Zarządzanie projektami – czym jest i jak wygląda?

Zarządzanie projektami jest nie tylko biznesową specjalizacją, ale fundamentem skutecznego działania każdej firmy. Dobrze prowadzone projekty przyczyniają się do rozwoju przedsiębiorstwa, wprowadzania innowacji, poprawy efektywności operacyjnej i zwiększania satysfakcji klientów.
Z tego artykułu dowiesz się:
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z naszym specjalistą i dowiedz się,
jak może pomóc Twojej firmie program do zarządzania z modułem workflow.
Chcesz z nami porozmawiać? Zadzwoń do nas!
Zarządzanie projektami – definicja według Project Management Institute (PMI) mówi, że to zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu osiągnięcia założonych celów. W praktyce oznacza to uporządkowany sposób planowania, organizowania, nadzorowania i kontrolowania działań prowadzonych w określonym czasie i budżecie, prowadzących do stworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu.
Jeśli więc zastanawiasz się, co to jest zarządzanie projektami – warto pamiętać, że nie chodzi tu wyłącznie o działania kierownika projektu. To złożony, interdyscyplinarny proces obejmujący m.in. planowanie zasobów, komunikację, analizę ryzyka, kontrolę kosztów czy zapewnienie jakości.
W odróżnieniu od procesów operacyjnych, które są powtarzalne i trwają nieprzerwanie, zarządzanie projektami dotyczy działań o charakterze tymczasowym, mających jasno określony początek i koniec. Każdy projekt ma też swój unikalny zakres – nawet jeśli realizuje podobne zadania jak inne przedsięwzięcia w organizacji.
Polecamy artykuł, w którym wyjaśniamy czym jest zarządzanie projektami budowlanymi.
Efektywne zarządzanie projektami opiera się na dążeniu do realizacji określonych celów – zarówno technicznych, jak i organizacyjnych. Jakie to cele?
W praktyce cele mogą być różnie rozłożone – w zależności od branży, typu projektu i priorytetów organizacji. Niezależnie jednak od tych zmiennych, skuteczne zarządzanie projektami krok po kroku prowadzi do lepszego przewidywania rezultatów, większej kontroli i wyższej satysfakcji interesariuszy.
Profesjonalny kierownik projektu (Project Manager) powinien posiadać szeroki zakres wiedzy – zarówno twardej, jak i miękkiej. Poniżej prezentujemy najważniejsze kompetencje, niezbędne w każdej metodyce czy modelu prowadzenia projektów.
W kontekście formalnym, obszary wiedzy są zdefiniowane w PMBoK Guide jako dziesięć grup kompetencyjnych, które powinien znać każdy kierownik projektu.
Czy wiesz czym jest workflow? Jeśli nie, polecamy nasz przewodnik.
Każde zarządzanie projektami krok po kroku opiera się na cyklu życia projektu – czyli logicznie uporządkowanych fazach, które prowadzą od pomysłu do gotowego rezultatu. W klasycznym podejściu wyróżniamy pięć głównych etapów.
Tych pięć etapów zarządzania projektami występuje niemal niezależnie od wybranej metodyki – zarówno w podejściu klasycznym, jak i zwinnym, choć ich realizacja i szczegółowość mogą się różnić. W modelach zwinnych, np. Scrum, planowanie i realizacja przebiegają iteracyjnie, w ramach sprintów, a fazy są powtarzalne.
Współczesne zarządzanie projektami nie opiera się na jednym sztywnym modelu – istnieją różne metody zarządzania projektami, które różnią się podejściem do planowania, realizacji i kontroli projektów. Dobór odpowiedniego podejścia zależy od kontekstu biznesowego, rodzaju projektu oraz kultury organizacyjnej.
Coraz więcej firm sięga również po modele zarządzania projektami hybrydowe, łączące planowanie w stylu klasycznym z realizacją opartą na zasadach Agile. Przykładem może być PRINCE2 Agile – strukturalne podejście z elastyczną realizacją. Takie rozwiązanie pozwala zachować kontrolę, nie tracąc elastyczności działania.
Do najważniejszych narzędzi należy oprogramowanie do zarządzania projektami, czyli specjalistyczne platformy do zarządzania projektami, takie jak Asana, Jira, MS Project, ClickUp, Trello czy Wrike. Umożliwiają one tworzenie harmonogramów, zarządzanie zadaniami, zasobami i budżetem, a także komunikację w zespole. Coraz częściej aplikacje te oferują również funkcje automatyzacji procesów, integrację z CRM, systemami księgowymi czy komunikatorami.
W zakresie technik warto wymienić m.in.:
Ważnym aspektem jest również dobór modeli zarządzania projektami dostosowanych do branży – np. Lean Management w produkcji, Six Sigma w optymalizacji jakości czy ITIL w usługach IT. Przygotowaliśmy artykuł, w którym opisujemy najważniejsze narzędzia do zarządzania projektami.
Zarządzanie projektami odgrywa istotną funkcję w transformacji organizacyjnej. Projekty są bowiem podstawowym mechanizmem wprowadzania zmian – od wdrażania nowych technologii, przez restrukturyzację, po ekspansję na nowe rynki. Profesjonalne podejście do projektów zwiększa szanse na skuteczne przeprowadzenie zmiany z uwzględnieniem interesów wszystkich zaangażowanych stron.
Organizacje, które wdrażają efektywne zarządzanie projektami, zyskują co najmniej cztery korzyści: lepszą przewidywalność rezultatów, kontrolę nad kosztami, większą przejrzystość działań i szybszą adaptację do warunków rynkowych. Co więcej, rozwijają kulturę współpracy, odpowiedzialności i ciągłego doskonalenia.
W praktyce zarządzanie projektami krok po kroku pozwala budować przewagę konkurencyjną. Zespoły projektowe stają się centrami innowacji, a organizacja jako całość może skuteczniej zarządzać ryzykiem i odpowiadać na potrzeby rynku. Przejrzysta struktura projektowa wspiera również zarządzanie zmianą – zarówno na poziomie technicznym (np. wdrożenia systemu ERP), jak i kulturowym (np. zmiany modeli pracy).
Skontaktuj się z naszym specjalistą lub zadzwoń +48 604 526 261
Zespół Kotrak S.A. wykorzystuje funkcje programistyczne, które usprawniają naliczanie składników płacowych w module Płace i Kadry w Comarch ERP Optima, skierowaną do klientów, którzy już korzystają z tego systemu.
CZYTAJ WIĘCEJWdrożenie systemu ERP to nie tylko projekt technologiczny – to strategiczna zmiana, która wpływa na całą strukturę organizacyjną, kulturę pracy i codzienne obowiązki pracowników.
CZYTAJ WIĘCEJWybierając system ERP istotne jest uwzględnienie branżowego doświadczenia dostawcy, gotowości systemu do integracji oraz funkcjonalności odpowiadającej rzeczywistym procesom.
CZYTAJ WIĘCEJ