System workflow dla pracy stacjonarnej i zdalnej – dlaczego warto w niego zainwestować?

W obecnych czasach praca wielu przedsiębiorstw przeniosła się na zdalny poziom. Warto zatem rozważyć wprowadzenie do firmy systemu, który nie tylko zapewni wyższy stopień nadzorowania działań Twoich zespołów, ale również usprawni je i zwiększy ich efektywność, dzięki automatyzacji oraz uproszczeniu większości procesów, w tym obiegu dokumentów. Do tych działań najlepiej sprawdzi się wdrożenie systemu workflow.

W naszym artykule przeczytasz:

• Workflow – co to jest?
• Dlaczego warto stosować workflow?
• Jak działa system workflow?
• Z czego składa się workflow?
• Na co zwrócić uwagę wybierając system workflow?

Workflow – co to jest?

System workflow można zdefiniować na dwa sposoby. Po pierwsze jako obieg dokumentów (faktur, zamówień, umów, etc.). W jego ramach możesz określić zakres uprawnień użytkowników programu, np. ustalając opcje dodatkowych zgód wyżej postawionych pracowników dla zamówień powyżej określonej kwoty. Programy typu workflow oferują również moduł OCR, który automatycznie skanuje dokumenty i wprowadza je do systemu, tym samym wyraźnie odciążając i przyśpieszając pracę osób do tej pory wprowadzających je ręcznie. Workflow, w rozumieniu obiegu dokumentów, ułatwia również dostęp do archiwum papierowych wersji, gromadząc informacje o ich dokładnej lokalizacji.

W drugim rozumieniu workflow funkcjonuje jako narzędzie do usprawnienia i nadzorowania przepływu pracy (np. projektowej czy zdalnej). Koordynacja zadań przy jego pomocy wiąże się m.in. z wymogami otrzymania określonych zgód, akceptacji, pracy zgodnie z harmonogramem, trzymania się widełek ustalonych w kosztorysach, jak również luźniejszej postaci, czyli wykonywaniu pracy poprzez przechodzenie z jednego punktu do drugiego. Workflow jako przepływ pracy może być jak najbardziej połączony z obiegiem dokumentów, ale nie musi.

Dlaczego warto stosować workflow?

Workflow warto stosować w firmie przede wszystkim ze względu na oszczędność czasu oraz kosztów. Systemy tego typu umożliwiają wprowadzenie odgórnie określonego porządku do organizacji. Systematyzują pracę i pozwalają zapanować nad dokumentacją, w tym również tą tworzoną na bieżąco. Jeśli wspólnie z pracownikami przygotowujesz np. nową umowę dla klienta, to workflow pozwoli Ci zapanować nad procesem jej powstania. Niezależnie od tego, kto w danym momencie pracował nad plikiem, każda jego wersja jest zapisywana (zgodnie z modelem check in/check out). Dzięki temu masz zawsze pewność, że pracujesz nad jego najnowszą wersją. Program tworzy również całą historię pracy nad danymi plikami, pozwalając zachować porządek, jak również w pełni monitorować postęp działań i dokonywane zmiany.

System workflow jest także świetnym narzędziem wspierającym pracę zdalną, m.in. dzięki opcji działania w chmurze. Twoi pracownicy mają do niego łatwy dostęp zarówno z poziomu przeglądarki internetowej, jak i aplikacji mobilnej na telefon czy tablet.

Program workflow zdalnie wspiera m.in.:

• fakturowanie i budżetowanie,
• nadawanie i zmienianie nowych uprawnień,
• zatwierdzanie wniosków,
• planowanie czasu pracy i monitorowanie jej przebiegu,
• zbieranie, analizowanie i raportowanie danych.

System workflow automatyzuje również i upraszcza procesy, tym samym usprawniając pracę Twojego personelu. Dzięki niemu pracownicy efektywnie mogą wykonywać zadania zarówno z biura, jak i zdalnie, a Ty zawsze masz kontrolę i wgląd w przebieg wszystkich prac.

Jak działa system workflow?

Zasada działania systemu workflow jest bardzo prosta. Jego głównym zadaniem jest uporządkowanie i zoptymalizowanie dokumentacji oraz pracy w Twojej firmie. Program jest w stanie pilnować terminów opłat faktur, ale również automatycznie pobierać je ze skrzynki, wprowadzać do systemu (zakładając formularze dla nowych klientów) i przesyłać automatycznie do osób odpowiedzialnych za ich realizację. System informuje również o zbliżających się terminach czy możliwości przekroczenia założonego budżetu projektowego. Wspiera także obieg dokumentów kadrowych, tj. wnioski urlopowe czy delegacje.

Dzięki mechanizmom sprawdzającym workflow nadzoruje również pracę personelu. Przykładowo w sytuacji, gdy ktoś nie jest w stanie wykonać danych zadań program przekieruje je do innych, mniej obłożonych pracą osób, zapewniając tym samym ich terminową realizację.

Z czego składa się workflow?

Rozwiązania workflow dostępne w naszej ofercie to elastyczne systemy, których wygląd i moduły dopasowujemy do potrzeb firm naszych klientów. Ich zakres jest bardzo szeroki, zapewniając tym samym wsparcie dla większości firmowych działów. Chcąc jednak wskazać najczęstsze moduły, z których składa się większość systemów workflow należy na pewno zacząć od wcześniej wspomnianych funkcji usprawniających obieg dokumentów, zawierających m.in. OCR. Program ten, jak już pisaliśmy, skanuje i czyta zawartość dokumentów, co pozwala mu na automatyczne wprowadzanie ich do systemu (dotyczy to wersji papierowych i pdf). Sam również wykrywa błędy (np. nieczytelny wpis, brak danych w rubryce), o których informuje pracowników oraz zakłada nowe formularze dla nowych klientów, których brak identyfikuje w bazie po numerze NIP.

W systemach typu workflow ważna jest również funkcja projektowania przepływu – zarówno pracy, jak i plików. Dobry system umożliwia elastyczne tworzenie tych ścieżek, zawierających m.in. opcje nadawania różnych uprawnień dla użytkowników czy instrukcje kiedy dany dokument lub zadanie można przenieść na kolejny etap realizacji (np. jakie dane należy uzupełnić, jakie zgody uzyskać, jakie pliki załączyć etc.).

Dobry workflow posiada również opcję integracji z systemami ERP. Warto pamiętać, że program do obiegu pracy i dokumentów nie jest oprogramowaniem ani kadrowo-płacowym, ani finansowym, ale operuje on tymi samymi danymi oraz dokumentami, wspierając w ten sposób pracę tych systemów. Integrator zapewnia płynną współpracę workflow z ERP (np. takimi jak Comarch ERP Optima) – działanie na jednej, wspólnej bazie danych oraz wspólnych słownikach systemowych. Raz wpisane dane rozpropagują się po wszystkich systemach, a gdy ktoś będzie próbował ponownie je wprowadzić to zostanie poinformowany, że taki kontrahent już istnieje. W ten sposób otrzymujesz w pełni zintegrowane rozwiązanie, które tworzy jeden, czytelny i wspólnie działający organizm automatyzujący i usprawniający działanie Twojej firmy.

Integrator w systemie workflow wspiera również bardziej zaawansowane procesy księgowe, jak analitykę. Przykładowo otrzymujesz zbiorczą fakturę za prąd, która łączy w sobie zużycie dla działu produkcji, biura i administracji – w workflow możesz ustalić klucze podziału (miejsca powstawania kosztów) i je wyraźnie rozgraniczyć, zyskując wgląd do konkretnych danych. Integratory działają na wielu płaszczyznach, usprawniając oraz automatyzując pracę, a tym samym skracając czas wykonywania zadań.

Jeśli posiadasz większą ilość systemów w firmie, to warto rozważyć wdrożenie szyny integracyjnej, za której pośrednictwem programy są w stanie sprawnie komunikować się ze sobą, jak również plikami źródłowymi np. arkuszami Excel.

(Więcej o szynie integracyjnej przeczytasz w naszym artykule „Jak działa szyna integracyjna ESB?”)

Jeśli Twoja firma działa projektowo, to workflow na pewno powinien posiadać dedykowany tym działaniom moduł. Jego funkcjonalności uproszczą oraz usystematyzują pracę Twoich pracowników. Rozpoczynając nowy projekt, program sam będzie podpowiadać, czego potrzebujesz do jego prowadzenia (jakich dokumentów, zgód, etc.), a następnie będzie pilnował terminów działania oraz budżetu, informując cię odpowiednio wcześniej o możliwych przekroczeniach oraz opóźnieniach.

W systemach workflow bardzo dobrze sprawdza się również moduł monitorujący/sprawdzający.  Jest to forma strażnika, który sprawdza czy przepływ pracy znajduje się we właściwym momencie czasowym. Jeśli okazuje się, że dany pracownik nie jest w stanie wykonać określonej części zadania (z powodu obłożenia pracą, nieobecności lub ignorowania zadania), moduł informuje o tym przełożonego i sam może przekazać zadanie komuś innemu.

Mechanizm sprawdzający monitoruje również różnego rodzaju warunki, które założyliśmy jako obowiązkowe do wykonania danego projektu. Jeśli nie są one spełnione to zna on możliwą ścieżkę eskalacji i plan naprawczy. Przykładowo gdy klient nie płaci faktur system wysyła do niego powiadomienia, których ton się zmienia wraz z upływem czasu do nawet informujących o możliwym wszczęciu działań sądowych. Nikt nie musi kontrolować tych działań – moduł wykonuje je automatycznie, gdy określone warunki nie są spełniane.

Do innych ważnych modułów workflow należy funkcja raportowania i analiz. W oferowanych przez naszą firmę rozwiązaniach jest to moduł wyposażony w ogromną paletę możliwości przygotowania dowolnych raportów w każdej wybranej formie graficznej. Są one niezwykle rozbudowane oraz elastyczne, zapewniając tym samym możliwości raportowania po każdej danej w systemie.

Na co zwrócić uwagę wybierając system workflow?

Wybierając system workflow przede wszystkim zwróć uwagę na jego elastyczność. To bardzo ważne, by system był wstanie w pełni dopasować się do potrzeb Twojego biznesu, a nie odwrotnie.

Zwróć również uwagę czy firma, której zlecisz wdrożenie systemu ma pomysł na optymalizację. Oczywiście wyszukanie wąskich gardeł w przedsiębiorstwie może zająć trochę czasu, jednak ważne jest, by wprowadzone rozwiązania, np. po pół roku działalności systemu, gdy nasyci się on już danymi, będą w stanie wskazać miejsca wymagające usprawnienia czy przemodelowania.

Wybierając workflow zwróć również uwagę na wcześniej wspomniane możliwości dostępu do systemu (mobilne i webowe), jak również czy działa on w chmurze. W dzisiejszych czasach, gdy spora część personelu działa zdalnie, odpowiednio dobrany system powinien ją usprawnić, przyśpieszyć i zabezpieczyć, np. przed możliwym wyciekiem danych. To ważna kwestia, na którą należy zwrócić uwagę.

Na końcu sprawdź również, co zawiera oferta wdrożeniowa i powdrożeniowa firmy IT, której zlecisz wprowadzenie workflow do Twojego przedsiębiorstwa. W Kotrak naszym klientom oferujemy wykonanie pełnej analizy przedwdrożeniowej, jak również wsparcie przed, w trakcie oraz po instalacji programu. Dodatkowo przeprowadzamy kompleksowe szkolenia z jego obsługi oraz oferujemy opiekę asysty technicznej oraz dbamy, by jego wersja zawsze była aktualna.

(Przeczytaj więcej na temat tego, co obejmuje kompleksowa opieka klienta w naszej firmie oraz dlaczego warto używać systemów w chmurze.)

Artykuł powstał we współpracy z Piotrem Bargieł, Starszym specjalistą ds. sprzedaży i konsultingu w Kotrak.