Kotrak S.A. otrzymał certyfikat ISO 9001:2015 – Co to oznacza dla naszej firmy i Klientów?

Miło nam poinformować, że w tym miesiącu oficjalnie firmie Kotrak S.A., został przyznany certyfikat ISO 9001:2015. Jego zdobycie potwierdza zgodność naszych usług z międzynarodową normą określającą wymagania w zakresie zarządzania jakością. Co to oznacza dla nas i naszych Klientów, dowiecie się z wywiadu przeprowadzonego z Maciejem Westfalem (Pełnomocnikiem Zarządu ds. Systemu Zarządzania Jakością w Kotrak S.A. ) oraz Tomaszem Grelą (Konsultantem BiuroNorma Sp. z o.o.).

Z naszego wywiadu dowiesz się:

• Co to jest ISO?
• Jakie standardy ISO wdrożyliśmy w naszej firmie?
• Jakie korzyści płyną z wdrożenia normy ISO 9001:2015?
• Jak wdrożenie norm ISO wpływa na konkurencyjność firmy na rynku?
• Jak przebiegało wdrożenie ISO w Kotrak?

Co to jest ISO?

Maciej Westfal: ISO to nazwa Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej, która powstała w 1947 roku w Genewie. Zrzesza ona stowarzyszenia normalizacyjne z różnych państw świata, a Polskę w tym gronie reprezentuje Krajowy Komitet Normalizacyjny. Celem tych organizacji jest wytworzenie wspólnych standardów działania w praktycznie wszystkich dziedzinach naszego życia. Samo zaś wyrażenie ISO nie jest skrótem tylko nazwą i nawiązuje do greckiego słowa isos znaczącego równy.

Normy ISO stosowane w biznesie mają na celu standaryzację procesów oraz działań w firmie, zapewniając odpowiednią jakość oraz powtarzalność tak, by klienci byli obsługiwani na najwyższym światowym poziomie. Normy te dotyczą również obszarów zarządzania w przedsiębiorstwach, zapewniając m.in. wysoki poziom bezpieczeństwa pracy, przetwarzania danych czy przechowywania dokumentów.

Jakie standardy ISO wdrożyliśmy w naszej firmie?

Tomasz Grela: Obecnie w firmie Kotrak została wdrożona norma ISO 9001:2015. Jej wdrożenie ma za zadanie zapewnić powtarzalność, przewidywalność i wiarygodność firmy pod kątem jakości świadczonych usług oraz konsekwencję i spójność w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem. To norma odpowiadająca za:

• uporządkowanie organizacji we wszystkich obszarach jej działania,
• uporządkowanie procesów i skuteczne zarządzanie nimi,
• poprawę efektywności operacyjnej i zmniejszenie liczby błędów (wzrost skuteczności działania, obniżenie kosztów, lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i infrastruktury).

M.W.: Zakres certyfikacji w Kotrak S.A. objął projektowanie, wytwarzanie i wdrażanie oprogramowania, serwis oraz sprzedaż̇ sprzętu komputerowego, urządzeń́ fiskalnych, wag. To również sprzedaż oprogramowania, prowadzenie usług programistycznych, obsługa serwisowa i rozwój w zakresie oprogramowania, jak również sprzedaż̇ oraz serwis urządzeń́ dla przetwórstwa żywności.

Certyfikacja ISO 9001:2015 ma na celu wsparcie ciągłego doskonalenia naszej firmy. Zarząd Kotrak S.A. planuje konsekwentnie podnosić standardy pracy naszego przedsiębiorstwa, a wdrożenie normy ISO 9001:2015 to pierwszy etap na drodze prowadzącej do kolejnych certyfikacji. Następny planowany cel jakościowy to norma ISO 27001 w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji. Poprzez ten certyfikat mamy zamiar potwierdzić stosowane od dawna procedury i praktyki w tym zakresie.

Jakie korzyści płyną z wdrożenia normy ISO 9001:2015?

T.G.: Wdrożenie normy ISO 9001:2015 wiąże się z całą masą korzyści. To przede wszystkim poprawa komunikacji wewnętrznej, transparentność w zakresie odpowiedzialności i uprawnień pracowników czy uporządkowanie środowiska pracy. Za tym idzie oczywiście zwiększona świadomość obowiązków, odpowiedzialności, uprawnień oraz działań osób zatrudnionych, a tym samym wzrost ich motywacji i zaangażowania. To również wzrost świadomości odnośnie wpływu ich pracy na jakość oraz sukces firmy.

Przedsiębiorstwo z wdrożonym ISO 9001:2015 może skuteczne reagować zarówno na zmiany wewnątrz firmy, jak i te zachodzące na zewnątrz organizacji. Wdrożenie normy wymaga zarządzania ryzykiem i szansami, a tym samym podejmowania decyzji biznesowych w oparciu o analizę ryzyka. Wdrożenie normy to również zarządzanie zmianami w sposób kontrolowany i przewidywalny.

Jak wdrożenie norm ISO wpływa na konkurencyjność firmy na rynku?

T.G.: Świadome wdrożenie ISO to bardzo ważny etap w rozwoju firmy oraz budowaniu jej przewagi konkurencyjnej. Wdrożenie norm pozycjonuje przedsiębiorstwo ponad inne mu podobne, gdyż jest zapewnieniem wysokiego, międzynarodowego standardu działania firmy. Tego typu firmy o wiele częściej przyciągają nowych inwestorów, gdyż certyfikaty ISO są nie tylko symbolem silnej i świadomej firmy, ale również pozwalają na zmniejszanie, a nawet usuwanie różnych barier międzynarodowych (np. handlowych).

Klienci również chętniej współpracują z przedsiębiorstwami, których działanie potwierdzają sprawdzone i powszechnie akceptowane standardy. Gwarantują im one skuteczniejsze zaspokojenie potrzeb oraz wysoką satysfakcję w zakresie współpracy. ISO jest również dla nich synonimem efektywnej komunikacji oraz stałego doskonalenia świadczonych przez firmę usług, chociażby dzięki analizie informacji zwrotnych, przekazywanych przez kontrahentów.

Warto pamiętać, że norma ISO 9001:2015 daje firmie również narzędzia do tego, by rozwijać w sposób uporządkowany i we właściwym kierunku.

Każda firma, w której wdrożyłem ISO 9001:2015 urosła w siłę, zarówno pod kątem operacyjnym, jak i biznesowym. Stała się efektywniejsza w swoich działaniach, pozyskała nowych klientów, uporządkowała relacje z dostawcami. W większości przypadków przedsiębiorstwa te zatrzymały u siebie wartościowych pracowników, poszerzyły portfolio usług i wyrobów oraz wdrożyły wiele nowych, ciekawych pomysłów w zakresie zarządzania. Obecnie większość z tych firm nie wyobraża sobie powrotu do poprzedniej rzeczywistości sprzed ISO. Wręcz przeciwnie – z każdym rokiem sięgają coraz wyżej, wdrażając kolejne normy i podnosząc jakość swoich procesów do światowych poziomów najlepszych z najlepszych.

M.W.: Ta możliwość wdrażania dalszych norm i standardów jest jednym z istotnych powodów, dla których zdecydowaliśmy się na wdrożenie ISO 9001:2015 w Kotrak. Dynamiczny rozwój naszej firmy otwarł przed nami międzynarodowe rynki. Jesteśmy obecni na pięciu kontynentach, obsługując kontrahentów z różnych branż. Chcąc stale zapewniać im najwyższy poziom usług oraz zdobywać nowych klientów zdajemy sobie sprawę z kluczowej roli wprowadzania międzynarodowych norm. Widzimy, jak bardzo usprawniają one współpracę z naszymi zagranicznymi, korporacyjnymi partnerami. Dlatego otrzymanie certyfikatu ISO 9001:2015 traktujemy jako punkt wyjściowy dla zdobywania kolejnych, poświadczających naszą wysoką pozycję na rynku technologicznym.

Jak przebiegało wdrożenie ISO w Kotrak?

M.W.: W naszej firmie przeprowadziliśmy wdrożenie ISO wraz z firmą BiuroNorma, która jest liderem wśród firm konsultingowych, aktywnie działając na terenie całego naszego kraju i obsługując z powodzeniem zarówno małe firmy, jak i bardzo duże, międzynarodowe podmioty. Sam zaś audyt certyfikacyjny przeprowadziło dla nas Bureau Veritas, światowej klasy szwajcarska organizacja obecna na rynku od 1828 roku.

T.G.: Dla każdej firmy wdrożenie ISO 9001:2015 to bez wątpienia skok cywilizacyjny w zakresie zarządzania organizacją. Jest to nowa jakość oraz nowy sposób myślenia i postrzegania rzeczywistości.

Firma Kotrak bardzo dobrze wywiązała się z tego zadania. Sukces ten zawdzięcza przede wszystkim ludziom w niej pracującym. To właśnie oni budują przedsiębiorstwa i systemy – nie konsultanci, nie procedury, nie mapy procesów i księgi jakości. To wszystko oczywiście jest wsparciem, natomiast bez odpowiednich ludzi nic się nie uda.

Kotrak natomiast tworzy fantastyczna ekipa młodych, zaangażowanych i inteligentnych specjalistów, dodatkowo posiadających ogromne poczucie humoru. Nic więcej do szczęścia oraz sukcesu nie potrzeba. Z taką ekipą można przenosić góry i to w zasadzie nam się wspólnie udało, gdyż Kotrak to również skomplikowane procesy biznesowe oraz szeroki zakres działania. Przedsiębiorstwo jest hybrydą doświadczenia biznesowego i życiowego z PMBOK’iem, ITIL’em oraz (od niedawna) ISO 9001:2015.

Jak przebiegało wdrożenie? Jak zawsze przy tak skomplikowanym organizmie było ono bardzo wymagające i pracochłonne – czego wszyscy byliśmy świadomi od samego początku. Projekt był trudny, ale z takim partnerem jak Kotrak wszystko jest możliwe.

Zaangażowanie pracowników, fantastyczna atmosfera oraz konsekwencja i profesjonalne podejście do postawionych celów przyniosło rezultaty. W niezwykle szybkim czasie udało nam się wdrożyć wymagania normy, potwierdzając, że dla Kotrak nie ma rzeczy niemożliwych.

Finałem tych zmagań jest skutecznie wdrożony system oparty na wymaganiach ISO 9001:2015 i, co najważniejsze, przekonani do słuszności tego kierunku pracownicy. To właśnie oni są gwarancją utrzymania wysokiej skuteczności działania systemu.

M.W.: Uzyskanie wdrożenia normy ISO w zakresie zarządzania jakością wymagało wielkiego nakładu czasu i pracy. Ponieważ każda z osób biorących udział we wdrożeniu przyczyniła się ze swojej strony do sukcesu spółki, w tym miejscu chciałbym podziękować każdemu z pracowników z osobna oraz wszystkim razem za ogrom wykonanej pracy, podjęte działania i wykazaną cierpliwość w okresie miesięcy naszych prac.