia obieg dokumentów.

Jakie dokumenty obowiązkowo należy przechowywać w przedsiębiorstwie?

Chcesz wprowadzić porządek w dokumentacji i firmowej i przechować jedynie potrzebne pisma i umowy? Dowiedz się, jakie dokumenty obowiązkowo należy przechowywać w przedsiębiorstwie. Oto lista dokumentów, która sprawdzi się w każdej firmie:

• księgę przychodów oraz rozchodów,
• faktury kosztowe oraz sprzedażowe,
• dokumentację związaną z urządzeniami fiskalnymi,
• kopie dokumentów kasowych,
• dokumentację VAT i PIT,
• umowy zawarte z pracownikami,
• dokumentację ZUS,
• ewidencję środków trwałych i wyposażenia.

Oczywiście rodzaj dokumentów, które należy przechowywać i archiwizować zależy od charakteru przedsiębiorstwa. Jeśli chcesz wprowadzić porządek w archiwizacji dokumentów, ale nie planujesz zatrudniać firmy zewnętrznej, postaw na system IT, który usprawni przechowywanie oraz pozwoli wprowadzić porządek w dokumentacji.

Jak skutecznie archiwizować i segregować dokumenty?

Wybierając system IT do przechowywania, przekazywania i akceptacji danych, weź pod uwagę:

• bezpieczeństwo,
• integrację dokumentów z systemami zewnętrznymi,
• intuicyjne wyszukiwanie dokumentów,
• możliwość definiowania typów dokumentów,
• szybki dostęp do informacji,
• możliwość zdalnej weryfikacji i akceptacji dokumentów.

Jak poprawnie rozpocząć digitalizację biznesu?

Elektroniczne archiwizowanie danych daje wiele możliwości oraz pozwala nie tylko utrzymać porządek, ale także optymalizuje pracę i oszczędza czas. Osoby odpowiedzialne za tworzenie nowych dokumentów np. faktur, mogą stworzyć, a następnie korzystać ze wzorów pism, co usprawnia pracę.

Podczas pracy zdalnej lub w firmach o rozbudowanej strukturze wyzwanie może stanowić również płynny przepływ dokumentów oraz ich akceptacja czy modyfikacja na bieżąco. Przekazywanie danych przy użyciu poczty elektronicznej lub wewnętrznego interfejsu rozwiązuje ten problem. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może zatwierdzać wnioski zdalnie.

Mnóstwo czasu zajmuje Ci znalezienie odpowiedniego dokumentu i wpływa to negatywnie na organizację Twojej pracy? System IT do obiegu dokumentów również rozwiąże ten problem. Wyszukiwanie informacji jest łatwiejsze i bardziej optymalne, dzięki definiowaniu typów dokumentów i możliwości stworzenia własnej struktury oraz filtrowania bazy według dowolnych parametrów.

(Przeczytaj więcej na temat tego, jak usprawnić pracę zdalną w Twoim biznesie oraz dlaczego warto zainwestować w system workflow)

Jak powinna przebiegać automatyzacja procesów w firmie?

Zauważyłeś, że pewne działania związane z obiegiem informacji są dla Twojego zespołu najbardziej czasochłonne lub problematyczne? Digitalizacja przechowywania ważnych danych pozwoli to zoptymalizować.

Po pierwsze – wiele procesów można automatyzować. Dokumenty dzięki wprowadzeniu określonych formuł mogą być odpowiednio przechowane, archiwizowane i przekazywane do innych pracowników lub kontrahentów. Po drugie – segregację oraz katalogowanie pism ułatwi wprowadzenie odpowiednich filtrów, oznaczeń czy folderów. Wówczas nowe umowy, faktury itp. będą przechowywane w odpowiedni i intuicyjny sposób.

Problem stanowi akceptacja dokumentów? Jeśli dostrzegliście w firmie, gdzie pojawił się problem, który opóźnia działania zespołu, możecie go wyeliminować w prosty sposób, ustawiając przypomnienia w formie maili, smsów czy powiadomień. Alerty, po uprzednim zdefiniowaniu, będę rozsyłane automatyczne do osób odpowiedzialnych za konkretny proces.

Alerty mogą dotyczyć:

• terminu opłacenia faktur,
• zbliżającej się daty upływu umowy z pracownikiem lub kontrahentem,
• terminu wysłania konkretnych dokumentów do urzędu,
• terminów wprowadzenia korekt,
• ustawionych indywidualnie terminów akceptacji czy przesyłania danych,
• czasu wysyłania powiadomień, umów, regulaminów do pracowników,
• tworzenia raportów czy zestawień.

Szukając systemu do elektronicznego przechowywania dokumentów warto postawić na rozwiązanie elastyczne, które pozwoli dostosować funkcje programu do potrzeb przedsiębiorstwa. Dobrze zdefiniowana struktura będzie wpierać wprowadzenie oraz  utrzymanie porządków dokumentacji firmowej, optymalizując tym samym pracę wielu działów w firmie.