Usługa e-Doręczeń dla systemu zarządzania dokumentacją

System zarządzania dokumentami firmy Comarch stanowi innowacyjne narzędzie, które – w pełni zintegrowane z systemem ERP w Twojej firmie – usprawnia zarządzanie obiegiem dokumentacji oraz automatyzację procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. W jaki jednak sposób system DMS integruje się z usługą e-Doręczeń? Na to pytanie odpowiemy w poniższym artykule.

Nasz artykuł poruszy następujące zagadnienia:

1. Czym jest system e-Doręczeń?
2. System zarządzania dokumentacją a integracja z e-Doręczenia
3. Integracja na linii DMS – e-Doręczenia – co warto wiedzieć?
4. Jakie korzyści niesie za sobą integracja usługi e-Doręczeń z systemem Comarch DMS?

ㅤ

Czym jest system e-Doręczeń?

Obowiązująca od grudnia 2023 roku usługa e-Doręczeń umożliwia korzystanie z doręczeń elektronicznych i wysyłki korespondencji online. Zgodnie z rozporządzeniem UE eIDAS i ustawy o doręczeniach elektronicznych UoDE – wysłana bądź odebrana korespondencja w formie elektronicznej jest klasyfikowana oraz honorowana jako list polecony za potwierdzeniem odbioru.

ㅤ

Usługa jest skierowana nie tylko do podmiotów publicznych, lecz także obywateli i przedsiębiorców. Oznacza to, że wdrożenie systemu e-Doręczeń jest obligatoryjne dla różnych grup podmiotów w określonych ustawodawczo przez Ministerstwo Cyfryzacji terminach:

• Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek obejmuje podmioty publiczne, tj.: organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, organy władzy publicznej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, NFZ, jednostki samorządu terytorialnego, agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, państwowe i samorządowe instytucje kultury.
• Również od 1 stycznia 2025 obowiązek dotyczy podmiotów niepublicznych, jak osób wykonujących zawody zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, doradcy podatkowy i restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz) oraz podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS od 1 stycznia 2025 roku i wnioskujące o wpis do CEiDG.
• Termin 1 kwietnia 2025 roku powinny przestrzegać podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Z kolei 1 lipca 2025 roku podmioty zarejestrowane w CEiDG o 31 grudnia 2024 o ile dokonywali oni zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku.
• Więcej czasu, bo do 1 października 2026 roku, mają podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku.

ㅤ

ㅤ

System zarządzania dokumentacją a integracja z e-Doręczenia

Comarch DMS (Document Management System) to narzędzie, które usprawnia gromadzenie, organizację i kontrolę firmowej dokumentacji w formie cyfrowej. Umożliwia nie tylko eliminację papierowych archiwów, ale także zapewnia szybki dostęp do plików, śledzenie ich zmian oraz skuteczne zarządzanie uprawnieniami pracowników. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zwiększyć efektywność pracy, poprawić bezpieczeństwo danych i spełniać wymagania regulacyjne, takie jak RODO. System Comarch DMS można w pełni zintegrować z systemami Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL.

System DMS odpowiedzialny za obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie został doposażony w możliwość obsługi e-Doręczeń w ramach licencji Comarch DMS Premium. Od wersji 2024.1.0 użytkownicy posiadający aktualną licencję mogą korzystać z pełnej obsługi elektronicznej korespondencji – w postaci nadawania oraz przyjmowania dokumentacji w sposób zautomatyzowany oraz bezpieczny.
ㅤ

Integracja na linii DMS – e-Doręczenia – co warto wiedzieć?

Integracja systemu Comarch DMS z usługą e-Doręczenia realizowana jest m.in. dzięki mechanizmowi autoryzacji oraz pobierania wiadomości z systemu e-Doręczeń dzięki dedykowanemu punktowi ACD. Pod uwagę należy wziąć zapewnienie synchronizacji czasu serwera IIS z czasem zegara Głównego Urzędu Miar, by przesył danych na linii system – usługa odbywał się poprawnie.

Opiekę nad procesem integracji oraz wdrożenia pełni dedykowany firmie specjalista, który również przeprowadza pracowników firmy przez funkcjonalności nowego modułu. Zapewnione pełne wsparcie w procesie gwarantuje ciągłość pracy samego przedsiębiorstwa i w ten sposób całościowa obsługa dokumentacji i jej uporządkowanie nie zostaje zawieszona, a porządek w dokumentacji firmowej i sprawność komunikacji wewnątrz organizacji zostaje niezachwiana.

Dowiedz się więcej: Integracja systemów informatycznych
ㅤ

ㅤ

Jakie korzyści niesie za sobą integracja usługi e-Doręczeń z systemem Comarch DMS?

Usługa e-Doręczeń zintegrowana z Comarch DMS umożliwia przede wszystkim efektywne prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej. Ponadto minimalizuje nie tylko czas pracy administracyjnej, ale – co najważniejsze – zmniejsza koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wszystko to dzięki automatyzacji procesów oraz braku konieczności korzystania z tradycyjnych (pocztowych) form przekazu.
ㅤ