Rewdrożenie Comarch ERP XL w firmie produkującej kosmetyki

Branża klienta: produkcja kosmetyków
Siedziba klienta: Polska

Nasz klient to firma produkująca kolorowe kosmetyki proszkowe dla klientów z Polski, Grecji, Holandii, Wielkiej Brytanii, Belgii, Czech, Niemiec i Dubaju. Tworzy produkty pod zamówienia swoich kontrahentów, nie na magazyn.

Firma podzielona jest na 3 działy produkujące różne rodzaje produktów:

  • produkty sypkie – dział produkcji mas proszkowych, średnio 2-3 tony miesięcznie, ok. 600 porcji,
  • produkty prasowane (wypraski) – dział prasowania, pobiera masę proszkową i ją prasuje, 800 000 sztuk wyrobów,
  • produkty konfekcjonowane – spakowane wyroby gotowe dla sklepów. Wypraski pakowane są np. do kasetek. 700 000 sztuk wyrobów gotowych i 450 000 sztuk sypkich (proszek wsypywany do opakowania finalnego).
Z jakim problemem zgłosił się do nas klient?

Klient posiadał system Comarch ERP XL od 2008 roku, ale nie był on poprawnie wdrożony. Brakowało także wcześniejszej analizy oczekiwań klienta względem oprogramowania. W 2017 roku klient rozpoczął współpracę z naszą firmą, Kotrak S.A. Wspólnie zdecydowaliśmy, w jaki sposób przeprowadzić rewdrożenie Comarch ERP XL.

Cele do osiągnięcia

Cele do osiągnięcia

Celem naszej współpracy z klientem było ponowne wdrożenie systemu Comarch ERP XL w taki sposób, aby spełniał on swoją funkcję i był prawdziwym wsparciem dla pracowników.

Zaplanowano ponowne stworzenie bazy, kartotek i technologii. Obecnie klient pracuje na ponad 10 000 kartotek produktowych, ponad 1000 kartotek materiałowych i na blisko 9000 aktywnych technologii produkcyjnych.

Rozwiązanie

Kotrak S.A. przeprowadził audyt obszarów takich jak: księgowość, logistyka oraz produkcja. Następnie zaproponował usystematyzowanie nazewnictwa w kartotekach produktowych, ponowne ułożenie procesów i dostosowanie do nich sposobów działania oprogramowania Comarch ERP XL.

Przebieg procesów w firmie naszego klienta jest następujący: po akceptacji oferty sprzedaży jest wystawiane zamówienie zakupu, tworzone jest zlecenie produkcyjne (ZP), realizowane jest zadanie, następnie wystawiane są dokumenty WM przez pracownika kontroli jakości, a na ich podstawie realizowana jest sprzedaż i wystawiana faktura sprzedaży.

Na każdym z etapów wprowadzono odpowiednie usprawnienia:

  • Zamówienia zakupu – wcześniej wymagały około 2-3 godzin pracy. Obecnie, ponieważ system Comarch ERP XL jest spójny z rzeczywistością, zamówienie potrzebnych zakupów trwa maksymalnie 15 minut (włącznie z weryfikacją dostaw w toku, w oparciu o bilans stanu towarów). Bilans stanu towarów można w dowolny sposób filtrować, zależnie od tego, co interesuje pracownika naszego klienta. Jeśli coś jest już zamówione, to system pokaże, że w drodze jest odpowiednia ilość surowca. Oprogramowanie informuje również o tym, jaka ilość surowca jest dostępna na magazynie, jaka ilość jest zarezerwowana pod produkcję lub pod zamówienia. Bilans stanu towarów można sortować w różny sposób, np. po magazynie lub po dostawcy.
  • Kartoteki produktowe – przykładem zmian wprowadzonych po audycie jest sposób nazywania kartotek produktowych. Szczegółowo przemyślano ich koncepcję i zaproponowano sposób na usystematyzowanie nazewnictwa – tak, aby ułatwić codzienną pracę i umożliwiać ekspresową identyfikację użytego produktu w ramach konkretnej technologii. Pierwsza litera kodu pomaga zidentyfikować czy skorzystano z: materiału (M), proszku (P), wypraski (W) czy wyrobu gotowego (G). Następna cyfra wskazuje na materiał / półprodukt własny (1) lub materiał / półprodukt powierzony przez klienta (2). Kolejne litery wskazują na rodzaj materiału oraz określają, czy półprodukt przeznaczony jest dla konkretnego klienta lub grupy klientów.
  • Tworzenie zlecenia produkcyjnego – po zrealizowaniu zamówienia zakupu, towar trafia do firmy. To odpowiedni czas na to, by stworzyć zlecenie produkcyjne i zrealizować zamówienie. Oprogramowanie Comarch ERP XL wskazuje, co konkretnie należy wytworzyć, zarówno w zakresie produktów, jak i półproduktów. System w trakcie planowania weryfikuje, czy firma posiada wystarczającą ilość materiału na magazynie. Jeśli okaże się, że jest go za mało, wtedy w tym samym zleceniu planowana jest produkcja brakującego materiału. Oprogramowanie umożliwia określenie dodatkowych warunków w technologiach, np. planowanie zawsze minimum kilograma do wyprodukowania tego typu sytuacji.
  • Wydruk kart pracy – po zaplanowaniu zlecenia drukowane są odpowiednie karty pracy. Każdy z działów produkcyjnych pracuje z wykorzystaniem innych wzorów kart, dopasowanych do specyfiki pracy. Karty pracy zawierają numer partii surowca, wpisywany w momencie przyjęcia na magazyn.
  • Traceability – ten niezwykle ważny element jest kontrolowany w trakcie audytów, a także niezbędny w sytuacji konieczności wycofania skażonej partii. Dzięki poprawnemu wdrożeniu systemu Comarch ERP XL, nasz klient w łatwy sposób może pokazać audytorom, w jakich konkretnie zleceniach produkcyjnych, w jakich wyrobach i kiedy został użyty dany surowiec.W tym celu wykorzystywane są między innymi informacje z wyżej wymienianych kart pracy. Jeśli pracownik użył konkretnej partii surowców w określonej ilości, to nie dokonuje żadnych zmian na wydruku. Jeśli natomiast konieczna była modyfikacja, pracownik zaznacza zmiany w ilości użytego surowca na karcie pracy. Pracownik, który zbiera karty na każdej zmianie i wprowadza informacje do systemu, generuje RW na surowce użyte i PW na wyprodukowane produkty.
  • Kontrola stanu towarów w firmie – obecnie jest ona prowadzona na bieżąco. Towar rozkładany jest na magazynie tak, aby wydanie nastąpiło wg FIFO i system Comarch ERP XL też pobiera materiały do zleceń według FIFO. W związku z tym, jeśli pracownik produkcyjny zauważy, że pobrał surowiec do partii z innym numerem niż ten wskazany przez oprogramowanie, zgłasza incydent, a rozbieżność jest od razu sprawdzana.
Sukces
  • Zmniejszenie wartości magazynu – odpowiednie wdrożenie systemu zmniejszyło wartość magazynu o 35%. Zakupy są robione z wykorzystaniem bilansu stanu towarów i konkretnych danych, zamiast na podstawie przypuszczeń.
  • Znaczące ograniczenie strat produkcyjnych – inwentaryzacja na przełomie 2019/2020 pokazała, że wartość strat zmniejszyła się aż o 70%. Wynikało to z faktu, iż przez rok użytkowania dobrze wdrożonego systemu nie planowano na zapas tylko tyle, ile faktycznie trzeba było wyprodukować.
  • Efektywne zarządzanie produkcją – klient odszedł od ręcznego planowania produkcji, co przy ogromnej liczbie sprzedawanych produktów jest sporym ułatwieniem i realną optymalizacją pracy.
  • Minimalizacja ryzyka popełnienia błędów – dzięki współpracy z Kotrak S.A., wszystkie produkty i surowce klienta są odpowiednio oznakowane. Pozwala to uniknąć pomyłek. Jeśli zaś zostanie popełniony błąd (np. do produkcji zostanie wykorzystana niewłaściwa partia surowca), klient jest w stanie szybko wskazać co, kiedy, ile, jak i gdzie zostało wykorzystane do produkcji.
  • Dostosowanie do bieżącego prawa – system jest na bieżąco aktualizowany do zmian w przepisach polskiego prawa, co przy częstych modyfikacjach jest szczególnie pomocne.
  • Możliwość bezproblemowego rozszerzania systemu o kolejne moduły – oprogramowanie Comarch ERP XL jest zbudowane z funkcjonalnych elementów, które można wprowadzać kolejno, wraz z rozwojem firmy.

Otrzymaj wsparcie w zarządzaniu jakością w branży kosmetycznej!

Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z naszym specjalistą

Napisz do nas

Chcesz z nami porozmawiać? Zadzwoń do nas!

+48 604 526 261

Poznaj ofertę naszych dedykowanych rozwiązań

Oferujemy gotowe oprogramowanie dla firm o szerokim spektrum, a także tworzymy dedykowane aplikacje biznesowe:

Aplikacje desktopowe

Usprawnij pracę, zautomatyzuj działania i zwiększ efektywność oraz zyski z systemem dopasowanym do potrzeb Twojej firmy.

Sprawdź

Aplikacje webowe

Wybierz system webowy dopasowany do potrzeb Twojego biznesu. Zyskaj dostęp do firmowych danych i szybciej zdobywaj klientów.

Sprawdź

Aplikacje mobilne

Wspieraj sprzedaż, procesy magazynowe i inne kluczowe działania biznesowe z mobilną aplikacją skrojoną do Twoich potrzeb.

Sprawdź

Szukasz sprawdzonego rozwiązania dla firmy produkcyjnej?

Skontaktuj się z naszym specjalistą lub zadzwoń +48 604 526 261






    Czytaj więcej...

    Administratorem danych osobowych jest KOTRAK S.A. z siedzibą w Katowicach, ul. Parczewskiego 25, 40-582 Katowice, który informuje, że Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez KOTRAK S.A. w celu:

    Czytaj więcej...


    Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Mam prawo cofnąć zgodę w każdym czasie (dane przetwarzane są do czasu cofnięcia zgody). Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych. Administratorem Państwa danych osobowych będzie KOTRAK S.A. z siedzibą w Katowicach, ul. Parczewskiego 25, 40-582 Katowice.