Jak usprawnić pracę zdalną w Twoim biznesie?

Pracownicy w Twojej firmie przeszli na zdalny tryb pracy lub częściowo pracują z domu? Szukasz sposób na zwiększenie efektywności działań, ułatwienie kontaktu w zespole i uprawnienie działań systemów? Zobacz, jakie zmiany możesz wprowadzić już dzisiaj, aby praca zdalna przynosiła najlepsze efekty.

W naszym artykule odpowiadamy na pytania:

• Czy praca zdalna może być efektywna?
• Jakie problemy mogą pojawić się podczas pracy zdalnej?
• Jak usprawnić pracę zdalną?
• Jak mobilnie zarządzać biznesem?
• W jaki sposób organizować pracę zdalną i ustalać priorytety?
• Zarządzanie pracą zdalną w branży budowlanej – czym się charakteryzuje?

Czy praca zdalna może być efektywna?

Obecna sytuacja spowodowała, że większość pracowników niemalże z dnia na dzień przeszłą na pracę zdalną. Pracodawcy również znaleźli się w nowej sytuacji. Czy praca z domu może  być równie efektywna jak w biurze? Wiele badań wskazuje na to, że pracownicy zdalnie szybciej wykonują obowiązki. Dzieje się tak, ponieważ w biurze często znajduje się więcej czynników rozpraszających uwagę. Pracując z domu wiele osób ma również większą motywację do skutecznego działania i pokazywania efektów swojej pracy, ponieważ często są rozliczani zadaniowo.

Oczywiście po stronie pracodawcy leży zapewnienie pracownikom dostępu do narzędzi, które ułatwią komunikację. Przepływ informacji jest zawsze bardzo istotny w przedsiębiorstwie, szczególnie w przypadku, gdy współpracownicy nie widzą się dłuższy czas i muszą przekazywać sobie dane i zadania online.

Jakie problemy mogą pojawić się podczas pracy zdalnej?

W momencie, gdy cały zespół pracuje poza biurem to właśnie wspomniane przekazywanie informacji, może stanowić największy problem, spowalniając działanie procesów. Warto pomyśleć o stworzeniu bazy wiedzy online, aby każdy miał dostęp do merytorycznych materiałów. Ta wskazówka sprawdzi się również w sytuacji wdrażania nowych pracowników.

Odpowiedni system do integracji procesów online oraz pracy zdalnej może rozwiązać ten problem. Wszystkie zmian w plikach, bazach danych czy innych dostępnych materiałach będą aktualizowane na bieżąco. Platforma workfow zapewnia dostęp do wszystkich zapisanych w systemie plików online z dowolnego miejsca. Umożliwia również zdalne zlecanie zdań, składanie i zatwierdzanie wniosków np. urlopowych, a także analizę i zatwierdzanie budżetów.

Jeśli chcesz usprawnić działania firmy w trakcie pracy zdalnej musisz określić, gdzie pojawia się najwięcej problemów i jakie sytuacje należy wyeliminować.

Warto zadać sobie pytania, które ułatwią Ci identyfikacje tych wyzwań:

• Jak wygląda obieg dokumentów w firmie i czy posiadasz narzędzie, pozwalające to kontrolować?
• Jakie procesy chcesz zautomatyzować?
• Czy masz bieżące informacje na temat przychodów i rozchodów?
• Czy potrzebujesz sprawniejszego narzędzie do raportowania, budżetowania i planowania?
• Czy Twoja firma potrzebuje integracji kilku systemów informatycznych?

Jak usprawnić pracę zdalną?

Po określeniu słabszych punktów działania Twojego biznesu w formie zdalnej (i nie tylko), przyszła pora na ich rozwiązanie. Warto pomyśleć o systemie, który usprawni zarządzanie projektami i pozwoli je efektywnie nadzorować.

Jeśli chodzi o obieg dokumentów w firmie polecamy zapoznać się z działaniem systemu workflow, który składa się z modułów pozwalających na:

• integrację danych
• wielofirmowość
• zarządzanie strategiczne
• modelowanie controllingowe

Stosowanie workflow pozwala koordynować pracę zespołu, usystematyzować zadania i wprowadzić porządek w dokumentacji. Wszystko to w dłuższej perspektywie prowadzi do oszczędności czasu oraz kosztów.

Jak mobilnie zarządzać biznesem?

Zdalne prowadzenie przedsiębiorstwa, to również wyzwanie dla właścicieli firm oraz kierowników zespołu. Mimo tego, że zespół pracuje poza biurem, osoby nadzorujące ich pracę muszą kontrolować wszystkie rozpoczęte procesy, a także planować dalsze działania.

Wdrożenie mobilnych systemów i rozwiązań mobilnych w ramach systemów ERP, takich jak Comarch ERP XT czy Comarch ERP Optima, pozwala usystematyzować działania związane z fakturowaniem, księgowością, tworzeniem raportów, prowadzeniem e-sklepu, a nawet zarządzaniem magazynem.

Jedną z najbardziej problematycznych kwestii, jeśli chodzi o zadania kierowników podczas pracy zdalnej, jest jednak zatwierdzanie dokumentów. Niestety, jeśli pojawi się problem z obiegiem dokumentów wiele zadań nie może być realizowanych w terminie, przez co tracą na efektywności.

Warto zainwestować w mobilne narzędzia pozwalające na bezpieczne przesyłanie i zatwierdzanie dokumentów przy użyciu smartfona czy tabletu wewnątrz firmy, ale także kontrahentom i partnerom firmy.

Wspomniany system Comarch ERP Optima pozwala również na kontrolę pracy zdalnej zgodnie z nowymi przepisami, które wchodzą w życie 7 kwietnie 2023 roku. Systemy Comarch ułatwiają kontrolę wykorzystanego limitu dni pracy zdalnej przez pracowników, wysyłanie wniosków z prośbą o okazjonalną pracę poza biurem.

W jaki sposób organizować pracę zdalną i ustalać priorytety?

Wdrożenie systemów automatyzujących procesy w firmie oraz integracja systemów IT pozwala skupić się zespołowi na innych wyzwaniach i poświęceniu czasu na pozostałe zadania. Warto zadbać o kwestie wyznaczania priorytetów oraz raportowania. Wdrażając te dwa punkty masz pełną kontrolę nad płynnością wdrożeń, a także możesz określać nowe potrzeby biznesowe.

Wdrożenie rozwiązań w chmurze umożliwia każdemu pracownikowi dostęp do potrzebnych plików w dowolnym momencie. Wszyscy mają wgląd do modyfikacji na bieżąco, co pozwala uniknąć opóźnień czy niedopowiedzeń.

Zarządzanie pracą zdalną w branży budowlanej – czym się charakteryzuje?

Branża budowlana to szczególna dziedzina. Większość pracowników nie może sobie pozwolić na pracę zdalną, jednak przynajmniej część obowiązków można wykonywać z pomocą programu do zarządzania projektami budowlanymi.

Obawiasz się, że projektant wprowadzi zmiany w dokumentacji projektowej, a do pracowników budowy ta informacja w ogóle nie dotrze, lub dowiedzą się o niej za późno? System do zdalnego zarządzania projektami budowlanymi wspiera obieg dokumentów, dzięki czemu wszyscy pracownicy mają dostęp do najbardziej aktualnych plików – na przykład projektu budowy. W ten sposób unika się sytuacji, w której projektant pracujący zdalnie nie zdąży przekazać informacji o zmianach na czas i pracownicy budowy popełnią błąd. Oprogramowanie dla branży budowlanej jest dostępne zarówno w wersji na komputer, jak i urządzenie mobilne, co jest wygodne dla pracowników pracujących zdalnie, jak i dla pracowników na budowie.

Po zakończeniu budowy, program wspiera także procesy związane ze zdalną obsługą nieruchomości. System umożliwia wystawienie faktur, archiwizację umów najmu, rozliczanie czynszu czy mediów.