Metodyki zarządzania projektami – jak wybrać odpowiednią metodę zarządzania?

Skuteczne zarządzanie projektami to nie tylko kwestia narzędzi i zespołu – to przede wszystkim wybór odpowiedniego podejścia. W zależności od specyfiki przedsięwzięcia, jego budżetu, czasu trwania, zmienności wymagań oraz kultury organizacyjnej, różne metodyki zarządzania projektami mogą sprawdzać się lepiej lub gorzej. Sekretem sukcesu jest dopasowanie sposobu działania do realiów projektu, a nie odwrotnie.
W poniższym artykule przybliżymy:
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z naszym specjalistą i dowiedz się,
jak może pomóc Twojej firmie program do zarządzania z modułem workflow
Chcesz z nami porozmawiać? Zadzwoń do nas!
Na przestrzeni lat wykształciły się trzy główne grupy podejść do prowadzenia projektów.
Każda z trzech kategorii zawiera różne metodologie zarządzania projektami, które różnią się szczegółami, ale opierają się na wspólnych zasadach. W tym miejscu polecamy nasz artykuł o tym, jakie oprogramowanie do zarządzania projektami warto wybrać do swojej firmy.
Wybór odpowiedniej metody zależy od pięciu podstawowych czynników:
Przyjrzyjmy się teraz najważniejszym podejściom i ich zastosowaniom.
Klasyczne metody zarządzania projektami opierają się na założeniu, że wszystkie wymagania można przewidzieć i zaplanować z góry. Projekt jest dzielony na etapy: inicjacja, planowanie, realizacja, kontrola, zamknięcie.
Do najpopularniejszych technik należą:
Istnieją trzy główne zalety klasycznych podejść to przewidywalność, kontrola nad harmonogramem i budżetem i formalne raportowanie. Techniki te najlepiej sprawdzają się w projektach infrastrukturalnych i budowlanych, wymagających ścisłej zgodności z regulacjami i z niewielką zmiennością wymagań.
Workflow – co to takiego i jak może Ci pomóc?
Metodyki zwinne zarządzania projektami powstały jako odpowiedź na dynamiczne środowiska pracy, szczególnie w branży IT. Zakładają, że projekt jest rozwijany iteracyjnie, a zespół reaguje na zmiany zamiast je blokować. Współpraca z klientem, testowanie i szybkie dostarczanie wartości mają kluczowe znaczenie.
Najważniejsze zwinne podejścia:
Trzy zalety metod zwinnych to szybkie reagowanie na zmiany, bliska współpraca z klientem oraz częste dostarczanie działających komponentów. Zastosowanie tych technik to rozwój oprogramowania, projekty R&D oraz środowiska startupowe i marketingowe.
W praktyce wiele firm stosuje hybrydowe metody na zarządzanie projektami, które łączą elementy klasyczne z podejściami Agile. Tego typu rozwiązania powstały z potrzeby elastyczności przy jednoczesnym zachowaniu struktury i kontroli.
Przykłady metodyk hybrydowych:
Są trzy korzyści podejścia hybrydowego: skalowalność do dużych organizacji, lepsze zarządzanie ryzykiem i zmianą, elastyczność przy zachowaniu kontroli jakości. Metodyki hybrydowe sprawdzają się w projektach transformacji cyfrowej, rozwoju produktów w dużych firmach i projektach wielozespołowych z różnymi kulturami pracy.
Cykl życia projektu to ramy czasowe i strukturalne, które określają kolejność działań podejmowanych od inicjacji po zakończenie projektu. W zależności od przyjętej metodyki zarządzania projektami, jego przebieg może być liniowy, iteracyjny lub mieszany.
Czy wiesz, jak w praktyce wygląda zarządzanie projektami budowlanymi?
Pierwszym krokiem jest ocena charakterystyki samego projektu. Projekty o wysokim stopniu złożoności, wielu zależnościach i precyzyjnych wymaganiach lepiej realizować według klasycznych metodyk zarządzania projektami. Jeżeli jednak oczekiwane rezultaty nie są w pełni zdefiniowane, wymagania mogą się zmieniać, a środowisko pracy jest dynamiczne – zalecane będą metodyki zwinne.
Drugim ważnym czynnikiem jest poziom doświadczenia zespołu. Jeśli zespół nie miał styczności z żadną z metodologii zarządzania projektami, warto rozpocząć od prostszych, łatwiejszych do wdrożenia narzędzi, takich jak Kanban lub Basecamp. Dla zespołów doświadczonych dobrym rozwiązaniem mogą być złożone metodyki jak PRINCE2 lub Disciplined Agile, które dają więcej możliwości konfiguracji i skalowania.
Należy również wziąć pod uwagę kulturę organizacyjną i strukturę decyzyjną firmy. Organizacje hierarchiczne, z wyraźnym podziałem ról i procedurami, lepiej odnajdują się w podejściach klasycznych. Zespoły autonomiczne i interdyscyplinarne mogą skuteczniej działać w oparciu o techniki zarządzania projektami oparte na Agile.
W praktyce wiele organizacji decyduje się na podejście hybrydowe – np. planowanie projektu według metodyki PMBoK, ale jego realizację iteracyjną, z wykorzystaniem Scruma. Takie podejście wymaga jednak dobrej znajomości obu koncepcji i dojrzałości organizacyjnej.
Sam wybór metodyki to dopiero początek. Aby metody zarządzania projektami przyniosły realną wartość, muszą zostać właściwie wdrożone w strukturze organizacyjnej i codziennej pracy zespołu. Proces ten wymaga zarówno edukacji, jak i wsparcia technologicznego.
Do najważniejszych narzędzi należy oprogramowanie do zarządzania projektami, czyli specjalistyczne platformy do zarządzania projektami, takie jak Asana, Jira, MS Project, ClickUp, Trello czy Wrike. Umożliwiają one tworzenie harmonogramów, zarządzanie zadaniami, zasobami i budżetem, a także komunikację w zespole. Coraz częściej aplikacje te oferują również funkcje automatyzacji procesów, integrację z CRM, systemami księgowymi czy komunikatorami.
W zakresie technik warto wymienić m.in.:
Ważnym aspektem jest również dobór modeli zarządzania projektami dostosowanych do branży – np. Lean Management w produkcji, Six Sigma w optymalizacji jakości czy ITIL w usługach IT. Przygotowaliśmy artykuł, w którym opisujemy najważniejsze narzędzia do zarządzania projektami.
Zarządzanie projektami odgrywa istotną funkcję w transformacji organizacyjnej. Projekty są bowiem podstawowym mechanizmem wprowadzania zmian – od wdrażania nowych technologii, przez restrukturyzację, po ekspansję na nowe rynki. Profesjonalne podejście do projektów zwiększa szanse na skuteczne przeprowadzenie zmiany z uwzględnieniem interesów wszystkich zaangażowanych stron.
Organizacje, które wdrażają efektywne zarządzanie projektami, zyskują co najmniej cztery korzyści: lepszą przewidywalność rezultatów, kontrolę nad kosztami, większą przejrzystość działań i szybszą adaptację do warunków rynkowych. Co więcej, rozwijają kulturę współpracy, odpowiedzialności i ciągłego doskonalenia.
W praktyce zarządzanie projektami krok po kroku pozwala budować przewagę konkurencyjną. Zespoły projektowe stają się centrami innowacji, a organizacja jako całość może skuteczniej zarządzać ryzykiem i odpowiadać na potrzeby rynku. Przejrzysta struktura projektowa wspiera również zarządzanie zmianą – zarówno na poziomie technicznym (np. wdrożenia systemu ERP), jak i kulturowym (np. zmiany modeli pracy).
Skontaktuj się z naszym specjalistą lub zadzwoń +48 604 526 261
Zespół Kotrak S.A. wykorzystuje funkcje programistyczne, które usprawniają naliczanie składników płacowych w module Płace i Kadry w Comarch ERP Optima, skierowaną do klientów, którzy już korzystają z tego systemu.
CZYTAJ WIĘCEJWdrożenie systemu ERP to nie tylko projekt technologiczny – to strategiczna zmiana, która wpływa na całą strukturę organizacyjną, kulturę pracy i codzienne obowiązki pracowników.
CZYTAJ WIĘCEJWybierając system ERP istotne jest uwzględnienie branżowego doświadczenia dostawcy, gotowości systemu do integracji oraz funkcjonalności odpowiadającej rzeczywistym procesom.
CZYTAJ WIĘCEJ