Jak uniknąć pułapek przy wdrażaniu systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP to kluczowy krok w rozwoju każdej firmy, jednak proces ten wiąże się z wieloma wyzwaniami, które mogą prowadzić do nieoczekiwanych trudności. Aby uniknąć typowych pułapek i błędów, ważne jest odpowiednie przygotowanie oraz współpraca z doświadczonymi specjalistami. W tym artykule podpowiemy, na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy, jak unikać najczęstszych problemów oraz co zrobić, jeśli wdrożenie nie przebiega zgodnie z planem. Z nami dowiesz się, jak przeprowadzić skuteczne wdrożenie systemu ERP i czerpać pełne korzyści z jego funkcjonalności.

Z naszego artykułu dowiesz się:

• Jak uniknąć błędów przy wyborze dostawcy systemu ERP?
• Najczęstsze pułapki przy wdrażaniu systemu ERP
• Kluczowe wskazówki i sprawdzone metody unikania pułapek przy wdrażaniu ERP
• Znaczenie doświadczenia użytkownika w procesie wdrożenia ERP
• Jak naprawić nieudane wdrożenie systemu ERP?

Jak uniknąć błędów przy wyborze dostawcy systemu ERP?

Jednym z pierwszych i najważniejszych kroków w procesie wdrażania systemu ERP jest wybór odpowiedniego dostawcy. Niewłaściwy partner może skutkować problemami już na wczesnym etapie, dlatego warto przeprowadzić gruntowny research, zarówno wśród producentów, jak i firm wdrażających.

Jeśli chodzi o producentów oprogramowania ERP, warto szukać dostawcy oprogramowania dla firm, który ma już ugruntowaną pozycję na rynku. Decydując się na firmy posiadające stabilne rozwiązania informatyczne zapewniamy sobie większą pewność, że kupione oprogramowanie będzie nadal utrzymywane. Dodatkowo wykonawca systemu ERP powinien dostosowywać go do bieżących przepisów prawa.

Równie ważna kwestia to koszty wdrożenia systemu ERP – warto postawić na oprogramowanie, które gwarantuje elastyczność budżetową, tak jak np. ma to miejsce w przypadku Comarch ERP Optima. Cennik Comarch ERP Optima obejmuje zarówno wersję stacjonarną, jak i w chmurze. Dodatkowo producent nie wymusza na użytkownikach systemu ERP wykupywania wszystkich modułów na raz. Można się na nie decydować z czasem, wraz z rozwojem firmy.

Funkcjonalności systemów ERP różnią się w zależności od założeń producenta, także warto zastanowić się odpowiednio wcześniej, jakie moduły będą dla nas kluczowe. Dla osób prowadzących biuro rachunkowe konieczne będzie wybranie systemu, który oferuje między innymi opcję ułatwiania wymiany dokumentów z klientami (np. Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe), z kolei firmy prowadzące samodzielnie księgowość będą szukać takich funkcji jak prowadzenie ewidencji ryczałtowej (np. w module Comarch ERP Optima Księgowość).

Czego zaś szukać u firmy prowadzącej wdrożenie systemu ERP? Przede wszystkim jest to wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu oprogramowania ERP. Warto zapytać o referencje lub case studies, które potwierdzają ekspertyzę w implementacji oraz utrzymywaniu systemów klasy ERP.

Kolejną kwestią jest możliwość otrzymywania wsparcia dla użytkowników oprogramowania ERP przez cały czas – od złożenia zapytania, poprzez wdrożenie projektu, aż do wsparcia systemu ERP przez asystę techniczną już po implementacji. Dobra firma wdrożeniowa służy swoją pomocą także wtedy, gdy firma klienta się rozwija i ma on nowe potrzeby informatyczne.

Najczęstsze pułapki przy wdrażaniu systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP może wydawać się skomplikowane, a wiele firm popełnia podobne błędy, które mogą opóźnić lub utrudnić ten proces. Poniżej przedstawiamy kilka z najczęstszych pułapek.

Dostosowanie systemu ERP do potrzeb firmy, a nie odwrotnie

Proces wdrożenia systemu informatycznego (np. takiego jak Comarch ERP XL) powinien obejmować zapoznanie się z potrzebami firmy. Doświadczony wdrożeniowiec potrafi tak dobrać odpowiedni system ERP, by ten w pełni oddawał przebieg procesów danego przedsiębiorstwa, zamiast wymuszać zmiany. W przypadkach bardzo indywidualnych preferencji możliwe jest także stworzenie dedykowanych dodatków do systemu klasy ERP tak, by jak najlepiej spełniał oczekiwania.

Brak analizy przedwdrożeniowej

Analiza przedwdrożeniowa to kluczowy krok, który pozwala zrozumieć potrzeby firmy, określić cele wdrożenia, zaplanować odpowiednie rozwiązania, a później przeprowadzić sprawne wdrożenie systemu. Pominięcie tego etapu może skutkować problemami z dopasowaniem systemu do procesów firmy.

Nieprawidłowa migracja danych

Wdrożenie systemu biznesowego bez właściwej migracji danych z poprzedniego oprogramowania może prowadzić do utraty kluczowych informacji. Ważne, aby przed migracją upewnić się, że wszystkie dane są poprawnie wyczyszczone i odpowiednio przygotowane.

Nieprawidłowa integracja systemu ERP lub jej brak

Oprogramowanie ERP często musi być zintegrowane z innymi narzędziami, np. systemami CRM. Brak odpowiedniej integracji może spowodować niekompatybilność aplikacji, konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, niespójność informacji i dodatkowe komplikacje.

Dowiedz się więcej: Jakie są etapy wdrożenia systemu ERP?, Wdrożenie ERP w małej firmie, Czy wdrożenie ERP się opłaca?

Kluczowe wskazówki i sprawdzone metody unikania pułapek przy wdrażaniu ERP

Aby uniknąć problemów przy wdrażaniu systemu ERP, warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach.

Sukces wdrożenia nowego systemu ERP w dużej mierze zależy od wsparcia zarządu. Brak zaangażowania kadry zarządzającej w proces wdrożenia może oznaczać, że pracownicy będą mniej zmotywowani do wprowadzenia zmian, a realizacja projektu będzie utrudniona.

Dodatkowo pracownicy, którzy będą na co dzień korzystać z oprogramowania, powinni być aktywnie zaangażowani w proces realizacji wdrożenia systemu ERP. Zapytanie ich o potrzeby i oczekiwania, wytłumaczenie przyczyny zmian oraz umożliwienie wpływu na kształt wdrożenia znacznie zwiększa szanse na sukces.

Znaczenie doświadczenia użytkownika w procesie wdrożenia ERP

Wdrożenie systemu ERP to nie tylko technologia – to przede wszystkim ludzie, którzy będą z niego korzystać. Dlatego doświadczenie użytkownika jest kluczowe dla powodzenia projektu. Wdrożenie nowego systemu ERP, które stawia na dobre doświadczenia jego użytkowników, powinno być dopełnione takimi elementami jak:

• szkolenia z obsługi systemu ERP – nawet najlepiej zaprojektowane oprogramowanie nie przyniesie korzyści, jeśli użytkownicy systemu ERP nie będą wiedzieć, jak z niego efektywnie korzystać. Regularne szkolenia są kluczem do maksymalnego wykorzystania możliwości wdrożonego oprogramowania.
• Podtrzymywanie kontaktu i asysta powdrożeniowa – wdrożenie systemu zakończone wsparciem technicznym jest równie ważne, co sam proces implementacji. Regularny kontakt z dostawcą systemu i szybkie rozwiązywanie problemów technicznych pomoże utrzymać wydajność pracy na wysokim poziomie.

Jak naprawić nieudane wdrożenie systemu ERP?

Niestety, zdarzają się przypadki, gdy wdrożenie ERP nie przynosi oczekiwanych rezultatów. W takim przypadku ważne jest szybkie działanie i wdrożenie planu naprawczego, by naprawić nieudane wdrożenie ERP. Jednym ze sposobów na naprawę porażki wdrożenia ERP jest wyciąganie wniosków z niepowodzeń, czyli przeanalizowanie, co poszło nie tak. Często błędy wynikają z niewystarczającej analizy przedwdrożeniowej, złego doboru partnera wdrożeniowego czy problemów z migracją danych.

Kolejna rada dotyczy niedopasowania funkcjonalności ERP do potrzeb firmy. Zalecany jest wtedy audyt obecnej instalacji. Przeprowadzenie audytu pozwala zidentyfikować problemy i obszary wymagające poprawy. Może to dotyczyć uporządkowania procesów w firmie, zmian w nazewnictwie czy systematyce.

Sposobem na niedostateczne przygotowanie projektu wdrożeniowego jest z kolei ponowne zaangażowanie klienta i jego pracowników. Często kluczowym problemem jest brak zaangażowania zespołu podczas wdrożenia. Warto włączyć pracowników na nowo, aby zrozumieli cel i korzyści płynące z poprawnie wdrożonego systemu ERP.

Proces wdrożenia systemu będzie także bardziej udany, jeśli szczegółowo przeanalizujemy kwestię migracji i integracji systemu ERP z innymi aplikacjami. Poprawa nieudanej migracji danych oraz zapewnienie, że wszystkie systemy pracują ze sobą bezproblemowo, wymieniając na bieżąco informacje raz wprowadzone do oprogramowania, to podstawy naprawy wdrożenia ERP.

Niedostateczne szkolenia użytkowników końcowych to również częsta przyczyna porażki wdrożenia ERP. Przeszkolenie pracowników i zapewnienie im ciągłego wsparcia to niezbędny element każdego skutecznego wdrożenia. Nawet, jeśli nie przekazaliśmy informacji dotyczących obsługi systemu ERP zaraz po wdrożeniu, wciąż można przekazać instrukcje już w trakcie pracy z oprogramowaniem.

Podsumowując, wdrożenie systemu ERP to skomplikowany proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania, wsparcia zarządu i zaangażowania pracowników. Kluczowe jest unikanie typowych pułapek, takich jak niewłaściwy partner wdrożeniowy, brak doświadczenia dostawcy, brak komunikacji w projekcie, niepoprawna migracja danych czy brak integracji z innymi systemami. Warto też zadbać o szkolenia i asystę powdrożeniową, aby maksymalnie wykorzystać potencjał nowego systemu ERP. Jeśli jednak wdrożenie się nie powiedzie i stwierdzimy niedopasowanie systemu do potrzeb firmy, istnieją sposoby na naprawę sytuacji – od audytu po ponowne zaangażowanie zespołu.

Dowiedz się więcej o rewdrożeniu Comarch ERP XL w firmie produkującej kosmetyki: Comarch ERP XL – produkcja kosmetyków