Samofakturowanie w KSeF – jak poprawnie rozliczać transakcje

Samofakturowanie to procedura, w której nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. W systemie KSeF (Krajowy System e-Faktur) proces ten został w pełni zautomatyzowany i objęty ścisłymi zasadami autoryzacji, tak by zachować kontrolę i bezpieczeństwo danych. Rozwiązanie to znajduje zastosowanie w transakcjach B2B, szczególnie w relacjach o charakterze stałym, gdzie powtarzają się podobne dostawy towarów lub usług.

W tym artykule omawiamy:

1. Czym jest samofakturowanie w KSeF?
2. Jakie warunki formalne i prawne należy spełnić?
3. Jak przebiega proces samofakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur?
4. Jak nadać i zarządzać uprawnieniami do samofakturowania?
5. Jak wygląda procedura akceptacji faktury przez sprzedawcę?
6. Jak oznaczyć samofakturowanie w strukturze logicznej FA(3)?
7. Jak wystawić fakturę korygującą przy samofakturowaniu?
8. Samofakturowanie w KSeF z udziałem podmiotu zagranicznego
9. Wpływ samofakturowania na obowiązek podatkowy i JPK_VAT
10. Jakie korzyści przynosi samofakturowanie w KSeF?

Czym jest samofakturowanie w KSeF?

Samofakturowanie, zgodnie z art. 106d ustawy o VAT, oznacza sytuację, w której nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy, pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia zasad między stronami. W KSeF proces ten odbywa się elektronicznie – faktura jest tworzona przez nabywcę, przesyłana do systemu, a następnie zatwierdzana przez sprzedawcę poprzez jego konto lub uprawnioną osobę w KSeF.

Stosuje się je najczęściej, gdy:

• transakcje są powtarzalne i oparte na zaufaniu (np. między producentem a stałym dostawcą surowców),
• nabywca dysponuje pełnymi danymi o ilości, cenie i terminach dostaw,
• zależy obu stronom na automatyzacji i uproszczeniu rozliczeń.

Dowiedz się, jakie możliwości daje oprogramowanie dla firm Comarch KSeF.

Jakie warunki formalne i prawne należy spełnić?

Aby samofakturowanie było zgodne z przepisami i poprawnie funkcjonowało w KSeF, musi być spełnionych pięć warunków.

1. Umowa pisemna lub elektroniczna między sprzedawcą a nabywcą – określająca zasady wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy.
2. Zgoda sprzedawcy na samofakturowanie – może być udzielona jednorazowo lub na stałe.
3. Uprawnienie w KSeF – sprzedawca musi nadać nabywcy lub jego systemowi (np. ERP) prawo do wystawiania faktur w jego imieniu.
4. Akceptacja faktury przez sprzedawcę – potwierdzenie zgodności danych z transakcją.
5. Zachowanie zgodności z formatem FA(3) – faktury muszą być zgodne ze strukturą logiczną określoną przez Ministerstwo Finansów.

Dodatkowo, samofakturowanie powinno być jasno opisane w wewnętrznych procedurach podatkowych firm, aby umożliwić wykazanie jego legalności podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Upewnij się, czy Twoją firmę też dotyczy obowiązek KSeF?

Jak przebiega proces samofakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur?

1. Zawarcie umowy między nabywcą a sprzedawcą o samofakturowanie.
2. Nadanie uprawnień w KSeF – sprzedawca udziela nabywcy dostępu do wystawiania faktur w jego imieniu.
3. Wystawienie faktury przez nabywcę – w systemie zintegrowanym z KSeF lub bezpośrednio w Aplikacji Podatnika.
4. Walidacja faktury przez KSeF – sprawdzenie poprawności danych i struktury XML (FA(3)).
5. Zatwierdzenie faktury przez sprzedawcę – sprzedawca potwierdza dokument w KSeF.
6. Udostępnienie faktury nabywcy i zapis w systemie – dokument otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny (UPO).

Dzięki temu każda faktura samofakturowana jest oficjalnie zatwierdzona przez KSeF, co eliminuje ryzyko podwójnego księgowania lub nieautoryzowanych zmian.

Integracja KSeF może być szybka i płynna – sprawdź naszą ofertę.

Jak nadać i zarządzać uprawnieniami do samofakturowania?

Aby nabywca mógł wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, ten drugi musi nadać odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF.

1. Sprzedawca loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF.
2. Przechodzi do zakładki „Uprawnienia” → „Nadawanie dostępu”.
3. Wybiera opcję „Uprawnienie do wystawiania faktur (samofakturowanie)”.
4. Wprowadza NIP nabywcy lub jego systemu księgowego.
5. Zatwierdza uprawnienie podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub tokenem.

Uprawnienia można w każdej chwili cofnąć lub ograniczyć. Dzięki temu sprzedawca zachowuje pełną kontrolę nad tym, kto wystawia faktury w jego imieniu.

Jak wygląda procedura akceptacji faktury przez sprzedawcę?

Po wystawieniu faktury przez nabywcę system przesyła ją do KSeF, gdzie oczekuje ona na akceptację sprzedawcy.

Sprzedawca ma obowiązek:

• sprawdzić dane transakcji (ilość, cena, termin),
• potwierdzić poprawność faktury,
• zaakceptować ją w aplikacji lub zintegrowanym systemie ERP.

Dopiero po tej akceptacji faktura uzyskuje status „przyjęta do KSeF” i zostaje prawnie uznana za wystawioną. W przypadku błędów sprzedawca może odrzucić dokument i zwrócić go nabywcy do korekty.

Jak oznaczyć samofakturowanie w strukturze logicznej FA(3)?

W schemacie FA(3), obowiązującym od 2025 roku, samofakturowanie jest oznaczane poprzez odpowiedni znacznik logiczny w sekcji nagłówkowej XML:

<P_1>data_wystawienia</P_1>

<P_2A>numer_faktury</P_2A>

<Samofakturowanie>true</Samofakturowanie>

Wartość „true” informuje system, że fakturę wystawił nabywca w imieniu sprzedawcy. Dodatkowo należy uzupełnić pola dotyczące stron transakcji (NIP, adres, nazwa) i upewnić się, że identyfikator KSeF wystawcy i odbiorcy są zgodne z danymi rejestrowymi.

Jak wystawić fakturę korygującą przy samofakturowaniu?

Korekta w przypadku samofakturowania odbywa się analogicznie jak w przypadku zwykłych faktur, z tym że wystawienie dokumentu nadal spoczywa na nabywcy.

1. Nabywca wystawia fakturę korygującą w imieniu sprzedawcy.
2. Dokument odnosi się do numeru UPO pierwotnej faktury.
3. Sprzedawca dokonuje akceptacji korekty w systemie KSeF.
4. System nadaje fakturze korygującej nowy identyfikator (UPO).

W przypadku błędów rachunkowych lub opisowych korektę można wystawić dowolnie wiele razy – każdorazowo po akceptacji przez sprzedawcę. W tym artykule sprawdzisz inne pytania o KSeF.

Samofakturowanie w KSeF z udziałem podmiotu zagranicznego

W sytuacji, gdy jedna ze stron transakcji jest podmiotem zagranicznym, samofakturowanie w KSeF jest możliwe, jeśli spełnione są dwa warunki.

1. Podmiot zagraniczny jest zarejestrowany dla celów VAT w Polsce i posiada numer NIP.
2. Umowa o samofakturowanie zawiera jednoznaczne określenie zasad wystawiania faktur w imieniu polskiego podatnika.

W takim przypadku faktury wystawione w KSeF zachowują pełną moc prawną, nawet jeśli kontrahent zagraniczny nie ma bezpośredniego dostępu do systemu. Może on otrzymać wizualizację faktury z kodem QR lub jej kopię w formacie PDF.

Wpływ samofakturowania na obowiązek podatkowy i JPK_VAT

Samofakturowanie nie zmienia zasad powstawania obowiązku podatkowego. Moment powstania obowiązku VAT zależy od daty dostawy towaru lub wykonania usługi, a nie od tego, kto wystawił fakturę.

W pliku JPK_VAT faktury wystawione w trybie samofakturowania nie mają osobnego oznaczenia – są raportowane tak samo jak standardowe faktury sprzedażowe.

Zarówno nabywca (wystawca), jak i sprzedawca (beneficjent) mają obowiązek ująć fakturę w odpowiednich częściach swoich rejestrów VAT i JPK_VAT:

• nabywca – jako fakturę wystawioną,
• sprzedawca – jako fakturę sprzedaży.

Brak odrębnych pól dla samofakturowania w strukturze JPK oznacza, że proces jest całkowicie transparentny i zintegrowany z dotychczasowym raportowaniem.

Przygotowaliśmy przewodnik, w którym znajdziesz wszystko o tym, czym jest KSeF.

Jakie korzyści przynosi samofakturowanie w KSeF?

Dla nabywcy:

• szybsze wystawianie faktur i automatyczne przekazywanie do systemu,
• eliminacja błędów dzięki bezpośredniemu dostępowi do danych,
• możliwość centralnego rozliczania transakcji z wieloma dostawcami.

Dla sprzedawcy:

• brak konieczności ręcznego fakturowania,
• pełna kontrola nad zatwierdzeniem dokumentów,
• uproszczenie księgowości i redukcja kosztów administracyjnych.

Dla obu stron:

• automatyczne przechowywanie dokumentów przez 10 lat,
• brak ryzyka duplikacji faktur,
• szybsze rozliczenia i zgodność z wymogami KSeF.

Samofakturowanie w KSeF to nowoczesna forma rozliczania transakcji, w której nabywca przejmuje techniczną rolę wystawcy faktury, zachowując jednocześnie pełną zgodność z przepisami podatkowymi. Proces wymaga jednak zgody i aktywnego udziału sprzedawcy, który wciąż ma prawo zaakceptować każdą fakturę.