System zarządzania w laboratorium – jak oprogramowanie wspiera jakość?

Wdrożenie systemu zarządzania w laboratorium to doskonały sposób na utrzymanie jakości badań. Najczęściej w firmach wdrażane są normy ISO, których stosowanie pozwala na transparentność oraz dostosowywanie się do najwyższych standardów. W naszym tekście wyjaśniamy, w jaki sposób oprogramowanie dla laboratorium może uzupełniać wdrożenie ISO i wspierać późniejsze korzystanie z systemu zarządzania jakością. Tłumaczymy także, czym charakteryzuje się ta aplikacja i jak działa w praktyce.

 W naszym wpisie poruszamy następujące kwestie:

• Działanie systemu zarządzania w laboratorium
• Zalety systemu zarządzania w laboratorium
• Oprogramowanie laboratorium – najważniejsze funkcje

Działanie systemu zarządzania w laboratorium

System zarządzania w laboratorium opiera się najczęściej o międzynarodowe normy jakościowe. Wyznaczają one zasady organizacji pracy, tworzenia dokumentacji, zatrudniania personelu posiadającego konkretne kompetencje, czy też raportowania wyników. Dobrym przykładem jest norma ISO 17025, która została stworzona pod specyfikę branży laboratoryjnej. Zawiera ona wymagania dotyczące systemu zarządzania, których spełnienie pozwala uzyskać prestiżową akredytację.

Pełna realizacja wytycznych odnoszących się do systemu zarządzania będzie dużo prostsza, jeśli będziemy wspierać się w codziennej pracy oprogramowaniem dla laboratorium wysokiej klasy. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów tego, w jaki sposób możliwe jest bardziej efektywne nadzorowanie dokumentacji, samodoskonalenie się czy prowadzenie audytów wewnętrznych, jeśli posiadamy oprogramowanie LIMS (ang. Laboratory Information Management System, System zarządzania informacjami laboratoryjnymi):

• System w laboratorium zapisuje szczegółowe informacje na temat próbek – kto je pobrał, kiedy i w jakiej lokalizacji. Każda z próbek ma przypisany swój indywidualny kod, dzięki któremu będzie można śledzić ją na wszystkich etapach procesu badania próbek. W systemie LIMS mogą być zapisywane dane takie jak źródło czy pobrana ilość. Następnie wykonywane są poszczególne kroki, które mają doprowadzić do otrzymania wyniku analiz laboratoryjnych.
• Nowoczesne, laboratoryjne oprogramowanie dedykowane umożliwia samodzielne tworzenie własnych formuł czy checklist dla laborantów – z uwzględnieniem dodawania zdjęć lub filmów instruktażowych. Efektem jest unifikacja procesu badania próbek w skali całej firmy, niezależnie od liczby badań, oddziałów czy pracowników. W oprogramowaniu laboratoryjnym zapisywane są informacje o każdym z kroków, wraz z przypisaniem identyfikatora pracownika czy stanowiska. Taki sposób pracy oznacza pełną przejrzystość i wysoki poziom jakości badań. Wykonywanie formuł jest na bieżąco walidowane przez system, dzięki czemu ogranicza się możliwość popełniania błędów.
• Po zrealizowaniu badania, system umożliwia wystawienie certyfikatu lub świadectwa jakości, również w wielu językach. To jednak nie koniec procesu, ponieważ w części laboratoriów jest jeszcze konieczność przekazania wyników analiz do innego miejsca lub firmy, a także wystawienia faktury. Oprogramowanie dla firm laboratoryjnych potrafi obsłużyć te czynności lub może zostać zintegrowane z innymi systemami, takimi jak rozwiązania klasy ERP z modułem księgowym (np. Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL).
• Dodatkowym atutem LIMS jest możliwość obsługi raportowania – elastyczne oprogramowanie dla laboratoriów pozwala tworzyć raporty dostosowane do potrzeb konkretnej firmy, co pozwala szybko wychwycić szanse oraz zagrożenia. Przykładami przydatnych statystyk będą np. dzienne raporty kontrolne czy raporty z oceny produktów.

Zalety systemu zarządzania w laboratorium

Wdrożenie systemu zarządzania jakością w laboratorium niesie ze sobą wiele zalet. Najważniejszą jest uzyskiwanie powtarzalnych i rzetelnych wyników badań, co przekłada się na zaufanie klientów. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, zawsze możliwe jest wprowadzenie pełnej analizy zaistniałej sytuacji i wprowadzenie późniejszych działań naprawczych. Dzięki systemowi zarządzania jakością praca laboratorium jest ułatwiona – między innymi dzięki jasnemu podziałowi obowiązków personelu.

Prawidłowe utrzymanie systemu zarządzania w każdym laboratorium jest realnie ułatwione wtedy, gdy mamy do dyspozycji profesjonalne oprogramowanie dla laboratorium. Już samo przygotowanie do wdrożenia systemu LIMS pozwala odpowiedzieć na wiele pytań, które stawia także norma dotycząca systemu zarządzania. Analiza przedwdrożeniowa umożliwia spojrzenie z lotu ptaka na wszystkie procesy zachodzące w firmie i zastanowienie się, jaki sposób organizacji pracy umożliwi spełnienie wymagań dotyczących systemu zarządzania jakością. Jeśli zdecydujemy się na wdrożenie elastycznej aplikacji dla laboratorium możemy mieć później pewność, że będzie ona dotrzymywać kroku ewoluującym normom zarządzania jakością.

Oprogramowanie laboratorium – najważniejsze funkcje

Oprogramowanie laboratoryjne może obejmować swoim działaniem cały proces biznesowy – od przygotowania oferty, poprzez pobór próbek, skończywszy na wystawieniu faktury. Zależnie od sposobu funkcjonowania konkretnego laboratorium, współpracy z zewnętrznymi podwykonawcami czy mobilnymi próbkobiorcami, wykorzystywane są różne funkcje oprogramowania dla laboratorium. Wybierając właściwe oprogramowanie dla swojej firmy sprawdź, czy konkretna aplikacja umożliwi Ci realizację wytycznych wybranego systemu zarządzania jakością, np. takich jak norma ISO 17025.

Najważniejsze funkcje systemu zarządzania w laboratorium to:

• zarządzanie próbkami i śledzenie próbek – LIMS pozwala śledzić cały cykl życia próbki, od momentu pobrania jej, poprzez okodowanie, ewentualne przesyłanie z jednego laboratorium do innego, przypisywanie miejsca przechowywania oraz laboranta odpowiedzialnego za daną próbkę. Co istotne, system laboratoryjny musi zapewniać bezpieczeństwo danych oraz ciągłość informacji. Tylko wtedy możliwe jest spełnienie wymagań dotyczących systemu zarządzania jakością w laboratorium medycznym czy firmowym.
• automatyzacja powtarzalnych zadań – oprogramowanie dla laboratorium umożliwia automatyzację na podstawie zdefiniowanych wcześniej zasad. System LIMS może także przypominać o kwestiach takich jak czas wyjęcia próbki z cieplarki, śledzić stany magazynowe, czy przygotowywać raporty.
• zapewnianie wysokiej jakości badań – oprogramowanie dla laboratorium umożliwia wprowadzenie jednolitych zasad pracy w całej firmie. Standaryzacja, a następnie realizowanie badań zgodnie z normami jakości, zapewnia powtarzalne rezultaty na wysokim poziomie.