Systemy dla producentów kosmetyków

Branża produkcji kosmetyków to sektor, który staje przed ogromnymi oczekiwaniami klientów, a także bardzo konkretnymi wymogami prawnymi. Spełnienie wszystkich wytycznych bez odpowiedniego systemu IT, jest niezwykle trudne. W naszym wpisie podpowiadamy, jakie oprogramowanie wspiera producentów kosmetyków, a także jak dokonać wyboru najbardziej odpowiedniej aplikacji.

Nasz artykuł przybliży Ci następujące tematy:

• Jakie są wyzwania dla producenta kosmetyków?
• Jakie systemy dla producentów kosmetyków są dostępne na rynku?
• Jakie korzyści daje wdrożenie systemu dla producenta kosmetyków?
• Jak wybrać firmę, która wdroży oprogramowanie dla producenta kosmetyków?

Jakie są wyzwania dla producenta kosmetyków?

Producenci kosmetyków operują w branży FMCG (ang. Fast Moving Consumer Goods), która obejmuje towary szybko rotujące na rynku konsumenckim, takie jak żywność, środki czystości, leki bez recepty, papierosy i alkohol. Spotykają się oni w swojej codziennej pracy z wieloma wyzwaniami, m.in. takimi jak:

• zmienne oczekiwania klientów wobec przemysłu kosmetycznego – chodzi tutaj zarówno o oczekiwania dotyczące produktów kosmetycznych i tego, aby ich skład był coraz lepszy, jak i np. opakowań, które powinny być bardziej ekologiczne, 

• podwyższenie cen energii – optymalizacja procesów produkcji kosmetyków musi uwzględniać także konieczność optymalizowania poziomu zużycia energii. Konieczny jest bieżący monitoring i identyfikacja punktów, które mogą zużywać mniej energii elektrycznej, 

• wysokie wymagania kontrahentów i klientów dotyczące kontroli łańcucha dostaw i wglądu w cały proces produkcji konkretnej partii – coraz częściej klienci kupujący kosmetyki chcą znać miejsce pochodzenia składników, a także mieć wiedzę na temat konkretnych warunków produkcji kosmetyków. Z kolei kontrahenci tacy jak sieci handlowe, oczekują pełnego traceability i szybkiej możliwości wycofywania konkretnych partii, jeśli doszło do skażenia niektórych produktów kosmetycznych, 

• zapewnianie wysokiej jakości i pełna kontrola laboratorium – aby zapewnić klientom bezpieczeństwo produktu kosmetycznego, produkcja kosmetyków musi podlegać nieustannej kontroli jakości, zarówno pod względem surowców, jak i wyrobów gotowych, 

• przewidywanie popytu – bieżąca analiza zapotrzebowania klientów na konkretne produkty kosmetyczne umożliwia nieustanny rozwój firm z branży. Jednak, aby dotrzymać kroku lub nawet wyprzedzić trendy, konieczna jest zaawansowana eksploracja dostępnych danych, 

• zarządzanie ogromną liczbą receptur – proces wytwarzania kosmetyku wiąże się często z posiadaniem sporej liczby receptur, a także licznymi dokumentami, 

• dostosowanie się do bieżących zmian w prawie – firmy kosmetyczne mierzą się z takimi zmianami jak np. wprowadzaniem RODO, BDO czy split payment. 

Jakie systemy dla producentów kosmetyków są dostępne na rynku?

Wymienione w poprzednim akapicie wyzwania dla firm produkujących kosmetyki mogą być minimalizowane, jeśli biznes wdroży odpowiednie oprogramowanie. Poniżej wskazujemy 3 typy systemów do zarządzania procesami produkcyjnymi oraz innymi, charakterystycznymi dla branży kosmetycznej, które realnie wspierają codzienną pracę.

System MES 

System zarządzania produkcją klasy MES to doskonałe rozwiązanie dla wszystkich producentów kosmetyków. System MES pomaga przeprowadzić i nadzorować cały proces produkcyjny, od planowania, aż po realizację. Moduły systemu MES odpowiedzialne są także za automatyzację wybranych procesów produkcyjnych. 

Wdrożenie systemu MES ma wiele zalet, a do jednych z najważniejszych należą pełna kontrola parametrów produkcji oraz kontrola jakości (np. wg normy ISO). Oprogramowanie klasy MES umożliwia bieżący nadzór nad przebiegiem procesu wytwarzania kosmetyków już w trakcie jego trwania, a także zapewnia pełne traceability w przypadku konieczności wstrzymania dystrybucji konkretnej partii wyrobu gotowego. 

Wdrożenie MES umożliwia również optymalizację procesów produkcyjnych i harmonogramu tak, aby w możliwie krótkim czasie wyprodukować wiele produktów, zgodnych z przyjętymi technologiami, a także osiągających najwyższą jakość, przy optymalnym wykorzystaniu posiadanych zasobów oraz minimalizując koszty wytwarzania. Oprogramowanie MES może sugerować takie ułożenie harmonogramu produkcji, które będzie minimalizować przestoje, a także w razie potrzeby elastycznie podchodzić do zmian w priorytetach. 

Nowoczesne systemy do zarządzania produkcją są otwarte na komunikację z pozostałymi rozwiązaniami, które są już używane w firmie produkującej kosmetyki. Integracja systemu MES z oprogramowaniem ERP lub B2B umożliwia stworzenie wydajnego ekosystemu informatycznego. Dzięki temu nie ma już konieczności kilkukrotnego wprowadzania tych samych danych w różnych aplikacjach, a wnioski pochodzące ze scentralizowanego oprogramowania są pełniejsze. Poniżej opisujemy, w jaki sposób te właśnie systemy mogą być wykorzystywane dla podnoszenia jakości produktów oraz polepszania relacji z kontrahentami. 

Systemy klasy ERP 

Systemy ERP dla branży kosmetycznej umożliwiają całościowe zarządzanie przedsiębiorstwem. Branżowy system ERP jest zbudowany z modułów, które przeznaczone są między innymi do nadzorowania procesów księgowych, prowadzenia magazynu czy systemu CRM. Oprogramowanie takie jak np. Comarch ERP XL zawiera także moduł do produkcji, wykorzystywany z powodzeniem w firmach kosmetycznych, których procesy produkcyjne przebiegają w miarę standardowo. 

Co ważne, oprogramowanie jest zintegrowane z urządzeniami używanymi w firmach produkcyjnych, takimi jak np. waga, drukarka etykiet czy kolektor. Zlecenia produkcyjne trafiają do osób odpowiedzialnych za naważanie. Odbierają oni je na ekranach dotykowych zlokalizowanych bezpośrednio przy linii produkcyjnej. Następnie korzystają z mobilnych kolektorów, skanują produkty zgodne z recepturą i naważają ich odpowiednią ilość. Implementacja Comarch ERP XL umożliwia pełną kontrolę przy naważaniu surowców, w tym pilnowania zgodności z technologią. Jeśli naważono za dużo, system od razu poinformuje o tym fakcie pracownika. Jeśli waga jest prawidłowa, drukowana jest odpowiednia, unikatowa etykieta, umożliwiająca późniejszą identyfikację źródła przygotowanego surowca. 

Nowoczesne rozwiązania ERP również zapewniają pełne traceability. Wdrożenie systemu ERP umożliwia monitorowanie procesu produkcyjnego i precyzyjne określanie, z jakiej partii komponentów i pochodzących od jakiego dostawcy została wykonana konkretna partia wyrobu gotowego. Jest to pomocne w przypadku konieczności wycofania określonej grupy wyrobów kosmetycznych z rynku, a także w przypadku audytów – np. audytu prowadzonego przez dużą sieć handlową, do której firma dostarcza kosmetyki. 

Platformy B2B i B2C 

Platforma B2B to oprogramowanie umożliwiające wygodne prowadzenie kontaktów oraz sprzedaży produktów kosmetycznych dla klientów biznesowych. Działa przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co stanowi ogromne wsparcie szczególnie dla tych firm kosmetycznych, które prowadzą sprzedaż międzynarodową. Portal B2B obsłuży kontrahentów pracujących w innych strefach czasowych lub w niestandardowych godzinach. 

Z kolei platforma B2C tak jak np. Comarch e-sklep to narzędzie e-commerce pozwalające sprzedawać produkty kosmetyczne klientom detalicznym. Taki sklep online może być oczywiście skomunikowany z pozostałymi aplikacjami używanymi w firmie kosmetycznej – np. integracja z systemem ERP umożliwia swobodny przepływ faktur do klienta, a integracja z systemem MES pozwala szybko przekazać zlecenie na dział produkcji kosmetyków. 

Jakie korzyści daje wdrożenie systemu dla producenta kosmetyków?

Wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania przedsiębiorstwem produkującym kosmetyki niesie ze sobą wiele korzyści. Jedną z nich jest zwiększenie wiedzy o sposobach realizacji procesu wytwarzania kosmetyków, a także o kosztach. Kalkulowane są rzeczywiste koszty wytworzenia, a także optymalizowane są wydatki.  

Nowoczesne oprogramowanie umożliwia także prowadzenie zaawansowanych analiz, które umożliwiają śledzenie bieżących trendów rynkowych i takie projektowanie produktów kosmetycznych, by szybko trafiały one do sprzedaży i były częstym wyborem klientów.  

Kolejna ważna kwestia to ulepszenie zarządzania terminami przydatności kosmetyków oraz całkowita identyfikacja historii każdej partii i użytych do niej surowców, półproduktów czy opakowań. Zamówienia realizowane są dużo szybciej, ograniczana jest liczba błędów, a jakość wyrobów gotowych podwyższa się. Dział kontroli jakości produktów może wygodnie pobierać i analizować próbki. Pozwala to wykrywać ewentualne odchylenia od normy jeszcze na terenie zakładu produkcyjnego, co zdecydowanie ułatwia wprowadzanie działań naprawczych. 

Właściwie dobrane oprogramowanie dla producenta kosmetyków daje także możliwość pełnego wglądu w historię, zarówno towaru, technologii, jak i kontrahentów. Aplikacje usprawniają komunikację pomiędzy wszystkimi działami firmy. Implementacja systemu skraca także czas przeprowadzania inwentaryzacji. Do korzyści wdrożenia można dodać także łatwe zarządzanie ewidencją odpadów. 

Jak wybrać firmę, która wdroży oprogramowanie dla producenta kosmetyków?

Decydując się na firmę informatyczną, która będzie wdrażać oprogramowanie dla producenta kosmetyków, należy kierować się między innymi doświadczeniem we współpracy z branżą kosmetyczną. Właściwe zrozumienie specyfiki pracy w tym sektorze będzie skutkować dostosowaniem zaimplementowanego systemu do procesów produkcyjnych. Dodatkowo partner IT może stanowić cenne źródło wskazówek dotyczących optymalizacji procesów już na etapie prowadzenia wstępnej analizy przedwdrożeniowej.

Zobacz, jak dokonaliśmy rewdrożenia Comarch ERP XL w firmie kosmetycznej: Comarch ERP XL – produkcja kosmetyków

Kolejnym aspektem owocnej współpracy z firmą wdrażającą oprogramowanie jest możliwość korzystania z usług asysty technicznej. To właśnie ten dział jest odpowiedzialny za utrzymywanie instalacji oraz aktualizowanie systemów w razie potrzeby, jak i nadzorowania poprawności działania integracji aplikacji.