Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie dla gastronomii?

Szukasz efektywnego oprogramowania dla gastronomii, które usprawni pracę zespołu i pozwoli szybko realizować zamówienia klientów? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę wybierając system do obsługi restauracji, kawiarni czy pizzerii. Zobacz, jakie funkcje sprawdzą się w Twoim biznesie i postaw na polecane rozwiązania!

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Czym jest system POS?
• Jakie funkcjonalności posiada efektywne oprogramowanie dla gastronomii?
• Dlaczego warto używać programu dla gastronomii?
• Ile kosztuje program dla gastronomii?
• Jakie są zalety korzystania z oprogramowania dla gastronomii?

Czym jest system POS?

System POS (ang. Point of Sale) to oprogramowanie oraz dopasowany sprzęt komputerowy, służący do obsługi sprzedaży również w lokalach gastronomicznych. Na zestaw POS składa się zazwyczaj: terminal sprzedażowy, terminal płatniczy, drukarka fiskalna, komputer i tablet.

Programy POS pozwalają efektywnie zarządzać biznesem i zespołem. Ich używanie prowadzi do optymalizacji kosztów.

Jakie funkcjonalności posiada efektywne oprogramowanie dla gastronomii?

Efektywne oprogramowanie dla gastronomi posiada funkcjonalności, które możesz dobierać w zależności od indywidualnych potrzeb. Inne opcje okażą się przydatne w restauracji, która organizuje przyjęcia np. wesela, a inne w kawiarni.

Nowoczesne systemy gastronomiczne są zazwyczaj modułowe. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ pozwala korzystać tylko z takich funkcji, których Twój zespół potrzebuje w danym momencie. Moduły można oczywiście dobierać, gdy pojawią się nowe wymagania. Docenią tę możliwość szczególnie dla niewielkie, rozwijające się biznesy. Na przykład, gdy rozpoczynasz działalność gastronomiczną, niezbędnym narzędziem jest POS, który umożliwia m.in. otwieranie wielu rachunków, parkowanie zamówień (możliwość obsługi wielu stolików równocześnie) i podstawową obsługę lokalu. Zaś w razie potrzeby będziesz mógł doposażyć system w opcję obsługi zamówień na wynos, organizację cateringu, zarządzanie magazynem i zasobami.

Programy dla gastronomii sprawdzą się także doskonale przy tworzeniu kart dań czy obliczaniu kaloryczności posiłków. Możesz też wdrożyć schematy ułatwiające prowadzenie gospodarki magazynowej, które zapamiętują ilości wykorzystanych gramatur produktów do wykonania konkretnych posiłków. Narzędzie kontroluje zużycie zasobów oraz zapotrzebowanie na konkretne produkty, a to pozwala na łatwiejsze i szybsze planowanie. Nie musi komponować menu samodzielnie, co bywa bardzo czasochłonne.

Wybierając aplikację do zarządzania lokalem, zwróć również uwagę na to, z jakimi systemami operacyjnymi jest kompatybilna i czy występuje w wersji webowej oraz mobilnej. Warto dopasować wariant współpracujący ze sprzętem (komputerami i laptopami) używanymi w Twoim biznesie.

Czas pandemii pokazał, że wiele okoliczności sprzedażowych i biznesowych może się nagle zmienić. Odpowiednio dopasowany program dla gastronomii pozwala dostosować się do nowej sytuacji rynkowej, np. poprzez wprowadzenia opcji zamówień na wynos.

Dlaczego warto używać programu dla gastronomii?

Prowadząc restaurację, firmę cateringową, kawiarnię, stołówkę czy pizzerię musisz dbać o wiele spraw i kontrolować dużą liczbę procesów. Nowoczesne rozwiązania do zarządzania restauracją dają możliwość automatyzacji działań, co optymalizuje czas pracy. W gastronomii planowanie to słowo klucz. Planować należy między innymi dostawy, zaopatrzenie magazynu, czas pracy, przepływ zamówień, wydawanie dań i wiele innych. Tworzenie tego bez pomocy programu jest niezwykle czasochłonne i nieefektywne.

Wdrażając system masz możliwość wprowadzenia receptur, czyli ustalenia jaką ilość i jakich produktów zużywasz do wykonywania danego dania. Odpowiednie wartości są ściągane ze stanu magazynowego, dzięki czemu będziesz dokładnie monitorować zużycie produktów, szybko przeprowadzać inwentaryzację i efektywnie planować zakupy. Na bieżąco masz dostęp do informacji o popularnych pozycjach w Twojej restauracji, na tej podstawie możesz planować dalsze działania biznesowe i określać wyniki finansowe.

Częstym problemem, z którym spotykają się nowo otwarte punkty gastronomiczne jest wycena usług. Przedsiębiorcy rozpoczynając działania nie mają rozeznania w sytuacji rynkowej. Trudno jest ustalić ilość produktów potrzebnych do wykonania odpowiedniej liczby porcji czy wyznaczyć cenę konkretnych pozycji w menu, aby były one atrakcyjne dla klientów i opłacalne dla właściciela. Program dla gastronomii ułatwi Ci te działania. Po wprowadzeniu receptury oraz kosztów produktów, system obliczy koszt przygotowania dania, dzięki czemu po naliczeniu marży jest w stanie zaproponować odpowiednią cenę za danie.

Narzędzia do zarządzania punktami gastronomicznymi pomagają także planować przyjęcie towaru, w taki sposób, aby produkty się nie marnowały. Dają stałą kontrolę nad obrotem, ilością zamówień czy nawet popularnością dań w danym sezonie. Dodatkowo moduły do wydawania posiłków na wynos umożliwiają Ci dotarcie do nowych klientów i obsługę zamówień przez np. stronę internetową Twojej restauracji.

Ile kosztuje program dla gastronomii?

Koszt programu dla gastronomii zależy od wybranych przez Ciebie modułów. Kupując licencję startową systemu, stajesz się jego właścicielem, dopłacasz w trakcie użytkowania wyłącznie za dodatkowe funkcjonalności oraz aktualizacje. W taki sposób działa, np. system S4H.

Opcjonalnym rozwiązaniem są systemy z możliwością opłaty abonamentowej. Wybierając tego typu program, np. Storouys, ponosisz niższe koszty jednorazowe, ale dostęp do niego masz tylko wówczas, gdy płacisz abonament. Wybierasz pakiet funkcji dopasowany do swojej działalności, a w razie potrzeby korzystasz z upgrade’u.

Jakie są zalety korzystania z oprogramowania dla gastronomii?

Oprogramowanie dla gastronomii usprawni pracę i obsługę Twoich klientów oraz pozwoli Ci precyzyjnie rozliczyć sprzedaż, pracowników oraz magazyn. Z systemem będziesz monitorować zyski, analizować wyniki sprzedaży, koszty produkcji i zamówień, dzięki czemu zyskasz kontrolę nad swoim biznesem.

Dopasowany do Twoich potrzeb program dla gastronomii , pozwoli wydobyć potencjał Twojego biznesu. Pomoże poprawić jakość obsługi klienta,  zwiększyć efektywności zespołu i zoptymalizować budżet.

Artykuł powstał przy współpracy z Karoliną Seroczyńską specjalistą ds. administracyjno-handlowych w Kotrak S.A.

(Dowiedz się, co obejmuje kompleksowa obsługa firmy IT w Kotrak i jaki program do zarządzania małą i średnią firmą wybrać)